Software für Veranstaltungsmanagement gibt es inzwischen in Hülle und Fülle. Sowohl was den Leistungsumfang betrifft als auch die Kosten. Von null bis „the sky is the limit“ ist mittlerweile alles möglich. Dank der Übersicht in meinem ebook So findest du die perfekte Software für dein Eventmanagement hast du deine Auswahl vielleicht schon eingegrenzt. Falls nicht, mach dir zuerst Gedanken über deine Ziele. Also: Was soll die Software für dein Veranstaltungsmanagement können? Was willst du damit erreichen? Hast du das für dich beantwortet, kannst du die Auswahl deutlich reduzieren. Und trotzdem werden für dich wohl noch ein paar Fragen offen sein. Diese hier solltest du auf jeden Fall stellen.
Über die Selbstverständlichkeiten bei Software für Veranstaltungsmanagement
Noch ein Gedanke vorab: Die wirklich selbstverständlichen Dinge wie DSGVO-konformer Umgang mit Daten oder individuell gestaltbare Anmeldeformulare und -webseiten erwähne ich in diesem Artikel bewusst nicht mehr. Das eine ist gesetzlich vorgeschrieben, das andere bieten fast alle Anbieter von Software fürs Veranstaltungsmanagement an. Doch was solltest du wirklich einmal erfragen? Legen wir los:
Wie flexibel ist der Anmeldeprozess für meine Veranstaltung?
Solange sich nur reguläre Teilnehmer über die Software fürs Veranstaltungsmanagement registrieren ist es meistens einfach. Kompliziert wird es, wenn die Event-Software auch Sponsoren, Partner, Referenten, Staff, Journalisten, Stipendiaten & Co. registrieren soll. Häufig hat jede Kategorie so ihre eigenen Konditionen. Bei manchen ist die Veranstaltungsgebühr inklusive – bei anderen ist sie lediglich reduziert. Manchmal übernimmst du als Veranstalter eine Hotelnacht und manchmal auch die Anreise. Standardisiert sind diese Konditionen nicht. Trotzdem willst du natürlich auch diese Personen für deine Veranstaltung registerieren. So automatisiert wie möglich.
Welche Lösung hat (d)ein Anbieter dafür? Gibt es individualisierbare Rabattcodes? Kannst du Teilnehmerkategorien anlegen? Und ist der Prozess auch aus Kundensicht optimiert?
Wie fit ist die Software fürs Veranstaltungsmanagement im Online-Marketing?
Spätestens seit der DSGVO und den unzähligen Diskussionen darüber ist klar: Daten sind das neue Gold. Doch setzt du die gewonnenen Daten für deine Events auch wirklich für die Vermarktung ein? Weißt du auf welchem Datenschatz du sitzt? Und wenn du noch keinen hast, wie kannst du diesen mit Hilfe deiner neuen Eventplanungs-Software einsammeln?
Viel wichtiger: Wie hilft dir das Tool beim professionellen Online-Marketing? Bietet dir dein neuer Anbieter vielleicht sogar zusätzlich buchbare Beratung an? Kannst du die erhobenen Daten stets mit deinem CRM abgleichen? Kannst du professionelle Newsletter versenden? Also inklusive dem Splitting von Zielgruppen, A/B-Tests und umfangreichen Trackings? Und hast auch du oder nur dein Software-Anbieter Zugriff auf all diese Daten?
Wie funktioniert das Reporting im Online-Anmeldetool?
Eine Standard-Antwort der Eventtech-Anbieter lautet: Da ist alles möglich. Das glaube ich sogar sofort. Doch ist auch das möglich, was du brauchst? Kannst du mit einem Klick unterschiedliche Listen ziehen? Zum Beispiel für
- Namensschilder,
- Cateringbestellung an unterschiedlichen Tagen oder
- für die Hotelübernachtungen?
Hast du mit einem Klick eine Liste der Referenten inklusive deren Zusatzbestellungen oder Kostenübernahmen? Kannst du sämtliche Listen so sortieren, wie du sie brauchst? Oder sitzt du bei jeder Liste noch davor und formatierst in Excel hin und her? Und wenn sich deine Veranstaltung dem Live-Termin nähert, wirst du über irgendeine Form der Änderungshistorie dankbar sein.
Mit anderen Worten: Du willst wissen, was sich seit deinem letzten Listenexport geändert hat. Sonst sitzt du drei Tage vor deiner Veranstaltung da und markierst die veränderten Hotelbuchungen. Das muss nun wirklich nicht sein.
Wie kann ich in dem Tool die Kontingente für einzelne Sessions oder Hotelzimmer verwalten?
Ganz bestimmt kannst du Kontingente für Sessions, Side Events oder eben auch Zimmer anlegen. Doch wie smart kannst du diese verwalten? Erhältst du automatisch eine Nachricht, wenn sich das Kontingent dem Ende neigt? Wird die ausgebuchte Session auch für später buchende Teilnehmer als ausgebucht angezeigt? Oder erfährst nur du das im Backend? Kann das Eventtool für dich Wartelisten verwalten? Willst du das überhaupt?
Wie #social ist die Software für Veranstaltungsmanagement?
Sei da, wo deine Kunden sind. Wenn sich diese also sehr häufig in Facebook und Instagram aufhalten, willst du auch dort Kauf-Möglichkeiten anbieten. Bietest du eher Wirtschaftsveranstaltungen im deutschsprachigen Raum an, greifst du vielleicht besser zu einem Tool wie dem von XING-Events. Kannst du in deine Ticketing-Software auch irgendeine Form von Empfehlungsmarketing integrieren? Beispielsweise könntest du einen Rabattcode generieren, mit dem der Werbende und der Geworbene davon profitieren?
Künftig werden wir möglicherweise auch Eventtickets über Sprachassistenten wie Alexa & Co. verkaufen. Sagen auch die Leute von doo.net. Zumindest jedoch Eventnews darüber verbreiten.
Wie erstelle ich in dem Tool Stornierungen und Gutschriften?
Oder wie könnte das der Teilnehmer selbst vornehmen? Klar ist, solche Vorgänge gibt’s bei jeder Veranstaltung. Erfrage daher besser vorher, wie solche Fälle in dieser potenziellen Software gelöst werden. Achte auch darauf, dass dieser Prozess den Vorgaben deiner Finanzbehörde entsprechen.
Oder um es ganz deutlich zu sagen: In Deutschland kann man eben nicht einfach einmal erstellte Rechnungen mit einem anderen Inhalt überschreiben. Auch nicht, wenn Teilnehmer A storniert und B dafür die Rechnungsnummernlücke übernehmen könnte. Leider nein. Jede Rechnung muss dann sauber storniert werden. Teilnehmer, die sich danach anmelden, erhalten eine neue Nummer. Jeder Teilnehmer hat also eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer. Manche haben dann noch Gutschriften mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung.
Wie sehen Rechnungslisten im Detail aus?
Ich weiß. Das ist langweilig und trockene Materie. Doch glaube mir, du möchtest nicht am Ende des Jahres oder sogar im Frühjahr danach die Detailfragen deiner Buchhaltungskollegen oder des Steuerberaters beantworten. Meist weißt du dann schlichtweg nicht mehr, warum Herr Müller storniert hat und weshalb nun Herr Meier seine Rechnungsnummer mit einem ganz anderen Betrag übernommen hat.
Was kostet die Software für Veranstaltungsmanagement?
Was sie für dich kosten darf, hast du schon errechnet. Beispielsweise mithilfe dieser Anleitung. Jetzt findest du heraus, was dir der potenzielle Anbieter berechnen wird. Frage dabei ganz genau nach. Gibt es Set-Up-Gebühren? Wird eine monatliche Gebühr fällig? Auf welcher Basis fallen diese Kosten an? Sind sie abhängig von der Anzahl der registrierten Teilnehmer? Oder handelt es sich um eine monatliche Flatrate? Kommen zu diesen Kosten noch Zahlungsgebühren hinzu?
Wann erhalte ich als Eventmanager den Zahlungseingang für die verkauften Tickets?
Frage ganz genau nach, wer die Gelder vereinnahmt und in wessen Namen das geschieht. Du willst natürlich auch wissen, wer das Mahnwesen übernimmt. Am besten hast du dir darüber vorher Gedanken gemacht und weißt, was für dich die beste Lösung ist. Ich persönlich würde die Einnahmen sofort auf meinem Konto sehen wollen und jemand aus meinem Unternehmen kümmert sich um das Mahnwesen. Das rate ich auch dir. So bist du stets liquide. Vorausgesetzt, du hast genug Tickets verkauft.
Welchen Support erhalte ich während der Laufzeit?
Risiken unterschätzen wir gern einmal. So glauben wir auch kaum, dass es auf unserem Event zu einer Katastrophe kommen könnte. Gleiches gilt für die erwartete IT-Unterstützung. Der Anbieter hat dir seine Software für Veranstaltungsmanagement als ganz einfach und wirklich intuitiv bedienbar angepriesen und verkauft? Hättest du wahrscheinlich auch so gemacht. Die Wahrheit ist: Es gibt immer Sonderfälle und IT-Ausfälle. Jetzt kommt es nur darauf an, wie schnell du Hilfe brauchst und was du bereit bist dafür zu zahlen. Erfrage vorher, wie der Support im Detail aussieht. Kannst du anrufen? Rund um die Uhr eine E-Mail-Antwort erwarten? Einen Chatbot befragen? Hast du einen festen Ansprechpartner, der dein Projekt kennt?
Fazit
Sei dir bei allen Fragen bewusst, fast jede Konstellation wird möglich sein. Du musst nur wissen, was DU willst. Dann findest du auch die Software für Veranstaltungsmanagement, die du brauchst und die deine Teilnehmer lieben werden.
Weitere Anregungen
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