In den letzten Monaten habe ich enorm viele Webinare erlebt. Als Moderatorin, als Planerin, als Gastsprecherin, als Zuschauerin, als Allein-Unterhalterin oder als Lernende. Einige Webinare waren richtig gut, während andere einfach nur furchtbar waren. Irgendwie hält sich der Mythos hartnäckig, dass man Webinare nebenbei wuppen könnte. Du weißt schon; es ist so wie Events – jede·r der mal eine Geburtstagsparty oder Hochzeit organisiert hat, meint, er oder sie könne auch eine Jahrestagung organisieren. Doch richtig gut gemachte Webinare beinhalten viel Konzept und Vorbereitung. Willst du Webinare erfolgreich durchführen, hab ich dir hier mal die 10 schlimmsten Fehler mitgebracht. Ich hoffe, du lässt diese – spätestens beim nächsten Webinar – einfach aus.
1. Die fehlende Vorbereitung
Du kennst das von deiner Eventplanung. Je besser du vorbereitet bist, desto besser läuft meistens das Event. Genauso ist es auch bei Webinaren. Doch da Webinare oft live stattfinden, von einer Vielzahl von technischen Diensten abhängen und häufig durch remote verteilte Speaker·innen, Moderator·innen und Techniker·innen für die Regie durchgeführt werden, ist das Risiko für Ausfälle deutlich höher als bei Live-Events. Deshalb ist die Vorbereitung A und O für erfolgreiche Webinare.
Dazu gehört, dass du glasklar:
- weißt, was und wen du mit dem Webinar erreichen willst,
- dich auf ein konkretes Thema fokussierst,
- weißt, wer wann und wie involviert sein wird,
- und wie genau der Follow-up aussehen soll.
Ein gutes Webinar, inklusive Speaker-Briefing, Testrun, Marketing und Follow-ups beansprucht schnell einmal mehrere Tage Vorbereitungszeit.
2. Der fehlende Ablaufplan
Du brauchst einen minutiösen Ablaufplan, willst du Webinare erfolgreich durchführen. In dem Plan, egal ob in Word, Exel, in colada.scripts oder mit Speaker Engage – das muss enthalten sein:
- Eckdaten: Datum, Uhrzeit, Beteiligte, Kontaktdaten, Logindaten
- Check-in-Zeit für die aktiven Sprecher·innen – idealerweise 60 Minuten vor dem Webinar
- Warteraum-Begrüßung, z.B. Intro-Video – z.B. ab 10 Minuten vor dem Webinar
- Countdown-Zähler ab 60 Sekunden vor dem Webinar
- Begrüßung durch Moderation oder Hauptsprecher·in
- kurze Selbstvorstellung
- organisatorische und Bedienhinweise – auch als „Housekeeping“ bekannt
- der erste Aufruf zur Interaktion, z.B. im SessionChat
- Begrüßung weiter Redner·innen
- minutiöser Ablauf aller Redebeiträge – wer sagt was wann und übergibt wann an wen?
- Interaktion mit den Zuschauer·innen
- Q&A-Runde – inklusive Fallback-Fragen, falls keine·r etwas fragt
- vereinbarter Zeitpunkt für die letzten inhaltlichen Beiträge – Moderator·in ist Timekeeper
- Dankeschön von Moderator·in an alle Beteiligten; inklusive Teilnehmer·innen
- Verweis auf Call-to-Actions und Folgetermin
- Abspann mit CTA; vielleicht auch Musik oder Video
Nur wenn alle ganz genau wissen, wer wann dran ist und was sagt, klappt der reibungslose Übergang. So fällt sich niemand ins Wort und es entstehen auch keine Dopplungen oder Schweigeminuten.
3. Der unterschätzte Technik-Check
Diesen Ablaufplan, den du für dein Webinar erstellt hast, musst du mit allen Beteiligten teilen. Mit der Eventregie, mit allen Speaker·innen, der Moderation und allen, die im Hintergrund die Plattform oder das Tool deiner Wahl bedienen.
Nutze fürs Teilen am besten ein kollaboratives Dokument, z.B. Google Docs oder Speaker Engage oder Asana.
Wie eine komplette Webinarplanung mit Asana aussehen kann, erfährst du im Blogbeitrag So planst du deine Webinare effizienter – mit Asana [Template].
Nachdem ich so enorm viele Webinare in letzter Zeit aktiv geplant und begleitet habe, kann ich dir sagen, dass viele Referent·innen einen Technik-Check total unterschätzen. Die Aussage ist immer dieselbe: „Ich arbeite doch den ganzen Tag mit Zoom. Wozu brauchen wir da einen Technik-Check?“ Häufig haben dann genau diese Personen die größten Probleme, in einem anderen Tool ihren Bildschirm zu teilen, haben einen unvorteilhaften Hintergrund im (Home-)Office und einen ganz schlechten Ton. Das alles lässt sich lösen – mit einem Technik-Check.
Auch wenn dein Webinar „nur auf Zoom stattfindet“, solltest du es einmal mit allen getestet haben. Kann wirklich jede·r seinen oder ihren Bildschirm teilen? Sehen die Folien gut aus? Und was macht ihr, wenn plötzlich jemand seine Folien nicht teilen kann? Gibt es einen Backup-Plan?
Spätestens im Technik-Check wird auch allen Referent·innen klar, ob das benutzte Tool einen virtuellen Hintergrund hat und ob man beim Präsentieren die anderen bzw. deren Fragen noch sieht oder nicht.
Übrigens: Tolle virtuelle Hintergründe findest du auch im Blogartikel VCam – mit diesen Tools kreierst du einen virtuellen Hintergrund. Ich selbst nutze die VCam von XSplit.
4. Die fehlende Begrüßung oder Warteschleife
Wie startet dein Webinar? Idealerweise mit einer Introschleife circa 10 Minuten vor dem Webinar-Beginn. Denn die meisten Zuschauer·innen kommen ein paar Minuten oder Sekunden eher in das Tool oder auf die Plattform. Wie cool wäre es, wenn da schon eine Videoschleife deines Unternehmens oder deiner Produkte läuft. So kannst du schon Werbung für deine Events, Services oder Produkte machen, bevor irgendjemand irgendetwas gesagt hat.
Die Warteschleife überbrückt elegant das Warten für deine Gäste und gibt dir als Planer·in auch ein bisschen Puffer, sollte sich dein Livestream oder deine Videokonferenz um ein paar Sekunden verzögern.
5. Die unvorteilhafte Moderation
Man kann zu viel zu Beginn eines Webinares sagen, man kann aber auch zu wenig sagen.
Starte unbedingt mit einem „Housekeeping“ und erkläre deinen Zuschauer·innen, wie sie die Plattform benutzen können und wie sie sich einbringen sollen. Beantworte außerdem die häufig gestellte Frage, ob es eine Aufzeichnung gibt.
Übrigens: Beim letzten ToolTalk gab es absichtlich keine Aufzeichnung. Das sorgte für eine sehr geringe No-Show-Rate und für super aufmerksame Teilnehmer·innen bis zur letzten Minute.
Eine Moderation sollte sich ganz am Anfang des Webinars kurz selbst vorstellen, dann auf die organisatorischen Hinweise eingehen und anschließend klar und deutlich das Thema des Webinars nennen. Nicht verklausuliert, sondern so, wie es überall in deinen Marketing-Maßnahmen zu sehen war. So weiß jede·r, ob sie hier wirklich richtig ist. Dann erst holt sie alle weiteren Gäste auf die Webinar-Bühne.
Klingt selbstverständlich? Ist es bei Weitem nicht. Ich habe viele andere holprige Beispiele gesehen, in denen es anders lief oder wichtige Teile fehlten.
6. Die unvorbereiteten Speaker·innen
Übung macht den Meister. Oder eben die Meisterin.
Klar, nicht jede·r ist die geborene „Rampensau“ und gerade die ersten Male live vor einer Kamera können ganz schön aufregend sein. Was da hilft, ist Übung, Übung und nochmals Übung.
Das sollten deine Speaker·innen verinnerlicht haben. Vor allem dann, wenn dies nicht ihr Hauptjob ist und sie im Berufsalltag ganz andere Aufgaben haben. Z.B. Sales-Kolleg·innen, die ein bestimmtes Produkt vorstellen.
Hier zahlt sich aus, wer seinen Text vorher wirklich mal geübt und gesprochen hat. Es müssen keine vollständigen Sätze sein, die deine Speaker·innen irgendwo ablesen. Aber zumindest Stichpunkte sollte sich jede·r notieren. Gib diesen Tipp Kolleg·innen mit, die sonst nicht auf Bühnen stehen.
Wer seinen Text drei-, fünf- oder auch zehnmal vorab gesprochen hat, fühlt sich gleich viel sicherer und schweift auch nicht ab.
7. Die unvorteilhafte Schlussfolie
„Dankeschön“ und „Haben Sie Fragen“ stehen wohl auf den meisten Schlussfolien von Webinaren. Doch viel geschickter wäre es, wenn zum Schluss etwas stehen bleibt, dass den Teilnehmenden in Erinnerung bleiben soll. Zum Beispiel:
- ein Call-to-Action
„Lad dir hier unser Whitepaper herunter.“ oder „Sicher dir die kostenfreie Demo-Version“ oder „Abonniere gleich unseren Newsletter.“ - eine provokante Frage oder Aussage
„Verbrauchermessen haben langfristig keine Zukunft“. „Sind Präsenz-Messen wirklich die besseren Veranstaltungen?“ - deine Kontaktdaten
Z.B. als scannbarer QR-Code oder ein Shortlink zu deinem LinkedIn-Profil
Was auf deiner Schlussfolie stehen sollte, hängt ganz davon ab, was das Ziel deines Webinares ist. Siehe Punkt 1 – Vorbereitung. Du musst wissen, was du mit dem Webinar erreichen willst. Dann fällt es dir auch ganz leicht, die richtige Formulierung für die Schlussfolie zu finden.
So sieht meine Schlussfolie für das Asana-Webinar aus:
8. Das abrupte Ende
Es gibt Webinare, die enden einfach so. Eben wurde noch gefragt, ob es Fragen gibt und zack bricht der Stream ab und das Webinar ist zu Ende. Das geht so natürlich gar nicht.
Du brauchst eine ordentliche Abmoderation inklusive Danke schön an alle Beteiligten. Auch an die vor den Bildschirmen.
9. Das viel zu späte Follow-up
Unsere Zeit ist schnell geworden. Das Internet und erst recht Social Media haben dazu geführt, dass wir heute „alles sofort“ haben wollen. Auch wenn das Aufbereiten deiner Aufzeichnung noch ein wenig dauern sollte, versuche diese innerhalb von 24 Stunden an die Teilnehmer·innen zu senden. Natürlich auch an die No-Shows.
Noch besser wäre es, wenn du in der Minute, in der dein Webinar beendet ist, deine Follow-up-Mail rausgeht. Natürlich sollten darin klare nächste Schritte für die Teilnehmer·innen erkennbar sein.
Du willst mit Webinaren Leads generieren? Dann brauchst du ein Folgeangebot, was den nächsten Schritt für einen Interessenten aufzeigt. Zum Beispiel einen unverbindlichen Demo-Termin, der Download eines passenden Whitepapers, ein zeitlich begrenztes Angebot für alle Teilnehmenden etc.
Du willst mit deinen Webinaren auf deine Sponsoren und Aussteller aufmerksam machen? Dann gehören deren Follow-up-Materialien auch in deine Follow-up-Mail. D.h. auch, dass du diese rechtzeitig vor deinem Webinar einholen und in Mailings einbauen musst.
10. Der fehlende Call-to-Action
Was soll dein Teilnehmer·in nach dem Webinar tun? Dich anrufen? Deinen Newsletter abonnieren? Dein Produkt in einem Demo-Termin ansehen? Sage es am Ende ganz klar, zeige es parallel auf dem Bildschirm und füge es in deine Follow-up-Mail ein.
Es ist übrigens kein Call-to-Action, wenn du schreibst: Du findest alles auf unserer Website. Nein, da musst du schon präziser werden. Solch eine Pauschalaussage ist viel zu unklar.
Baue eine Landingpage oder verweise auf ein ganz konkretes Angebot für die Zuschauer·innen dieses Webinars. Gib ihnen das Gefühl, sie erhalten hier passgenauen Inhalt statt Informationen nach dem Gießkannenprinzip.
Fazit
Wer Webinare erfolgreich durchführen will, muss sich gut vorbereiten und dafür sorgen, dass auch alle anderen gut vorbereitet sind. Nur dann wirst du dein Ziel auch erreichen können, statt dein Publikum lediglich mit irgendeinem Content zu bespielen.
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