Hauptversammlungen sind in Deutschland im Aktiengesetz verankert und mussten bis vor kurzem auch als physische Veranstaltung durchgeführt werden. Zwar durften schon seit 2009 Aktionäre auch virtuell teilnehmen und abstimmen, doch die physische Durchführung war Pflicht. So wollte man den Aktionären die Teilnahme an dem onsite Event ermöglichen. Seit April 2020 und aus allgemein bekannten Gründen ist dies nun nicht mehr vorgeschrieben. So ist es nun auch gesetzlich gestattet, ausschließlich virtuelle Hauptversammlungen durchzuführen. Solltest du als Eventmanager solch eine durchführen, musst du einige Voraussetzungen erfüllen und ein geeignetes Tool für die Online Wahlen einsetzen. Das gilt neben der Durchführung von Aktionärsversammlungen auch für Mitgliederversammlungen, Genossenschaftsversammlungen, Partei- und Gewerkschaftstage etc.
Voraussetzungen für die virtuelle Hauptversammlung
Willst du während der virtuellen Hauptversammlung, den Vorstand entlasten, über neue Beschlüsse abstimmen oder Wahlen durchführen lassen, musst du zunächst einige Voraussetzungen erfüllen.
Die virtuelle Hauptversammlung muss
- in Bild und Ton die gesamten Versammlung übertragen werden,
- den Aktionären ermöglichen, ihr Stimmrecht auszuüben
- und ihnen die Möglichkeit geben, ihre Fragen beziehungsweise ihren Widerspruch einzubringen.
[bctt tweet=“#eventprofs Bei einer digitalen Hauptversammlung musst du u.a. den Aktionären ermöglichen, ihr Stimmrecht auszuüben. Dafür brauchst du ein Profitool. Mehr. ?“ username=“KatrinTae“]
Bild und Ton übertragen
Der wahrscheinlich einfachere Part für dich als Eventmanager ist die Übertragung von Bild und Ton von der Hauptversammlung. Dabei kann der Vorstand in einer Location vor einer professionell gestalteten Kulisse zusammenkommen oder eben remote zugeschaltet werden. Die Profi-Bühne mit technischer Highend-Umsetzung wirst du wahrscheinlich recht einfach umsetzen können. Denn Locations stehen derzeit fast alle leer und den Mindestabstand können die beteiligten Sprecher wie bei den Pressekonferenzen der Bundesregierung ziemlich leicht einhalten.
Für die Übertragung von Bild und Ton stehen dir zahlreiche Livestream-Anbieter wie z.B. Aerovision Broadcast, Contentflow, Intermedia Solutions oder die klassischen Dienstleister für Veranstaltungstechnik wie z.B. EVENT EVENT zur Seite. Manche Locations halten solche Services sogar inhouse parat.
Stimmrecht mit einem digitalen Tool ausüben
Hier brauchst du ein professionelles Interaktionstool, welches Online Wahlen satzungskonform abbilden und umsetzen kann. Bevor du auf dem Blog für Votingtools oder in meinem ebook “So organisierst du Online- und Hybrid-Veranstaltung” danach suchst oder googlest, sei dir bewusst, dass die meisten Gratistools diese besonderen Anforderungen oftmals nicht erfüllen. Sie wurden dafür schlichtweg nicht designt.
Das wichtigste Feature eines Abstimmungstools für satzungskonforme Wahlen ist die Authentifizierung. D.h. du musst sicherstellen, dass nur derjenige eine Stimme abgeben kann, der dazu auch berechtigt ist. Und natürlich darf er oder sie diese auch nur einmal abgeben. Darüber hinaus müssen Wahlen geheim sein.
Professionelle Tools für Abstimmungen und Interaktionen wie TEDME, teambits, Vote@Home, Voting Partner, VOXR oder auch Intermedia Solutions erfüllen diese Voraussetzungen. Aber Achtung: Sie unterstützen dich dabei, deine Wahl korrekt durchzuführen. Dennoch garantieren sie nicht die rechtssichere und satzungskonforme Durchführung der gesamten Wahl. Mit anderen Worten: Trotz Profitool kannst du Fehler machen. Allerdings ohne Profitool kommst du wohl kaum zum korrekten Ergebnis einer elektronischen Wahl.
[bctt tweet=“#eventprofs Das wichtigste Feature eines Abstimmungstools für satzungskonforme Wahlen ist die Authentifizierung. Mehr Tipps. “ username=“KatrinTae“]
Fragen oder Widerspruch digital einbringen
Wie anfangs schon erwähnt, musst du bei einer virtuellen Hauptversammlung den Aktionären die Möglichkeit geben, Fragen oder Widerspruch einzubringen. Wie der Vorstand darauf reagiert, bleibt in seinem Ermessen. D.h. er kann auch Fragen unbeantwortet lassen oder vorschreiben, dass die Fragen vorab eingereicht werden müssen.
Was auch immer du umsetzt, auch dafür benötigst du ein Profitool und eine professionelle Moderation für die Interaktion mit den Aktionären. Außerdem sollte sich ein Notar am Veranstaltungsort die virtuelle Hauptversammlung befinden. Hast du darüber hinaus noch jemanden an deiner Seite, der sich bereits mit Wahlen in Vereinen, Verbänden, Aktiengesellschaften und generell mit dem Ablauf und den Herausforderungen von Hauptversammlungen auskennt, bist du auf der sicheren Seite.
Weitere sinnvolle Features für die virtuelle Hauptversammlung
Folgende Funktionen sind ebenfalls für virtuelle Hauptversammlungen sehr hilfreich:
- Browserbasiert statt App oder Plugin:
Die Bedienung eines Votingtools im Browser ist zum einen leichter für alle, die bisher weniger im Internet unterwegs waren. Zum anderen umgeht ihr so die Firewalls von großen Unternehmen. Außerdem kommst du auf diesem Wege allen entgegen, die unternehmensintern selbst nichts installieren dürfen – nicht mal einen anderen Webbrowser. - DSGVO-konform:
Mit Blick auf die Bedeutung von Hauptversammlungen willst du hier auf der sicheren Seite sein. Wähle gleich ein Tool, was zu 100% DSGVO-konform ist und die Daten zu 100% in Deutschland speichert. - Ausfallsicher:
Für eine virtuelle Hauptversammlung gibt keine zweite Chance, deshalb brauchst du für die Wahlen unbedingt ein ausfallsicheres Tool. Profitools haben einen zweiten Server, den sie im Bedarf umschwenken können. Frage den Anbieter deiner Wahl, ob er so etwas ebenfalls vorhält oder wie sein Backup aussieht.
[bctt tweet=“#eventprofs Ein Profitool für digitale Hauptversammlungen ist: Browserbasiert, DSGVO-konform und ausfallsicher. Mehr Tipps. ???“ username=“KatrinTae“]
Stolperfallen
Stolperfallen lauern überall, sowohl bei der organisatorischen Vorbereitung wie der rechtzeitigen Einladung als auch bei der korrekten Einsammlung der Stimmen. Relativ einfach ist eine Abstimmung nach dem Prinzip „one man – one vote“. D.h. eine abstimmberechtigte Person (oder Delegierter) = eine Stimme. Werden jedoch Stimmen gewichtet (je nach Anteilen) oder Stimmrechte auf andere Personen übertragen, wird es komplex. Auch darauf haben sich bereits Anbieter spezialisiert, z.B. Voting-Partner.
Folgende Punkte solltest du daher ebenfalls berücksichtigen:
- individuelle Stimmrechte
Nicht immer hat ein Delegierter eine Stimme, sondern abhängig von seinen Anteilen werden Stimmen unterschiedlich gewichtet. - Vertreterregelungen
Nimmt ein Stimmberechtigter nicht teil muss geklärt sein, wie kann er seine Stimmrechte übertragen und in welcher Weise sein Vertreter die Stimmrechte ausüben kann. - verschiedene Wahlmodi
Nicht immer wird nur als Option Ja/Nein/Enthalten geboten. Es können auch Listenwahlen erforderlich sein, - Erfassung von Fragen der Delegierten
Wie werden diese komplett und nachvollziehbar erfasst? - Revisionssichere Abstimmung
Die Ergebnisse dürfen nicht manipulierbar sein und müssen so dokumentiert werden, dass jederzeit der Abstimmungsprozess im Falle von Anfechtungen nachvollziehbar und dokumentierbar ist. - Hohe Ausfallsicherheit des IT-Systems
Das Abstimmsystem muss auch bei einer hohen Anzahl zeitgleicher Stimmabgaben performant und ausfallsicher funktionieren.
Fazit
Die rein virtuelle Hauptversammlung ist seit April 2020 gesetzlich erlaubt. Damit du diese und vor allem die dort integrierten Wahlen erfolgreich, satzungskonform und rechtssicher durchführen sowie revisionssicher dokumentieren kannst, brauchst du ein Profitool für Online Wahlen. Gratistools, meist aus dem amerikanischen Raum, reichen dafür nicht aus.