Wie dir Veränderungen wirklich gelingen

Hast du dich schon einmal gefragt, warum es manchmal sooo schwer ist, Veränderungen umzusetzen? Egal, ob du an andere Eventformate, nachhaltige Events, neue Tools, bessere Arbeitsbedingungen oder an die guten Vorsätze zum Neuen Jahr denkst. Veränderungen wirklich durchzuziehen, ist echt eine Herausforderung. Noch viel schwieriger wird’s, wenn du andere motivieren willst, etwas zu verändern. Warum eigentlich? Und warum eignen sich gerade Events in Veränderungsprozessen? Wie schaffen wir’s, endlich klimaneutrale Events durchzuführen oder den Fachkräftemangel in unserer Branche zu meistern? Kurzum: Wie gelingen Veränderungen? Dazu hab ich mal eine Expertin für Change Management befragt: Heike Weber von der Agentur „Black Cherries“.

Was haben Veränderungen und Change Management mit Events zu tun?

Eine Frage, die ich dann gerne an die Fragende zurück stelle: Wie mobilisiert man Menschen?

Veränderungen sind oft einschneidend in gelernte und gelebte Prozesse der Mitarbeiter·innen. Und wer gibt schon gerne liebgewonnenes einfach auf? Da brauchen wir mehr Überzeugungskraft als irgendeine Anweisung von oben oder eine Rundmail an alle.

Veränderungen sind nur erfolgreich, wenn Menschen die Veränderungen mittragen. Am besten sogar mitgestalten. Und es gibt zwei Faktoren, wann Menschen Veränderungen mitmachen.

• Der eine Faktor ist die Frage des „Warum?“.
  Den Mitarbeiter·innrn muss bewusst sein, warum es diese oder jene Veränderung geben muss.
• Der zweite Faktor: Mitarbeiter·innen müssen emotional verbunden sein.
  Mit dem Unternehmen, den Menschen, mit denen sie zusammenarbeiten und den Aufgaben, die sie als Mitarbeitende erfüllen.

Und wie weckst du Verbundenheit und Emotionen? Am besten mit einem Event. Ein Event, das den Menschen ein Leuchten in die Augen bringt. Diesen Gänsehaut-Effekt, den wir alle kennen, wenn wir etwas großartiges erlebt haben.

Deshalb gehört bei der Agentur „Black Cherries“ Change Management und Event untrennbar zusammen. Wir setzen innerhalb des kompletten Veränderungsprozesses die richtigen Akzente. Von der Kick-off-Veranstaltung bis zum erfolgreichen Abschluss des Prozesses. Und die Party, um Erfolge angemessen zu feiern, gehört natürlich auch dazu. ?

Nachhaltigkeit und Veränderungen – warum ist der Change hier so schwer?

Vor allem in der Eventbranche wird das Thema Nachhaltigkeit echt noch stiefmütterlich betrachtet. Einen Grund habe dafür habe ich im Abschnitt davor schon erklärt: Wer eine Veränderung herbeiführen will, muss Menschen emotional einbinden.

Aber der Effekt nachhaltiger Events ist nicht emotional aufgeladen. Schauen wir uns mal das Beispiel des Teppichbodens an, der normalerweise alles andere als nachhaltig und umweltfreundlich ist. Liegt dieser in der Location nicht mehr, fällt den Teilnehmer·innen wahrscheinlich zuerst auf, da etwas fehlt etwas. Es ist nicht ganz so schön wie sonst. Selbstverständlich gibt es hier umweltfreundlichere Alternativen, welche die Veranstalter·innen jedoch meist mehr kosten. Den allermeisten Planer·innen ist dies aber bis dato den Mehraufwand nicht wert. Wer nur sagt „wir haben so und soviel Tonnen CO2 gespart“ weckt zumindest beim mir keine Emotionen oder Glücksgefühle. Ich kann mir unter Tonnen CO2 nichts vorstellen und ich denke das geht nicht nur mir so. Wenn ich dann noch sehe, wie wenig eine Kompensation kostet, finde ich das schon wieder eine Lachnummer. Eventplaner·innen wählen lieber die Kompensation als am Event etwas zu verändern.

Ein weiterer Punkt: Veränderungen passieren nur, wenn „The sence of urgency“, also die Dringlichkeit, warum wir etwas verändern müssen, spürbar ist. Und das ist nach wie vor in vielen Bereichen und vor allem in unserer westlichen Welt, vor allem in Deutschland, nicht der Fall. Vom Verstand her, wissen wir das alles, aber wir spüren es nicht. Wir leben immer noch im Überfluss, also warum soll ich verzichten? Der Effekt ist weder unmittelbar sichtbar noch spürbar. Deshalb wird es auf Dauer wahrscheinlich nötig, das Gesetze Unternehmen dazu verpflichten Events nachhaltig zu gestalten. Wir dürfen gespannt sein.

Personalmangel in der Eventbranche – wie kriegen wir da die Kurve?

Die Eventbranche hat sich über die Jahre hinweg selbst in diese Sackgasse geführt. Auftraggeber·innen nehmen viele Eventagenturen als reine Dienstleister·innen war. Um mal schwarz-weiß zu malen: Wenn Auftraggeber·innen sagen: „Besorge grüne Möbel und mach lila Hussen auf die Stühle.“ Dann macht die Eventagentur genau das ganz einfach, statt zu beraten. Wenn das bei den Unternehmen bzw. den Auftrageber·innen hängen bleibt, sagen diese sich zu Recht, dass sich sich dafür auch eine Aushilfskraft nehmen können. Die ist dann wahrscheinlich noch günstiger als die Mitarbeiter·innen einer Agentur.

Der Mehrwert einer Eventagentur ist den meisten Unternehmen oft nicht bewusst. Und die Mitarbeiter·innen und auch die Geschäftsführer·innen der Agenturen trauen sich oft nicht mit den Kund·innen in Diskussion zu gehen. Sie fürchten schlichtweg, den Auftrag oder zumindest Folgeaufträge zu verlieren. Also macht man einfach, was die Auftraggeber·innen wollen.

Dabei gibt es so viel Expertise in den Agenturen, die den Kund·innen weiter helfen können. Allerdings ist Ihnen das oft noch nicht einmal bewusst. Somit leidet das Image der Eventagenturen und die Kund·innen sind nicht bereit, ein angemessenes Agentur-Honorar zu zahlen. Das wiederum wirkt sich natürlich auf die Gehälter in der Branche aus. Und dies bedingt, dass eine Agentur unglaublich viele Projekte verkaufen muss. Die Folge? Die Mitarbeiter·innen sind nach ein paar Jahren total ausgelaugt und suchen nachvollziehbarerweise eine weniger stressige Arbeit. Ein klassischer Teufelskreis, den wir durchbrechen müssen.

Wir müssen in der Eventbranche für mehr Wertschätzung und Anerkennung sorgen. Schließlich sind wir nicht die Pflichterfüller·innen oder zumindest nicht nur. Und dass viele von uns sich nach wie vor auf Pitches ohne Honorar einlassen, macht die Situation nicht besser. Es passt auch nicht mehr in die heutige Zeit. Vor allem setzt die Generation Z hier neue Maßstäbe. Denn viele Forderungen der Generation sind berechtigt.

Wer als Agentur nicht remote arbeitet, wird es in Zukunft schwer haben. Und mit remote meine ich 100 Prozent remote und nicht 2 Tage in der Woche. Mitarbeiter·innen wollen von überall auf der Welt aus arbeiten können. Das geht in der Eventbranche nur – oder auch immerhin – bis zu einem gewissen Punkt. Denn wenn das Event stattfindet, müssen die Mitarbeitenden natürlich vor Ort anwesend sein.

Zusammengefasst – so meistern wir den Fachkräftemangel:

• Das Image der Eventagenturen verbessern und Partner unserer Kunden werden.
• Den Mitarbeiter·innenn mehr Freiraum geben – Remote ist die Zukunft. Ich denke, da gibt es kein Zurück mehr.

Wie verändere ich denn Denkstrukturen in der eigenen Eventagentur?

Genau das, was wir unseren Kund·innen oft vorhalten, passiert auch oft in den Agenturen selbst – also zu wenig Wertschätzung und deshalb Unterbezahlung.

Als ich die Agentur „Black Cherries“ übernommen habe, waren die Mitarbeiter·innen so erzogen, das zu tun, was die Kund·innen wollen. Sie waren Dienstleister·innen. Man nannte das so schön: „hands-on Mentalität“. Als erstes habe ich die Phrase „Wir sind Ihr Dienstleister“ aus allen Dokumenten gestrichen und den Mitarbeiter·innen mehr oder weniger verboten, dieses Wort überhaupt zu nutzen. Denn Kommunikation macht etwas! Mit uns und unserem Gegenüber. Allen im Team ist außerdem bewusst, dass, wenn wir als Berater·innen an der Seite unserer Kund·innen sind, steigt unsere Wertigkeit. Und das schlägt sich auf Dauer auf den Gehaltskonten nieder. Dazu gehört auch die Bereitschaft des ständigen Lernens. Somit kann jede·r Einzelne im Team seinen bzw. ihren Beitrag leisten und auch direkt davon profitieren. Das Selbstbewusstsein innerhalb des Teams ist tatsächlich gestiegen. Kommunikation innerhalb des Teams und auch zu den Kund·innen, ist ein nicht zu unterschätzender Faktor der Denkstrukturen in den Eventagenturen.

Hast du Tipps, wie wir Veränderung des Mindset in unseren Eventagenturen anstoßen können?

Meine Erfahrung ist, dass sich viele Führungskräfte gerade bei dem Thema „Wie führe ich meine Mitarbeiter·innen remote?“ schwertun. Es reicht einfach nicht, alle Mitarbeiter·innen in MS-Teams anzulegen, sondern sie müssen aktiver kommunizieren. Viel aktiver.

Bei uns, bei den Black Cherries, gibt es jeden Morgen um 9:00 Uhr unser Check-in Meeting. Jeden Tag in der Woche. Hier tauschen wir uns aus. Und zwar nicht nur über die aktuellen oder anstehenden Projekte, sondern auch über privates. Über das Private natürlich nur, wer will. Und hier sollte eine Führungskraft mit gutem Beispiel voran gehen.

Die Team-Mitglieder nutzen pro Projekt einen eigenen Chat-Raum über die sämtliche Kommunikation läuft. E-Mails gibt es bei uns fast nur noch in der Kommunikation mit Kund·innen und den Service-Partner·innen.

Für uns ist MS-Teams unser Großraum-Büro. Wenn ich mit einem oder einer Mitarbeiter·in sprechen will, klingele ich ihn oder sie über MS-Teams an. Genau so, als wenn ich in einem Büro ins Nebenzimmer gehe. Und die Mitarbeiter·innen geben kurz per Chat bekannt, wenn sie in die Mittagspause oder mit dem Hund Gassi gehen und wenn sie wieder zurück sind.

Nachmittags gibt es ganz oft noch einen gemeinsamen Kaffee. Entweder im ganzen Team oder auch in kleinen Gruppen. Manchmal auch nur zu zweit.

Wie meistert ihr das Wissens-Management in einer remote arbeitenden Eventagentur?

Einmal im Monat gibt es einen „Wissen teilen, Wissen mehr“-Termin. Hier ist jede·r mal dran, ein Thema, über das er oder sie sich ausführlich informiert hat, an alle weiterzugeben. Z.B. welche neuen Tools und Techniken es für Veranstaltungen gibt. Oder welche neue Locations sie entdeckt haben. Welche kreativen Ideen für neue Projekte sie haben und vieles mehr. Anschließend gibt es ein gemeinsames Feierabendgetränk und es wird immer sehr lustig. Und das alles remote.

Ja, für eine Führungskraft kann das anstrengend werden – zumindest in der Umstellungsphase. Aber es zeigt sich, dass es problemlos funktionieren kann, wenn man will und die Bedürfnisse der Menschen ernst nimmt, 100%ig remote arbeiten zu wollen.

Es gibt noch einige Stellschrauben, an denen du drehen kannst, das würde aber mit Sicherheit das Format hier sprengen. Ich stehe allerdings gerne für Fragen zur Verfügung: heike@black-cherries.de.

Über die Interviewpartnerin

Heike Weber; Geschäftsführerin der Agentur Black Cherries

Sie blickt auf mehr als 20 Jahre Erfahrungen im Change-Management als Beraterin zurück – inklusive Konzeption, Umsetzung, Implementierung großer und kleiner Veränderungsprozesse in Unternehmen. Zu den namhaften Kunden zählen unter anderem Talanx, Zurich Versicherung, ADAC, Hoffmann la Roche oder MediaSaturn. Heike Weber ist Expertin in der Entwicklung von Führungskräfte-Entwicklungs-Programmen sowie Coach und Mentorin für weibliche Nachwuchs-Führungskräfte. 2019 hat sie die Eventagentur „Black Cherries“ übernommen – inklusive komplettes Rebranding und Change der internen Prozesse.