Willst du deine Events mithilfe digitaler Tools effizienter organisieren, begegnen sie dir früher oder später – Schnittstellen. Ob sie für dich dabei eher eine Last – Fluch – oder eine große Hilfe – Segen – darstellen, kommt darauf an. Zum Beispiel, wie viele unterschiedliche digitale Helfer du im Einsatz hast. Und wie dich die Anbieter dieser digitalen Tools beim Abgleich deiner Daten unterstützen. Und genau da „liegt der Hase im Pfeffer“.
Was sind überhaupt Schnittstellen?
Schnittstellen sind ein wohldefinierter Übergabepunkt für Daten. Was ist mit „wohldefiniert“ gemeint?
Du kennst bestimmt Serienbriefe in Word. Diese musst du mit der Datenquelle, meist Excel, verbinden. Willst du eine Word-Datei mit einer anderen Quelle verbinden, fragt dich Excel welche Spaltennamen in der neuen Tabelle welchen Serienfeldern des bestehenden Dokumentes entsprechen sollen. Ungefähr so kannst du dir eine Schnittstelle zwischen zwei IT-Lösungen vorstellen.
Schnittstellen müssen also konfiguriert werden. Sie sind nicht einfach so da. Auch wenn es manchmal so klingt. „Wir stellen eine REST-API zur Verfügung“ sagen IT-Anbieter gern. Doch etwas zur Verfügung stellen und etwas wirklich verbinden sind zweierlei Dinge.
Wer Schnittstellen umgehen möchte, kann auch eine IT-Gesamtlösung aus einer Hand wählen. Allerdings ist das für all deine digital abgebildeten Prozesse kaum noch möglich. Es sind mittlerweile wahrscheinlich einfach zu viele Prozesse. Und es ist durchaus sinnvoll den jeweiligen Experten für eine bestimmte Aufgabe zu wählen, z. B. fürs Teilnehmer-Management.
Wozu brauchst du Schnittstellen?
Ganz bestimmt hast auch du schon bemerkt, dass viele Daten in vielen Datenbanken gespeichert sind. Nur eben nicht immer deckungsgleich. Zum Beispiel hast du all deine Kunden in deiner CRM-Datenbank, während die Anmeldungen für dein Event in einer Event-Software liegen. Und noch einmal weitere Daten von bestehenden und potenziellen Teilnehmern schlummern in deinem Newsletter-Tool. Nur wenn alle IT-Systeme auf die gleichen und aktuellen Daten zugreifen können, nur dann wirst du sinnvolle Mailings verschicken und Registrierungen managen können. Sonst passiert dir, was ich selbst oft erlebe:
Dein Teilnehmer meldet sich zu deinem Event an und erhält eine Bestätigung von dir. Nur wenige Tage später schickst du ihm „aus Versehen“ noch einmal eine Einladung zu eben jenem Event. Wie professionell meinst du, wirkt das auf ihn? Ich kann dir sagen, was ich denke. „Oh, wieder ein Event-Veranstalter, der seine Daten nicht im Griff hat.“
Warum das so ist, kann ich sehr gut verstehen. Die Tools „reden“ (bislang) einfach nur sehr selten miteinander. Sie haben keine oder unzureichende Schnittstellen.
Warum ist Excel manchmal die einfachere Lösung?
Weil z. T. Schnittstellen aufwändig programmiert werden müssen, ist der gemeinsame Nenner heutzutage oft noch Excel. Dieses IT-Programm läuft auf fast jedem Rechner und hat sich daher auch im Eventmanagement durchgesetzt. Aus heutiger Sicht gibt es viel effizientere und smartere Tools für deine Teilnehmer-Verwaltung oder für dein Eventmanagement. Aber auch Schnittstellen-Sicht ist Excel einfach fast unschlagbar.
Was keine Schnittstelle für dich lösen kann
Sei dir bewusst, dass auch Schnittstellen nur für dich konfigurierte Tools, also Werkzeuge, sind. Und Werkzeuge sind nur dann gut, wenn du sie richtig einsetzt. Du musst wissen, was du damit erreichen willst.
Das gilt auch für Schnittstellen. Du musst vorab wissen, was diese für dich abgleichen und dann tun sollen.
Hier ein Beispiel:
In deiner CRM-Datenbank ist eine (die berufliche) E-Mail-Adresse deines Teilnehmers hinterlegt. In der Software für dein Teilnehmermanagement eine andere, die private. Was soll die Software tun? Die eine durch die andere ersetzen? Beide speichern? Nach welcher Regel soll die Schnittstelle funktionieren? Was dir sehr logisch erscheint und intuitiv klar ist, musst du der IT genau vorgeben.
Was du niemals ohne Schnittstelle lösen kannst
Immer dann, wenn IT in Windeseile große Datenmengen übertragen kann, kommst du mit einer manuellen Lösung einfach nicht hinterher.
Wofür könnte das gut sein? Wenn du zum Beispiel über die Drehkreuze im Eingangsbereich deines Events misst, wie viele Personen bereits anwesend sind, könntest du in nachfolgenden Bereichen darüber die Besucherströme kontrollieren wollen. Abhängig von diesen Besucherströmen willst du deine Beschilderung oder auch Gebäudeservices wie Heizung oder Lüftung steuern. Machst du das manuell, kommst du einfach nicht hinterher.
Ganz anders sieht es natürlich aus, wenn du nach deinem Event „nur ein paar hundert“ Adressdaten abgleichen willst.
Wie verkaufen IT-Anbieter ihre Schnittstellen?
Fast jeder Anbieter äußert sich zum Thema Schnittstellen in seiner Leistungsübersicht. Doch oftmals nur in sehr vereinfachter Form. Da steht dann zum Beispiel, dass das Tool
- kompatibel ist zu DATEV,
- über eine REST-API verfügt
- oder an Zapier angebunden ist.
So weit so gut. Doch Hand aufs Herz: Was genau sagt dir als Eventmanager das jetzt über die Kompatibilität zu deinen bestehenden IT-Lösungen im Haus? Eben. Genau das ist der Punkt.
Nun gibt es jedoch so viele Tools, dass die IT-Anbieter dir unmöglich alle Anbindungen auflisten könnten. Oftmals können sie für dich auch eine Schnittstelle konfigurieren. Oder sie überlassen diesen Job einem dritten Anbieter. Doch als Eventmanager stehst du jetzt mit vielen offenen Fragen da. Zum Beispiel:
- Was genau brauche ich eigentlich in meiner Schnittstelle?
- Welche Felder sollen aktualisiert werden? Welche nicht?
- Was könnte denn ein Identifier für einen konkreten Datensatz sein, z.B. die E-Mail-Adresse? Oder die ID-Nummer aus deinem CRM?
- Woran erkenne ich eine gut konfigurierte Schnittstelle?
- Und wer wäre dafür ein guter Anbieter?
- Was kostet mich das Ganze?
Warum kaufen Eventmanager keine Schnittstellen ein?
Und genau wegen der zuvor geschilderten offenen Fragen, sind viele Eventmanager mit dem Thema Schnittstellen überfordert – und bestellen daher keine Konfiguration.
Eventmanager können im Normalfall Schnittstellen nicht konfigurieren. Darüber hinaus haben sie im eigenen Hause meist niemanden, der sich mit IT-Programmierung oder IT-Entwicklung auskennt. Und so stellen sie oftmals die vielen aufkommenden Fragen zu den Schnittstellen erst gar nicht.
Darüber hinaus sind Schnittstellen und deren Programmierkosten momentan noch durch günstige Praktikanten ersetzbar. Habe ich selbst schon erlebt und auch umsetzen lassen. Der Praktikant, der irgendetwas zwischen 500 und 1.000 Teilnehmer-Daten manuell überträgt, ist oftmals deutlich günstiger als die Programmierung einer Schnittstelle.
Zeitgemäß ist das nicht. Effizient auch nicht.
Die Lösung für mehr und bessere Schnittstellen
Egal ob du IT-Anbieter bist oder Eventmanager, sobald du dir der kniffligen Sache mit den Schnittstellen aus beiden Perspektiven bewusst bist, hast du schon einen großen Schritt geschafft.
> Als Eventmanager
… kannst du ab sofort schon bei der Recherche deiner IT-Anbieter nach den Schnittstellen fragen. Gib dich einfach nicht mehr mit der Angabe „wir lösen das über eine REST-API“ zufrieden. Hake nach. Benenne deine bisherigen IT-Anwendungen konkret. Überlege dir, welches deine Datenquelle-Nummer 1 sein soll. Auch single source of truth genannt. Mit dieser müssen dann künftig all deine weiteren Apps, Plugins und neuen Software-Dienste „reden“ können.
Sei dir auch bewusst, dass das manuelle Übertragen der Daten in deine CRM-Datenbank zwar heute die günstigste Variante sein kann, aber effizient ist das nicht. Du wirst es immer und immer wieder manuell übertragen (lassen) müssen. Und große Daten in Echtzeit übertragen, kannst du auch nicht. Langfristig wirst du dir so auch keine Wettbewerbsvorteile gegenüber anderen Event-Veranstaltern sichern können.
> Als IT-Anbieter
… könntest du alle Aspekte rund um die Schnittstellen und deren große Vorteile ausführlicher erklären. Noch ausführlicher? Ja, denn dein eigener Kommunikations-Manager kann sich nach kurzer Zeit schon nicht mehr vorstellen, dass Eventmanager bisher kaum etwas von einer REST-API gehört haben.
Außerdem könntest du den Event-Planer proaktiv befragen, welche Tools er bisher im Einsatz hat. Und welche davon bisher wie zusammenarbeiten – oder eben auch nicht.
Und du könntest sie deutlich günstiger anbieten. Versteh mich nicht falsch: Du sollst natürlich auch dein Personal bezahlen und Gewinne erwirtschaften können. Doch manchmal ist es besser, sich eine andere Leistung besser bezahlen zu lassen. Die oftmals unsexy erscheinende Aufgabe rund um Schnittstellen könntest du „gratis“ anbieten und quer finanzieren.
Genau das machen Supermärkte mit den Lock-Angeboten ja auch. Und dann verkaufen sie Produkte und Leistungen, wo der Kunde eben nicht so genau hinschaut, etwas teurer. Damit am Ende die Kalkulation wieder stimmt.
Fazit
Egal ob du Eventmanager bist oder IT-Anbieter, denke an die Schnittstellen und an die Perspektive deines Gegenübers. Dann hast du gute Chancen, dass die Tools miteinander reden und die Events (deiner Kunden) wirklich effizient gemanagt werden.
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