Automatisiere deine Routineprozesse – mit Asana

Weißt du, was mich nervt? Wenn ich immer und immer wieder die gleichen Sachen tippen soll. Speaker·innen oder Aussteller·innen oder eben auch Kolleg·innen immer wieder über die gleichen Dinge informieren oder gar erinnern. Das frisst so viel Zeit. Zeit, in der ich wesentlich wertvollere Dinge tun könnte. Z.B. den Inhalt eines Vortrages mit einem oder einer Speaker·in klären. Oder auch ein spannendes Sponsorenpaket mit einem potenziellen Sponsor knüpfen und kreieren. Und genau dafür brauche ich Zeit. Du auch? Dann schau dir mal die Dinge an, die dir Asana abnehmen kann: Deine Routineprozesse.

Routineprozesse mit Regeln automatisieren

Alles, was einem ganz bestimmten Ablauf folgt, kannst du automatisieren. Dafür kannst du in Asana eine fertige Vorlage auswählen oder deine eigene Regel erstellen.

Wie das Schritt für Schritt geht, erfährst du im Blogbeitrag Zeitsparende Regeln und Workflows beim Eventmanagement in Asana.

So, was kannst du jetzt alles automatisieren? Hier sind ein paar ganz praktische Ideen:

• Neue Aufgaben oder Formular-Einreichungen dem richtigen Mitarbeiter zuweisen
  Du sammelst Call-for-Paper-Einreichungen über ein Formular ein? Mit Asana kannst du Einreichungen, die eine bestimmte Bedingung erfüllen, automatisch an ein Team oder ein·e Kolleg·in weiterleiten.
  So wandern z.B. alle Themenvorschläge A zur Kolleg·in A und alle Vorschläge B zum Kollegen B. Ganz ohne dein Zutun.
• Neue Aufgaben automatisch in das richtige Projekt verschieben
  Mal angenommen, du sammelst intern alle Ideen für dein Event-Marketing oder dein Event-Programm über Asana. Auch hier gilt: Was eine bestimmte Bedingung erfüllt, wandert automatisch in ein bestimmtes Projekt. Z.B. kann die Aufgabe „LinkedIn-Video erstellen“, die mit dem Tag „LinkedIn“ versehen wurde, automatisch in deinem Projekt „Event-Marketing“ landen. So erfahren alle, die fürs Marketing tätig sind, was geplant ist. Ohne irgendwelche internen Rundmails, dass es nun eine neue Aufgabe oder Idee gibt.
• Füge neue Beteiligte im richtigen Moment hinzu
  Es ist eine echte Gratwanderung – wann informiere ich wen und wann lass‘ ich es lieber sein, weil mein Gegenüber genervt oder zugeschüttet wird? Mit Asana kannst du in dem Moment, in dem es relevant wird, neue Beteiligte zu einer Aufgabe hinzufügen lassen. Zum Beispiel, wenn ein Fälligkeitsdatum erreicht ist oder wenn sich der Status von bestimmten Feldern geändert hat.
  Beispiel: Der Status der Keynote A hat sich von „angefragt“ auf „zugesagt“ geändert. Dann löst Asana dank deiner Regel automatisch eine Nachricht an das Team im Marketing aus, dass dieser Speaker jetzt veröffentlicht werden kann.
• Lege automatisch Fälligkeitstermine an
  Du weist eine Aufgabe eine·r Kolleg·in zu? Dann lass doch automatisch ein Fälligkeitsdatum anlegen, z.B. 7 Tage nach „zugesagt“ ist die neue Aufgabe „Portraitfoto veröffentlichen“ fällig.
• Übergib Aufgaben zum richtigen Zeitpunkt
  Informiere deine Kolleg·innen mit Asana automatisch darüber, wann sie bestimmte Aufgaben beginnen können. Beispiel: Du bist an einem Sponsor dran und ihr redet intern darüber. Aber veröffentlichen kann dein·e Kolleg·in den Namen und das Logo des Sponsors erst, wenn diese·r auch wirklich das Paket bzw. den Vertrag unterschrieben hat. Du setzt den Status der Aufgabe „Sponsorenpaket A“ von „in Verhandlung“ auf „zugesagt“ und schon legt Asana für dich die richtigen Folge-Aufgaben an – automatisch mit der verantwortlichen Person und Fälligkeitstermin.