Mit digitalen Projektmanagement-Tools kannst du eine Menge Zeit sparen. Erst recht, wenn du Regeln und Workflows nutzt, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. Das schafft dir Freiräume für die Dinge, die dir wirklich wichtig sind. Neue Konzepte, bessere Sponsoringpakete, Gespräche mit Speaker·innen, Ideenaustausch mit der Location und vieles mehr. Lass also das Tool die Dinge erledigen, die zwar viel Zeit rauben, aber kaum Mehrwerte bringen. Z.B. die einhundertste E-Mail über einen neuen Speaker und die sich daran anschließenden Orga-Infos und Schritte.
Wie du mit digitalen Projektmanagement-Tools Zeit sparen kannst
Grundsätzlich ist die Arbeit mit einem digitalen Projektmanagement-Tool wie Asana um ein Vielfaches effizienter als die Kombination aus Excel, Word und Outlook. Warum das so ist, erfährst du ganz ausführlich im ebook So gelingt dir effizientes Eventmanagement mit Asana.
Darüber hinaus macht dir gerade Asana das Leben sehr leicht, indem du:
- Projektpläne aus Tabellen importieren kannst,
- mehrere Aufgaben, Termine, Verantwortliche mit Mehrfachauswahl auf einen Schlag ändern kannst (=Bulk-Bearbeitung)
- Tastenkombinationen nutzt und so deine Arbeit beschleunigst,
- Aufgabenkopien zuweisen kannst,
- und Arbeitsprozesse mit Regeln automatisieren kannst.
Gerade der letzte Punkt birgt enormes Zeitspar-Potenzial.
So automatisierst du Aufgaben mit Regeln in Asana
In Asana kannst du Regeln ganz nach deinen Bedürfnissen anlegen oder du nutzt eine der zahlreichen Vorlagen von Asana. Schau dir die ruhig einmal an, weil sie dir Ideen liefern, was du alles automatisch ablaufen lassen kannst.
Regeln bestehen aus:
- einem Auslöser = Trigger
- und einer Folgeaktivität.
Hier ein paar Ideen, was Auslöser sein könnten:
- Projekt, Aufgabe oder Unteraufgabe in einen anderen Abschnitt verschoben
- Aufgabe zu „Meine Aufgaben“ hinzugefügt
- Genehmigungsstatus oder Fertigstellungsstatus geändert
- Fälligkeitsdatum geändert
- Beteiligte Personen geändert
- Anhang hinzugefügt
- Kommentar hinzugefügt
- Aufgabe ist nicht mehr blockiert (siehe Abhängigkeiten)
- Fälligkeitsdatum rückt näher
- Aufgabe ist überfällig
Nutzt du jetzt noch die benutzerdefinierten Felder in Asana, kannst du noch viel mehr als Auslöser einstellen. Z.B. wenn sich der Status eines Speakers von „angefragt“ auf „zugesagt“ ändert. Oder wenn du einem eingereichten Vortrag eine bestimmte Themen-Kategorie hinzufügst und basierend darauf die oder den richtige·n Team-Kolleg·in automatisch informierst.
Mehr zu benutzerdefinierten Feldern und konkreten Ideen für die Eventplanung findest du im Blogbeitrag So organisierst du deine Arbeit in Projektmanagement-Tools wie Asana.
Überlege dir für deine Regeln nun, welche Folgeaktivität ausgelöst werden soll. Folgeaktivitäten könnten sein:
- eine oder mehrere Aufgaben anlegen.
- diese Aufgaben verantwortlichen Personen zuweisen.
- Unteraufgaben mit einer bestimmten Frist hinzufügen.
Du kannst dabei mehrere Aufgaben oder Unteraufgaben automatisch anlegen lassen oder Personen informieren. Genau das ist das Zeitsparende an dieser Vorgehensweise. So tippst du nicht mehr immer und immer wieder dasselbe, sondern lässt das Tool die Arbeit machen. Der Vorteil dabei ist außerdem, dass alle, die du automatisch informierst, alle vorhergehenden Informationen ebenfalls erhalten. Vorbei sind die Zeiten von vergessenen Anhängen, unvollständigen oder veralteten Informationen.
Und weil Auslöser und Folgeaktivitäten die zentralen Bestandteile einer Regel sind, legst du eine Regel genau so an:
- Wähle einen Auslöser.
- Lege Folgeaktivitäten fest.
In diesem Beispiel ändert sich der Status einer/s Referent·in auf „zugesagt“ ( = Auslöser) und anschließend wird die Aufgabe „Vertrag anfertigen“ einer Person zugewiesen, erhält ein neues Fälligkeitsdatum, erhält eine neue Kategorie und weitere Beteiligte, damit diese automatisch informiert sind.
Du kannst eine Aufgabe auch automatisch einem zweiten Projekt hinzufügen. So kannst du beispielsweise all deine Vorträge und Referent·innen im Projekt „Speaker-Management“ pflegen und zugleich dem Projekt „Marketing und PR“ hinzufügen. So wandern alle relevanten (!) Informationen auch automatisch zu den Kolleg·innen im Marketing und in deren Projekt „Pressemitteilungen“ oder „Social Media Planung“. Ohne irgendwelche manuell von dir getippten E-Mails und überquellenden Postfächern auf beiden Seiten.
So hilft dir der Workflow-Builder beim Erstellen von Regeln in Asana
Der Workflow-Builder ist einfach eine andere Ansicht von Regeln. Du kannst sie wie zuvor beschrieben erstellen und ändern. Oder du setzt dich hin und planst einen komplett automatisierten Prozess und nutzt dabei die Workflow-Ansicht in Asana.
In diesem Beispiel siehst du die gleichen Regeln in der Listen-Ansicht wie in dem Workflow-Builder:
Übrigens: Du kannst Workflows bzw. Regeln auch deinen Vorlagen hinzufügen. Damit diese jemand nutzen kann, musst du ihn zu deinem Projekt hinzufügen. D.h. ich kann dir keine Templates mit automatisierten Regeln zur Verfügung stellen, da beim klassischen Export und Import von csv-Tabellen die Regeln verloren gehen. Zumindest ist das bis heute so. Bei Asana habe ich bereits diesen Verbesserungsvorschlag eingereicht.
Fazit
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