Kundenfreundlich soll dein Teilnehmer-Registrierungs-Tool sein, klaro. Mehr dazu kannst du auch in meinem Blogbeitrag „7 Anzeichen für eine kundenfreundliche Event Software“ lesen. Allerdings muss das Tool auch zu dir und deinen Anforderungen passen. Hier sind 5 Punkte, die dir dabei helfen, das für dich richtige Teilnehmermanagement Tool zu finden.
Das Teilnehmer-Registrierungs-Tool passt zu deinen Anforderungen
Es gibt einfach sehr viele unterschiedliche Veranstaltungen und auch sehr viele unterschiedliche Registrierungs-Tools. 20 davon habe ich einmal genauer in meinem E-Book „So findest du die perfekte Software für dein Eventmanagement“ betrachtet.
Überlege dir zuvor genau, welche Funktionen du wirklich benötigst und welche Daten du generieren musst. Denke auch daran, welche du in Folge-Prozessen brauchst.
Z.B. du möchtest auch die Anreise und die Übernachtung deiner Teilnehmer organisieren. Dann haben die Ankunfts- und Abreisedaten Auswirkungen auf die benötigten Hotelnächte. Und wenn es Änderungen dort gibt, brauchst du die Information automatisiert und für alle Beteiligten entsprechend markiert. Das können die Hotels sein. Oder aber auch die Informationen zu den gebuchten Sessions. Daran hängen schließlich auch deine benötigten Raumkapazitäten.
Du siehst, je komplexer eine Veranstaltung, desto mehr muss auch dein Teilnehmer-Registrierungs-Tool können. Manchmal ist es allerdings gar nicht so komplex. Dann reicht ein Tool, das viel einfach und oft auch günstiger ist. Einige sind dann sogar kostenfrei, z.B. das von XING-Events, eventbrite oder eveeno.
Du kannst das Teilnehmer-Registrierungs-Tool weiterentwickeln
Das bedeutet, dass du das Registrierungs-Tool um weitere Features erweitern kannst. Starte am besten klein und konzentriere dich auf deine Must-haves. Doch denke auch an die Zukunft und an Nice-to-haves, die sich schon heute abzeichnen.
Ein wichtiger Punkt sind sicherlich alle Features, die zu mehr Automatisierung beitragen. Vor allem im Bereich personalisiertes Marketing oder interner Prozessoptimierung. Davon wirst du künftig ziemlich wahrscheinlich mehr benötigen. Ein gutes Teilnehmer-Registrierungs-Tool ist von Anfang an so aufgesetzt, dass es an Erweiterungen denkt.
Das Tool spricht mit den anderen Datenbanken und Applikationen
Damit meine ich sowohl die, die du schon hast als auch die, die du später noch hinzufügen möchtest. Ein guter Anbieter fragt dich gleich zu Beginn nach allen vorhandenen Datenquellen in deiner Organisation. Und es ist ihm ein Anliegen, dass sein Teilnehmer-Registrierungs-Tool auch mit den Datenbanken spricht, die du bereits nutzt.
Achtung: Eine vorhandene Schnittstelle sagt erst einmal gar nichts über den Datenaustausch. Sie muss auch konfiguriert bzw. programmiert werden, damit sie funktionieren kann. Das verschweigen einige Anbieter gern. Hast du dann keinen Programmierer oder Softwareentwickler zur Hand, stehst du schnell ziemlich verlassen da. Mir ging es auch schon so. Mit dem Ergebnis, dass ich die Anmeldungen eines ca. 700 PAX-Kongresses regelmäßig manuell in die CRM-Datenbank übertragen (lassen) durfte. Das würde ich dir gern ersparen.
Das Tool spricht deine Sprache
Damit meine ich sowohl die Sprache, die du im Büro und die meisten deiner Teilnehmer sprechen, als auch eigene Begriffe. Bei manchen Kongressen spricht man z.B. oft vom „geöffneten Registrierungs-Portal“ und eben nicht vom „Ticketshop“.
Wie ist das bei dem Teilnehmer-Registrierungs-Tool, welches du nutzen möchtest? Sind die Begriffe im Frontend und im Backend so gewählt, dass du dich da wiederfindest? Und kann auch dein Anbieter während der Einführungsphase und der laufenden Betreuung auf deine Sprache eingehen?
Das Tool bietet die für dich passenden Statistiken und Listen
Ganz egal, ob du fertige Listen und Statistiken in deinem Teilnehmer-Registrierungs-Tool findest oder ob du sie konfigurieren kannst. Je besser sie während der Eventvorbereitung auf deine Bedürfnisse passen, desto weniger formatierst du immer und immer wieder dieselben Listen. Gerade auf den letzten Metern vorm Event kann das ein enormer Vorteil sein. Kannst du sie für dich konfigurieren, nutze diese Chance – am besten gleich von Anfang an.
Fazit:
Es gibt wirklich viele Teilnehmer-Registrierungs-Tools auf dem Markt. Je besser du dich selbst vorbereitest und überlegst, was du wirklich brauchst, desto eher findest du die für dich passende Lösung.
Gesammelte Anregungen für dich:
- Hier ist dein E-Book > So findest du die richtige Software für dein Eventmanagement
- Ausgewählte Anbieter in der Übersicht – als Text (das E-Book hat eine umfangreiche Tabelle!)
- Software für Veranstaltungsmanagement – Stelle diese 10 Fragen unbedingt
- Wie teuer darf das Tool überhaupt sein?
- Erste Schritte mit der neuen Software – so kann’s gehen
- Wie gut ist dein digitaler Ticketverkauf wirklich?
- 7 Anzeichen für eine kundenfreundliche Event-Software
- 5 Anzeichen, dass du eine Software für Teilnehmermanagement brauchst
- Teilnehmermanagement Tool – so gelingt dir der Umstieg
- 50 Tipps für deine Teilnehmermanagement Software