Was googeln eigentlich Eventplaner·innen? Eine Auswahl von typischen Fragen, die Google tagtäglich beantwortet und vielleicht auch du dich immer wieder fragst und die passenden Antworten dazu findest du hier.
was googeln eventplanerinnen
1) Welche Locations sind für eine [Art der Veranstaltung] in [Stadt] geeignet?
Die Antwort hängt ganz davon ab, was du in die Klammern gesetzt hast. Möchtest du auch Locations finden, die weniger weit vorn ranken oder die möglicherweise gar nicht gelistet werden, schau doch mal auf speziellen Location-Plattformen nach.
2) Wie viel kostet ein Catering-Service für [Anzahl der Gäste]?
Das ist eine typische Angebots-Nachfrage-Frage und hängt zudem sehr davon ab, was du beim Catering bieten willst. Sollen's ein paar Snacks oder Bio-Food, Kaffee und Kuchen, eine warme Suppe, ein komplettes Menü, flying Buffet, ein üppiges Buffet etc. sein? Und dann hängt's auch davon ab, wie viel Service du drumherum brauchst. Bist du in einem vollausgestatteten Tagungshotel dürfte das Catering pro Person günstiger sein, als in einer "leeren" Location, in die du erst einmal sämtliches Equipment und Personal "einfliegen lassen darfst".
Hast du dennoch gar keine Idee, was dich erwarten könnte, kannst du mal bei heycater recherchieren. Die Optionen dort zeigen dir gut, was möglich ist.
👉 heycater: So macht Catering buchen endlich Spaß
Wie erstelle ich einen Event-Budgetplan?
Setz dich in Ruhe in. Sammle alles, was dir einfällt. Strukturiere es und frage Kolleg·innen nach weiteren Posten. Wichtig: Erstelle ein Budget, das mit der Zahl der Teilnehmenden "atmen" kann und das du jederzeit aktualisieren kannst. Nimm dafür am besten Excel. Wie du im Detail vorgehst, erfährt du in diesen Blogbeiträgen.
Welche Event-Management-Software ist die beste
Solche und ähnliche Fragen erreichen mich ziemlich häufig und ich kann die Fragen auch gut nachvollziehen. Doch so einfach ist’s eben nicht. Denn die Frage ist zu unspezifisch. Es ist so, als würde ich dich fragen, welcher Urlaubsort, welches Restaurant oder welches Auto die besten sind. Ohne, dass du weißt, welche Präferenzen ich habe, kannst du mir kaum einen spannenden Urlaubsort, das passende Restaurant oder ein geeignetes Auto vorschlagen. Und genau so ist’s auch mit der besten Software für Events. Deshalb gibt es nicht DIE Beste. Alles was es gibt, ist eine Software oder ein Mix aus Tools und Lösungen, die zu deinem Vorhaben passen.
👉 viele und hilfreiche Blogbeiträge dazu findest du in der Rubrik Teilnehmer managen und im e-book So findest du die perfekte Software für dein Eventmanagement
Was sind die rechtlichen Anforderungen für eine Outdoor-Veranstaltung in [Stadt/Bundesland]?
Das ist tatsächlich nicht einheitlich geregelt. In Bayern heißt es dazu z.B. "Wer eine öffentliche Vergnügung veranstalten will, hat das der Gemeinde unter Angabe der Art, des Orts und der Zeit der Veranstaltung und der Zahl der zuzulassenden Teilnehmer spätestens eine Woche vorher schriftlich anzuzeigen. Für regelmäßig wiederkehrende, gleichartige öffentliche Vergnügungen genügt eine einmalige Anzeige." 👉 LStVG Veranstaltung von Vergnügungen
👉 Landesrecht Hamburg § 31 - Genehmigungspflicht von öffentlichen Veranstaltungen
👉 Thüringer Gesetz § 42 - Veranstaltung von Vergnügungen
Darüber hinaus musst du dich an die Vorschriften zum Straßenverkehrsrecht und an Lärmschutz-Regeln halten.
Willst du's noch genauer wissen, empfehle ich dir eine Beratung und Consultation von eventfaq.de.
Welche Sicherheitsmaßnahmen sind bei Großveranstaltungen erforderlich?
Hier verweise ich wieder auf die Experten von eventfaq.de. Schau mal rein: Sicherheitskonzept bei Veranstaltungen.
Außerdem empfehle ich dir das Buch „Survive. Katastrophen – wer sie überlebt und warum.”, welches ich dir im Blogartikel Bist du für den Notfall gewappnet? vorstelle.
Wie kann ich meine Veranstaltung auf Social Media effektiv bewerben?
Bau dir Schritt für Schritt eine Community auf und poste regelmäßig etwas, das deinen Follower·innen Mehrwert - egal ob Unterhaltung oder Wissen - bringt. Dort kannst du dann auch deine Events immer wieder einstreuen. Das dauert allerdings lange und bringt anfangs keine großen Reichweiten.
Willst du die Abkürzung gehen, schalte bezahlte Werbeanzeigen auf den Social-Media-Kanälen deiner Wahl. So kannst du auch ohne eine große Community schnell auf Reichweiten, Impressions und Klicks kommen.
👉 mehr Tipps findest du in der Rubrik Social Media, Fotos & Videos
Wie messe ich den Erfolg meiner Veranstaltung?
Du kannst den Erfolg deiner Veranstaltung in 4 Schritten ermitteln:
- Bestimme das Ziel deines Events
- Bestimme die Erfolgsfaktoren deines Events
- Miss die Daten deines Events
- Errechne aus den Daten den ROI von Events
Hier ein paar Tipps zu den vier Schritten:
Bestimme das Ziel deines Events
Setze dir ein Ziel. Wichtig ist, dass du dieses aus den Unternehmenszielen ableitest, SMART definierst und sie für das Einzel-Event konkret herunterbrichst. Zum Beispiel: Auf der nächsten zweitägigen Messe wollt ihr mit einem Team von 3 Personen vor Ort vertreten sein. Abgeleitet aus euren ROI-Zielen und Berechnungen benötigt ihr mindestens 96 qualifizierte Gespräche, also Leads während dieser zwei Tage. Pro Tag ergeben sich daraus 48 Leads. Das wiederum sind bei einer Messedauer von 8 Stunden 6 Leads je Stunde. Da ihr mit 3 Personen vor Ort seid, muss jeder Standmitarbeiter 2 Leads je Stunde beisteuern, damit ihr das Messe-Ziel von 96 qualifizierten Leads erreichen könnt. Das ist SMART und lässt sich hinterher prüfen.
Bestimme die Erfolgsfaktoren deines Events
Abgeleitet aus den Zielen bestimmst du nun die Erfolgsfaktoren deines Events. Konzentriere dich auf die „Key Performance Indicators“, kurz KPIs, statt alles verfolgen und messen zu wollen. Das hilft dir auch im nächsten Schritt beim Messen und Auswerten der Daten.
Kennzahlen, die du messen und auswerten könntest:
Leads generieren:
- Zahl der qualifizierten Leads auf dem Event
- Kosten je Lead
Umsätze generieren
- Wert der gewonnenen Deals 3 Monate nach dem Event
- durchschnittlicher Auftragswert der durch das Event generierten Umsätze
Produkt launchen
- Zahl der Leads für das neue Produkt
- Zahl der Demotermine oder bestellten Produktproben
Brandawareness
- Zahl der Besucher an deinem Stand
- Zahl der Gespräche an deinem Stand
- Zahl der neuen Kontakte innerhalb von einem Monat nach der Messe
- Zahl der neuen Follower auf LinkedIn
- Zahl der Impressionen eurer Website nach dem Event
- Zahl der Erwähnungen in der Presse
- Zahl der Kontakte zu Medienvertretern
Kunden binden
- Net Promoter Score
- Zahl der Gespräche mit Bestandskunden auf dem Event
Wie du hier schon siehst, kannst du sehr unterschiedliche Ziele und damit sehr unterschiedliche Kennzahlen verfolgen. Konzentrierst du dich von Anfang an auf die KPIs, wirst du auch dein Event-Konzept und sämtliche begleitende Marketingmaßnahmen darauf ausrichten. Ebenso kannst du digitale Lösungen und vieles mehr genau darauf ausrichten, was du verfolgen und damit auch messen willst.
3. Miss die Daten deines Events
Abgeleitet aus deinen KPIs misst du die wirklich relevanten Daten rundum dein Event. Angenommen, du willst Leads generieren und dafür die Zahl der qualifizierten Leads auf deinem Event messen. Du könntest z.B. folgende Daten messen:
- Zahl der Einladungen
- Zahl der Zu- bzw. Absagen
- Zahl der Entscheider, die zugesagt haben
- Wer meldet sich für welche Session, welche Produktvorführung etc. an?
- Dauer der Besuche auf dem Event
- Zahl der Interaktionen auf dem Event
- Informationen, die über die Interaktionen abgegeben werden – z.B. Interessen
Errechne aus den Daten den ROI von Events
Du weißt nun, was du messen sollst und wie du es messen kannst. Im nächsten Schritt ermittelst du nun den ROI von Events mit einer für dein Event passenden Formel. 👇
IST-KPI / SOLL-KPI =
Eventkosten / Zahl neuer Leads =
Summe neuer Aufträge / Eventkosten =
D.h. du kannst die IST-Werte deiner KPIs mit den SOLL-Werten deiner KPIs vergleichen. Oder du ermittelst die Kosten je neugewonnenem Lead bzw. die Summe deiner neuen Aufträge im Verhältnis zu den Kosten, die du für das Event hattest.
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