Wir Eventmanager haben eine unfassbar hohe Eigenmotivation. Das ist super! Doch oft wird diese auch zum Verhängnis. Dauereinsätze, Überstunden, wenig Schlaf und unfassbar lange Eventtage sind das Ergebnis von unstrukturierten Projekten. Unsere hohe Eigenmotivation lässt uns diese kurzfristigen Zeiten mit einem Lächeln überstehen. Doch in Zeiten von Fachkräftemangel und hoher Flexibilität werden Dauereinsätze und Überstunden immer mehr zum Alltag. Mit diesen Tipps sagst du dazu ein für alle Mal adé.
1) Plane vorausschauend
Als Eventmanager ist es deine Aufgabe, ein Projekt von Beginn an gut strukturiert und klar aufzubauen. Greife dabei auf digitale Tools zurück und baue dir somit organisatorische Unterstützung auf. Ein weiterer wichtiger Punkt: Die Planung des Personals.
Diese ist sowohl für die Vorbereitung deines Projektes als auch vor Ort elementar für den Erfolg (d)eines Events. Und für die Höhe der Überstunden. Wenn du von Anfang an ausreichend Personal eingeplant und budgetiert hast, fällt es vor Ort allen Beteiligten leichter mit spontanen Herausforderungen oder Änderungen umzugehen. Aus einer 12 Stunden Schicht kann keine 16 Stunden Schicht werden. Allerdings nur, wenn du vorher einen klaren Schichtplan erstellt hast. Dann kümmert sich einfach der nächste Kollege um das Problem. Und ja, du darfst deinen Kollegen vertrauen. Du bist nicht die einzige Person, die Events erfolgreich umsetzen kann. ☺ Hast du so einen Schichtplan erstellt, profitieren alle: Du und andere Beteiligte. Sie wissen vorher über ihren Einsatz und deren Länge Bescheid. Und so können sie auch ihr Privatleben planen – trotz ihrer Einsätze auf Veranstaltungen.
2) Kümmere dich um deine Ernährung
Achte auf deine Ernährung, indem du ausreichend isst und trinkst. Im stressigen Alltag vergessen wir dies schnell. Leider bekommt unser Gehirn dann zu wenig Treibstoff. Dieser ist jedoch wichtig! Nur dank Energie und Flüssigkeit sind wir weiterhin produktiv und effektiv.
Fordere deine Pausen täglich ein. Denke dabei vor allem auch an Erholungspausen nach einem Event.
3) Strukturiere deine Aufgaben und delegiere
Auch das gehört zur Reduzierung deiner Überstunden. Schaffe dir stets einen Überblick über den Arbeitsaufwand. Sowohl zu Beginn als auch immer wieder während des Projektes. Erstelle ein Organigramm und weise jedem Projektmitarbeiter seinen eigenen Arbeitsbereich und Aufgaben zu. Projektassistenten und Junioren lernen dadurch bereits in kleinen Teilbereichen, wie wichtig die gut strukturierte Organisation von Events ist. Jeder in deinem Team sollte von Anfang an lernen, wie er oder sie
- den Überblick behält,
- den eigenen Arbeitsaufwand einschätzen kann,
- und bei Engpässen klar und ehrlich diese kommuniziert.
4) Überstunden sind weder cool noch normal
Sieh Überstunden niemals als normal an! In der Eventbranche sind Überstunden gang und gäbe. Passiert etwas Unvorhergesehenes, sind Überstunden immer mal wieder notwendig. Und da liegt die Betonung: Unvorhergesehen. Jedoch nicht normal. Das bedeutet: Sie sollten eher eine Ausnahme als die Regel sein. Projekte solltest du oder dein Vorgesetzter also bereits in der Konzeptions- und Budgetierungsphase so planen, dass das Projektteam keine Überstunden machen muss. Auch nicht vor Ort! Wie das geht? Zum Beispiel mit einem Schichtmodell für zwei Projektleiter.
Planst du das im Voraus für jedes Event, kannst du es auch vor Ort strukturiert umsetzen. Vor allem bei Großveranstaltungen ist dies meiner Meinung nach essentiell. Jeder beste Eventmanager kann ausfallen. Auch du. Lädst du alles auf dich als Projektleiter ab, gefährdest du bereits durch diese Personalplanung dein Event.
Achte darauf, dass es eine einheitliche und klar kommunizierte Überstundenregelung gibt. Nichts ist demotivierender als wenn du
- etliche Abende im Büro verbringst,
- mit wenig Schlaf vor Ort die Veranstaltung überlebst
- und dann noch nicht mal einen Freizeitausgleich dafür bekommst.
Vor allem steht dir der Freizeitausgleich als Erholung nach einem Event zu.
5) Sag auch einmal Nein
Lerne Nein zu sagen und deinen Standpunkt klar zu kommunizieren. Dadurch achtest du dich selbst und deine Bedürfnisse. Das merkt übrigens auch dein Gegenüber. Die Folge: Deutlich weniger Überstunden.
Achte außerdem auf ausreichend Schlaf. Hast du schon mal versucht, echte Herausforderungen mit einem müden und ausgelaugten Kopf zu lösen?
6) Pflege deine Hobbys und plane deine Freizeit
Wenn du Hobbys hast, solltest du dir dafür auch in stressigen Zeiten dir die Zeit nehmen. Langfristig danken dir dein Körper, deine Seele, dein Kunde und vor allem dein Arbeitgeber. Auch wenn die beiden letztgenannten kurzfristig wohl eher anderer Meinung sind.
Hast du keine Hobbys? Dann fange heute damit an! Suche dir eine Tätigkeit, bei der du so richtig abschalten kannst. Jeder Mensch baut Stress anders ab. Finde heraus, was dir dabei hilft und finde einen Ausgleich zum Beruf.
Mindestens zweimal die Woche solltest du Pläne für deinen Feierabend erstellen und dich verabreden. Kommuniziere diese auch aktiv an deinen Vorgesetzten, wenn dieser mit spontanen Aufgaben auf dich zukommt. Du hast ein Anrecht auf Erholungspausen! An einem anderen Abend bist du dann für spontane Aufgaben und die ein oder andere Überstunde bereit. Noch besser wäre es natürlich, wenn dein Arbeitgeber diese Haltung auch den Kunden gegenüber vertritt. Sie können ihre Wünsche einfach rechtzeitig kommunizieren. Oder auf den nächsten Morgen verschieben. Sei hart und setze dich durch.
7) Teile deine Zeit ein
Setze dir ein Zeitlimit für die verschiedensten Aufgaben – vor allem für den Feierabend. Wenn du pünktlich um 19 Uhr im Fitnessstudio sein möchtest, plane genau ein, wann du deine Arbeit für heute beendest. So haben Überstunden erst gar keine Chance.
Arbeite nie länger als 12 Stunden. Wenn du diesen Satz verinnerlichst, solltest du die meisten Überstunden los sein. Ausreichend Schlaf, Fahrtzeiten und die 12 Stunden Arbeit füllen deinen Tag komplett. Arbeitest du mehr, ziehst du die Zeit von deinem Schlaf ab. Darunter leidet auf Dauer die Qualität und Effektivität deiner Arbeit.
8) Finde Glück auch außerhalb des Jobs
Oft machen wir unser Glück von einer Sache abhängig: der Arbeit. Besonders wir Eventmanager fallen hier auf, da sich häufig unser soziales Umfeld ebenfalls in der Branche befindet. Kollegen werden zu Freunden oder Partnern. Und oft sagen wir alles Andere eh ab, da wir mal wieder länger im Büro sitzen.
Baue dir deshalb mehr als einen Lebensbereich aus und kümmere dich darum. Besonders wichtig: Dass du ein Gleichgewicht für alle Bereiche findest:
- Gesundheit,
- Ernährung,
- Sport,
- Familie,
- Freunde,
- Freizeit,
- Beziehung und Partnerschaft,
- Spiritualität,
- Beruf,
- Finanzen
- sowie deine persönliche Entwicklung.
9) Sprich mit deinem Chef über die Überstunden
Wenn alles nichts hilft und du immer noch unzählige Überstunden machst. Setze dich mit deinem Vorgesetzten zusammen. Überlegt gemeinsam, woran es liegen könnte. Erarbeite für dich vor dem Gespräch lösungsorientierte Handlungen. Und was dir persönlich helfen könnte. Ein vorausschauender Arbeitgeber wird auf dich und deine Wünsche eingehen. Vor allem, wenn du selbst bereits Lösungsvorschläge parat hältst.
10) Plane Freelancer ein
Bei kurzfristigen internen Kapazitätsengpässen kannst du immer auf Freelancer zurückgreifen. Bedenke jedoch auch, dass diese in der Regel gut gebucht sind. Erstelle daher deine Personalplanung zu Beginn jedes Projektes. So findest du Engpässe heraus und kannst sie dann auch vermeiden.
Auf Dauer wirken sich ewige Arbeitszeiten und zu kurze Erholungspausen negativ auf dich und deine Gesundheit aus. Im schlimmsten Fall erleidest du einen Burn-out. Beginne daher zuerst bei dir und achte darauf, was du in deiner täglichen Arbeit verbessern kannst.
Ich wünsche dir viel Erfolg und weniger Überstunden
Deine Sara Pamina Bartsch
Über die Autorin
Sara Pamina Bartsch ist leidenschaftliche Eventmanagerin. Sie setzt sich für die Verbesserung der Arbeitszeiten und Arbeitsbedingungen von Eventmanagern ein. Die Implementierung des 2-Projektleiterschichtmodells sowie von Schichtplänen hat sie sich zur Aufgabe gemacht. Sie unterstützt Eventagenturen, Eventlocations und Tagungshotels als Projektleiterin in der Durchführung vor Ort, darauf weist auch die Firmierung: SARA PAMINA On-site Event Support hin.
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