Du kennst das als Eventmanager, oder? Wenige Tage vor deiner Veranstaltung häufen sich die Stornierungen deiner Teilnehmer. Die Gründe sind meistens nachvollziehbar. Dass es so kurzfristig ist, liegt in der Natur der Sache. Dem Teilnehmer kannst du’s nicht übel nehmen. Doch was ist mit deinen geplanten Einnahmen, mit deinen Event-Umsätzen? Und dem davon bereits bestellten Catering? Den Hotelzimmern oder der Größe von Tagungsräumen? Klar, bei ein bis zwei Stornierungen macht das nicht viel aus. Was aber, wenn dein Budget eh schon knapp war? Was, wenn du gerade so die schwarze Null schaffst? Kommen dann noch Stornos rein, ist der finanzielle Erfolg deiner Veranstaltung gefährdet. Zusätzlich zu dem Aufwand, den du noch so kurz vor Toresschluss hast. Doch was kannst du machen? Willst du wirklich ein ärztliches Attest deiner Teilnehmer anfordern? Oder den Nachweis anderer tragischer Fälle? Wahrscheinlich nicht. Hier ist die Lösung für dich:
Eine Rücktrittsversicherung. Was in der Tourismusbranche gang und gäbe ist, gibt es auch für Veranstaltungen. Ich habe es selbst schon mehrfach eingesetzt und kann es dir daher wirklich empfehlen.
Achtung: In Zeiten der Pandemie haben einige Anbieter ihr Angebot rund um die Seminar-Versicherung ausgesetzt. Bitte informiere dich bei der jeweiligen Versicherung. Das schwankt sicherlich gerade sehr.
Ärger um Stornierungen adé
Die Vorteile liegen auf der Hand: Du ersparst dir die Argumentation um deine Stornokosten und der Teilnehmer erhält sein Geld zurück.* So sicherst du deine bereits eingeplanten Umsätze. Zugleich freuen sich die Teilnehmer über deinen zusätzlichen Service. Dank dieses Services wirst du ganz nebenbei als „mitdenkender“ Veranstalter wahrgenommen.
Übrigens: Die Gebühren einer Versicherung für Stornierungen sind für deinen Teilnehmer recht günstig. Am besten weist du deine Teilnehmer gleich im Anmeldeprozess auf mögliche Stornokosten hin und bietest ihnen die Rücktrittsversicherung an. Oft wird diese auch Seminar-Versicherung genannt. Die Integration in ein digitales Teilnehmermanagement-Tool ist super einfach. Außerdem kannst du deutlich besser argumentieren, wenn nun doch jemand storniert. Darüber hinaus bieten dir die Versicherer für abgeschlossene Versicherungen Provisionen an. Also schau dir diese Anbieter doch einfach einmal an.
Damit die Übersicht auch einigermaßen übersichtlich wird, habe ich die Texte sehr gekürzt. Bei Erkrankungen ist natürlich eine unerwartete gemeint. Ebenso verhält es sich bei gerichtlichen Ladungen oder anderen Terminen. Bei einer Kündigung ist selbstverständlich eine betriebsbedingte gemeint. Am besten liest du dir die Bedingungen der Versicherungen noch einmal genau durch. Die Übersicht soll dir vor allem eine Einstiegshilfe sein. Nun aber los: ZUR ÜBERSICHT.
PS: Kennst du den Schmerz des Bezahlens? Beachte ihn bei deiner Preisgestaltung und natürlich auch bei den Angeboten für die Rücktrittsversicherung.
*Nun ja, nicht alles und nicht immer. Da musst du schon ins Kleingedruckte schauen. Das ist allerdings bei allen Versicherungen der Fall.
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