Das Praxisfrühstück ist zurück! Die beliebte MICE-Roadshow, die mit einem interaktiven Frühstückskonzept durch Deutschland, Österreich und die Schweiz tourte und eine treue Community aufbauen konnte, geht online! Die erste der insgesamt drei geplanten Episoden ging am 17. März 2021 auf der Plattform von EventMobi zum Thema „Virtuelle Eventtechnologie: Erweiterte Spielräume oder begrenzte Möglichkeiten?“ über die digitale Bühne. Teil des neuen Formats war die Rubrik „Tee oder Kaffee? – Das Streitgespräch“. Dieses lud zwei Experten zu einem provokanten Statement ein. Bewusst zugespitzt sollten sie je die Pro- und Kontra-Seite einnehmen und den jeweiligen Standpunkt messerscharf auf den Punkt bringen. Das Publikum entschied im Anschluss, welche Haltung mehr überzeugte. Spoiler: Es ist haarscharf ausgegangen.
Darum ging’s beim ersten Praxisfrühstück
Erweitert Eventtechnologie die Gestaltungsspielräume von digitalen Veranstaltungen ins Unendliche? Oder begrenzt sie diese durch unflexible Baukastensysteme und den Fokus auf Klickeffizienz im Netz?
PRO: Eventtechnologie begrenzt die Kreativität von Veranstaltungskonzepten
Julia Rosprich, erfahrene Projekt Managerin bei Avantgarde, brachte folgende, starke Argumente ein:
- Fehlende technische Expertise von Kunden, Planern und Teilnehmern limitiert kreative Konzepte.
- Events sind multisensorische Erlebnisse, die nun auf die Funktionen von Tools reduziert werden.
- Datenschutz-Bedenken im digitalen Raum limitieren die Auswahl von spannenden Tools.
Schauen wir uns die Argumente genauer an:
1. Fehlende technische Expertise
Fehlende technische Expertise von Kunden, Planern und Teilnehmern limitiert kreative Konzepte. Sie führt außerdem in einigen Fällen zu kuriosen Anforderungen und mangelnder Zahlungsbereitschaft, um die Wünsche der Beteiligten mit den zur Verfügung stehenden Mitteln zu realisieren. Das lässt sich unter anderem an folgenden Aspekten und Phänomenen beobachten:
- Unklare Ausschreibungen und Anfragen sowie sich stetig verändernde Wünsche
- Unwissen, dass auch Online-Events einen gewissen Budgetrahmen erfordern
- die Flut an Plattformen und Tools, immer neue Systeme und der Mangel an Übersicht, Testmöglichkeiten und Erfahrungen
- technische Einschränkungen seitens der Firmen (Browser, Firewall,..)
Außerdem bringt sie den berechtigten Punkt ein: Noch immer gibt es mangelnde Kenntnisse bei Nutzern und der Konflikt zwischen den online affinen und den weniger online affinen Beteiligten ist groß. Wunsch und Realität klaffen z.T. deutlich auseinander.
2. Events sind multisensorische Erlebnisse
Allerdings werden sie nun auf die Funktionen von Tools und Features reduziert. So liegt der Fokus mehr auf der Technik und deren Möglichkeiten statt auf der Gestaltung des Events. Dazu kommt: Kostengünstige Event-Plattformen sind häufig hochgradig standardisiert und genügen selten den Anforderungen. Auch dann nicht, wenn das Budget nicht mehr hergibt. Online-Events werden heute häufig auf Plattformen mit Streams, Polls, Votings und Chats reduziert. Damit verbleiben sie in einer Sackgasse der Interaktion.
Die nahtlose Anbindung weiterer Tools und Funktionen ist meist nur eingeschränkt möglich. Denn Schnittstellen sind aufwändig und kostenintensiv. Und so entstehen Medienbrüche und disruptive User Journey mit mehreren Anmeldeverfahren.
3. Limitierung durch Datenschutz-Bedenken
Julia argumentiert, ein großes Problem sind Limitierung durch Datenschutz-Bedenken im digitalen Raum. Denn die interessanten, lebendigen und interaktiven Tools stammen meist aus den USA, Großbritannien oder Asien. Oftmals genügen sie damit nicht den Anforderungen der EU und dem deutschen Datenschutz.
Datenschutz ist schon seit längerem eine Herausforderung. Doch mit der Verlagerung in den virtuellen Raum hat der Bewertungsaufwand weiter zugenommen und bremst dadurch kreative Prozesse stark aus. Außerdem hat das im letzten Jahr gekippte EU-US Privacy Shield die Situation weiter verschärft und fordert seine Tribute. So können viele deutsche Unternehmen und Agenturen viele Plattformen und Tools aktuell nicht nutzen. Es fehlt an ebenbürtigen digitalen Lösungen aus Europa und Deutschland.
Die große Chance, virtuelle Events deutlich stärker zu personalisieren, als es bei analogen Events jemals möglich wäre, ist aktuell nur bedingt geben. Daten können nur durch komplexe, offensichtliche Datenabfragen erfasst werden. Und beim Thema Tracking und Cookies wird die Sachlage nochmals schwieriger.
Ihr technologie-kritisches Fazit:
“Es kommt bei virtuellen Events besonders auf die technologischen Komponenten an – sie sind die Locations von heute. Viele Tools entstammen anderen Bereichen und werden nun für Events modifiziert, doch das gelingt nicht immer. Budgets und DSGVO-Vorschriften schränken häufig gestalterische Freiheiten ein.”
CONTRA: Nicht die Technologie begrenzt die Kreativität – wir selbst setzen uns die Grenzen
Julias Argumente sind schlüssig – keine Frage. Allerdings gibt’s bei jeder Medaille zwei Seiten. Deshalb lauteten meine Argumente:
- Eventtechnologie wird immer mit der User Experience im Blick programmiert – Anbieter wissen, welche Funktionalitäten sinnvoll sind und welche nicht.
- Die Bandbreite der Möglichkeiten passen sich – ähnlich physischer Events – auch digital dem Budget an.
- Technologie kann nahezu endlos miteinander verknüpft und integriert werden.
Neugierig auf meine Argumente im Detail?
1. Eventtechnologie wird auf die User Experience optimiert
Eventtechnologie wird immer mit der User Experience im Blick programmiert. D.h. Anbieter wissen, welche Funktionalitäten sinnvoll sind und welche nicht. Schließlich haben Tech-Anbieter auf ihrer Plattform bereits unzählige Online-Events oder eben früher Präsenzevents durchgeführt. Sie wissen, wie User ticken und was funktioniert. Es hat einen Grund, warum es links die Navigation gibt und warum rechts neben dem Videobild die interaktiven Elemente wie Sessionchat, Umfragen und Co. eingeblendet werden. Wer wissen will, wie Online-Events funktionieren, schaut sich einfach einmal die großen Streamingplattformen an. Allen voran YouTube und Netflix.
Wenn wir uns die genau ansehen, merken wir, dass wir das kreative Potenzial von Online-Events noch gar nicht ausgereizt haben. Ich werde z.B. immer wieder gefragt, wie man Teilnehmer auf dem eigenen Online-Event hält. Zum Beispiel, in dem man wie bei Netflix oder YouTube das nächste Video gleich anteasert. Oder wie bei den Fernsehserien einen Cliffhänger einbaut.
Und wer sagt, online lasse sich kein Geld verdienen, hat noch nicht richtig ins Online-Marketing geschaut. Jeder Podcast, jede TV-Sendung, jedes YouTube-Video wird von Werbung unterbrochen. Das ist erprobte und funktionierende User-Experience.
Nur bei Online-Events gibt es das nicht. Dabei könnten das jeder Standard-Plattform-Anbieter umsetzen. Lediglich uns Eventplanern fehlt der Mut oder die Kreativität, dies tatsächlich umzusetzen. Warum eigentlich?
2. Die Möglichkeiten passen sich kleinen und großen Budgets an
Die Bandbreite der Möglichkeiten bei Online-Events passen sich – ähnlich physischer Events – auch digital dem Budget an.
Wer sich bei Veranstaltungen vor Ort ein Feuerwerk leisten kann, kann auch digital mit eigens programmierten Lösungen “die Puppen tanzen lassen”. Großkonzerne, die früher eine komplette Messehalle gestaltet haben, tun das auch digital. Wer sich mal virtuelle Shows der Big Player ansieht, weiß, was ich meine. Da werden eigene 3D-Welten kreiert, die locker 15.000 Besucher in 3 oder 4 Tagen anlocken. Und nicht nur Besucher, auch reale Geschäfte werden dort angebahnt. Und zwar z. T. zu einem Bruchteil der Kosten eines realen Messeauftrittes.
Wer bei Präsenzveranstaltungen lediglich ein kleines Budget zur Verfügung hat, kann auch online eine eigene Veranstaltung durchführen. Beispielsweise können Veranstalter auf einer bereits vorhandenen Website Links zu ihren Video-Sessions veröffentlichen. So können sie ein Publikum erreichen, das sie offline auf einer großen Veranstaltung vielleicht nie erreicht hätten. Unternehmen mit geringem Budget können nun ebenfalls 500 Teilnehmer in einen einzigen Vortrag locken. Ohne einen Cent mehr für die Raummiete oder die Anreise von Einkäufern und ähnlichen Zielgruppen finanzieren zu müssen.
Wem das zu langweilig ist, der nutzt kreative Plattformen wie wonder.me, spatial, SaySom oder trember. Von solchen Plattformen gibt es nahezu täglich neue Anbieter. Die kann man als Stand-Alone-Lösung verwenden oder so wie es EventMobi beim Praxisfrühstück auch tut, in die eigene Plattform integrieren.
3. Technologie kann nahezu endlos miteinander verknüpft und integriert werden
Viele internationale Anbieter setzen auf den europäischen Markt und nehmen DSGVO sehr Ernst. Ein Tool kann zum Beispiel auch DSGVO-konform sein, wenn sich der Server nicht in der EU befindet. Und es muss nicht immer das komplexe Tool aus den USA sein – bei der Vielfalt am Markt kann man als Planer die Technologie einfach miteinander verknüpfen und integrieren lassen.
Und zur Kreativität und dem Funktionsumfang: Entweder wir als Eventplaner suchen uns eine Technologie, die unsere Wünsche bereits umsetzen kann oder wir nutzen unsere Kreativität.
Beispiel: Gamification.
Die Einbindung spielerischer Elemente, damit die Teilnehmer länger dabei bleiben. Das gibt’s auf Plattformen als fix & fertiges Konzept, z.B. bei EventMobi. Wer das nicht hat, kann Spielelemente trotzdem umsetzen. Z.B. indem der Moderator einen Gewinncode am Ende der Session verkündet. Anschließend senden die Teilnehmer diesen per E-Mail an den Veranstalter. Oder stellen ihn in den Chat. Ausgelost wird dann entweder mit einem Tool wie “Random Wheel Picker” oder klassisch wie früher per Hand gezogen. Es liegt also überhaupt nicht an den Tools. Es liegt an uns und unserer Kreativität, was wir umsetzen wollen.
So könnte ich weitermachen. Egal ob es sich um Gamification, ein Online-Fotomosaik oder um Leadgenerierung handelt. Alles lässt sich lösen. Mit kompletten Plattformen oder mit einem Tool-Mix und mit der gehörigen Portion Kreativität.
Mein technologie-enthusiastisches Fazit:
“Wer Technologie als Kreativitätskiller empfindet hat nur nicht kreativ genug gedacht. Ob Networking, Leadgenerierung oder Interaktionen – Event-IT unterstützt und ermöglicht das, was Sie als Planer sich zuvor ausgedacht haben. Egal was Ihre Plattform zulässt oder wie groß Ihr Budget ist.”
So ging das Praxisfrühstück aus:
Beide Positionen des Streitgesprächs waren legitim und wurden schlüssig vorgetragen. Die Teilnehmer des Praxisfrühstücks haben live entschieden, welche Position sie mehr überzeugte. Und wie bereits angeteasert: Das Ergebnis war denkbar knapp – und spiegelt sicherlich den innerlichen Konflikt vieler Eventplaner wider. Virtuelle Eventtechnologie macht neugierig und Spaß – stellt viele Eventplaner aber auch vor neue Herausforderungen.
Die Versöhnung beim Online-Netzwerken
EventMobi lud anschließend alle Experten und Teilnehmer zum Online-Netzwerken ins virtuelle Kaffeehaus ein – und natürlich auch zur Versöhnung der beiden Protagonistinnen.
Einladung zur zweiten Runde des Praxisfrühstücks
Die 2. Episode des Praxisfrühstücks findet am 5. Mai 2021 statt. Dieses Mal zum Thema „Ein Jahr virtuelle Veranstaltungen: Hot Shit oder kalter Kaffee?“. Die These zum Streitgespräch lautet: „Menschliche Nähe braucht echte Räume.“
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