Stell dir mal vor, du wärst mit deinem Projektmanagement den anderen im Boot immer ein Stückchen voraus. Du könntest proaktiv deinen Ausstellern und Sponsoren neue Ideen vorschlagen, statt hinter deren Anfragen hinterherzuhecheln. Wie wäre es, wenn du auch deinen Referent·innen immer eine Nase voraus bist und proaktiv Dinge vorschlägst, die ihre Session und damit dein Event noch besser machen. Vorlagen für Werbebanner, Termine für die Technik-Tests oder einfach nur die „final information“ für deine Speaker·innen. Was auch immer es ist, die Kunst, sein Projekt im Griff zu behalten und sich nicht gestresst zu fühlen, liegt darin, „vor die Welle zu kommen“ und stets den Überblick zu behalten. Damit das möglich ist, musst du fokussiert und effizient arbeiten. Digitale Projektmanagement-Tools wie Asana helfen dir dabei. Wie? Das erfährst du in diesem Beitrag.
1. Bündel alles an einer Stelle
Wie viele Eingänge für Aufgaben, Nachrichten und Inspirationen hast du? E-Mails, Teams- oder Slack, LinkedIn oder andere soziale Netzwerke, Telefonate, Videocalls, Whatsapp oder gar noch mehr? Einer meiner eigenen Produktivitäts-Hacks: Versuche alles, was bei dir eintrifft, in einem Kanal zu bündeln. So weißt du, worauf du dich fokussieren kannst und dass dir nichts durchrutscht.
Mit Asana gelingt dir dieses Bündeln wie folgt:
- E-Mails
Verwandle deine E-Mails in Aufgaben und Kommentare in Asana – ganz ohne Outlook zu verlassen.
Ebenso kannst du deine Gmail E-Mails in Aufgaben umwandeln. - Chat-Nachrichten
Wandle Gespräche direkt in Slack- und MS-Teams in Asana-Aufgaben um. - Filesharing
Füge Dateien aus Dropbox, Box, OneDrive und Google Drive zu deinen Aufgaben hinzu. So sind alle Informationen zu deinem Event an einem Ort. - Formulare
Du brauchst Informationen von außen? Z.B. möchtest du Referent·innen oder Aussteller·innen bitten, bestimmte Formulare und Anhänge, wie Fotos, Logos und Verträge, einzureichen. Dann nutze das integrierte Asana-Formular oder die Wufoo- oder Jotform-Integration und wandle die Einreichungen direkt in Aufgaben um. - Notizen unterwegs eintragen
Hol dir die mobile Version von Asana und trag deine spontanen Gedanken und Ideen sofort ein, statt dir E-Mails zu senden, Papierzettel zu produzieren oder gar alles im Hinterkopf zu behalten.
Du arbeitest in der Tech-Branche? Dann hol auch deine Entwickler-Kolleg·innen ins Boot. Denn Asana lässt sich mit Entwicklungstools wie GitHub, Phabricator oder tray.io verbinden.
Besonders gut gefällt mir die Asana-Integration in meinen Browser. So kann ich spontane Ideen, die ich im Web entdecke, gleich notieren. Ohne irgendwo hinwechseln zu müssen.
Dein Lieblingstool war noch nicht dabei? Asana hat viele Integrationen.
> Liste der Asana-Integrationen
2. Importiere deine „alten“ Projektpläne aus Tabellen
Du stehst noch ganz am Anfang und willst deine Excel-Tabellen in Asana nutzen? Dann importier‘ sie doch, statt sie abzutippen. So hast du schon ganz viel Zeit gespart – einer der beliebten Produktivitäts-Hacks auch für Einsteiger·innen.
Deine individuellen Formatierungen kannst du dann in Asana der neuen Arbeitsweise anpassen.
Importieren ist ganz einfach:
- xls-Datei als csv-Datei speichern
- neues Projekt in Asana starten
- csv-Datei importieren
3. Bulk-Bearbeitung = Massen-Bearbeitung von Aufgaben, Terminen und anderen Details
Du willst oder musst auf einmal viele Details für eine Aufgabe oder für ein Projekt ändern? Z.B. weil sich der zuständige Mitarbeitende geändert hat? Dann nutze die Bulk-Bearbeitung von Asana.
Dafür markierst du einfach mehrere Aufgaben, Termine, Verantwortliche oder ähnliches und änderst sie mit einem einzigen Klick. Fertig.
Einer der Produktivitäts-Hacks, die sich auch woanders anwenden lassen – Bulk-Bearbeitung gibt es in vielen anderen Tools, z.B. in Google-Ads.
4. Nutze Tastenkombinationen und spare Zeit
Einer der Produktivitäts-Hacks, die viele „Maus-Beweg-User“ oft unterschätzen:
Tastenkombinationen sparen unheimlich Zeit. Egal in welchem Programm und an welchem Rechner. Deshalb gibt es auch in Asana die nützlichen Tastenkombinationen. Du findest sie auch, in dem du einzelne Dinge manuell aufrufst und dann dort das Kürzel abliest.
> viele weitere Asana-Shortcuts
5. Dupliziere komplette Aufgaben, statt sie immer wieder anzulegen
Du kannst Projekte kopieren und so dir die Arbeit erleichtern. Aber du kannst in Asana auch Teile deiner Projekte, also Aufgaben kopieren – inklusive aller wichtigen Details. Wähle aus, was für dich sinnvoll ist und kopiere komplette Aufgaben mit wenigen Klicks.
6. Automatisiere ganze Arbeitsprozesse
Mit Regeln kannst du ganze Arbeitsprozesse und -abläufe automatisieren. So sparst du dir diese „zur Info“ E-Mails, in denen du den anderen lediglich sagst, wann sich etwas wie geändert hat. Oder um Andere ins Boot zu holen. Vielleicht auch, weil du an Deadlines erinnern wolltest – was auch immer es ist, lass dir diesen Kleinkram von Asana abnehmen. Die das im Detail funktioniert, erfährst du im Blogbeitrag zeitsparende Regeln und Workflows beim Eventmanagement in Asana.
7. Nutze „Multihoming“ und speicher nichts mehr doppelt und dreifach ab
Kennst du das? Manchmal weiß man einfach nicht, wohin mit einer Datei oder Info. Sie könnte mindestens auf zwei oder drei Stellen auf dem Server abgelegt werden und du würdest gern ein paar Mitstreiter·innen über diese Inhalte informieren. Viele von uns senden dann die Datei per E-Mail an die anderen und legen sie – zur Sicherheit – an zwei oder drei Stellen ab.
Das verbraucht nicht nur wertvolle Ressourcen, sondern auch deine Zeit. Außerdem musst du, wenn sich Dinge in dieser Datei ändern, sie an mehreren Stellen aktualisieren.
Dank „Multihoming“ in Asana gehört diese umständliche Arbeitsweise der Vergangenheit an. Ordne einer Aufgabe einfach ein weiteres Projekt hinzu und mach es an zwei oder gar mehr Stellen verfügbar. So sind alle stets in Echtzeit auf dem neuesten Stand und alles ins nur einmal abgespeichert.
Anwendungsbeispiel:
Das Management deiner Referent·innen läuft im Projekt „Konferenz-Programm“ und daran arbeitet ein·e Projektmanager·in aus dem Event-Team. Zugleich muss aber eure Kommunikationsabteilung wissen, welche neuen Sprecher·innen es gibt und was sie wann wie veröffentlichen dürfen. Füge einfach dem Board der zugesagten Speaker·innen das Projekt „Newsletter und PR“ hinzu und schon sind alle im Bilde.
Fazit
Mit digitalen Projektmanagement-Tools wie Asana kannst du unheimlich viel Zeit sparen. Du musst sie allerdings auch smart nutzen, damit du richtig viel rausholst. Mit diesen 7 Produktivitäts-Hacks bist du auf dem besten Weg.
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