Wie sieht eigentlich die optimale Eventplanung aus? Wann solltest du mit dem Marketing für die Teilnehmenden beginnen und wann ist ein guter Moment für die Akquise der Sponsoren oder Aussteller? Wann muss das Programm feststehen? Fragen über Fragen. Hier kommt eine optimale Timeline vor allem mit Blick auf Sales und Marketing – auch wenn sie sich in der Praxis so nicht immer umsetzen lässt.
Diese Timeline für eine Eventplanung ist ideal für dich, wenn du jährlich wiederkehrende Veranstaltungen wie Jahreskongresse oder Messen organisierst. Je kleiner deine Veranstaltung ist, desto geringer kann der Vorlauf sein.
Aber Achtung: Nur weil deine Teilnehmenden sehr kurzfristig buchen, heißt das nicht, dass sie dich ebenso kurzfristig "auf dem Schirm haben" sollten. Es wäre doch mega ärgerlich, wenn potenzielle Teilnehmende nicht bei dir buchen, weil sie kurz davor ihren Urlaub geplant oder eine Einladung zu einem anderen wichtigen Termin erhalten haben. Hätten sie dein Event fest im Kalender eingeplant, würden sie ihre kommenden Pläne danach ausrichten können.
Und auch für die Aussteller und Sponsoren gilt: Jahres-Budgetplanungen finden oftmals am Ende eines Kalenderjahres statt. Landet dein Angebot erst im Sommer für eine Herbstveranstaltung auf dem Tisch der Entscheider·innen, kann schon das das AUS sein.
Beginne deine Eventplanung daher frühzeitig. Es kann fast kein "zu früh" geben – auch wenn es sich für dich ungewohnt anfühlen mag.
Ob du erstmals mit einem Event startest oder eine jährlich wiederkehrende Veranstaltung erneut organisierst, starte so früh wie möglich und lass dir die Option offen, im laufenden Prozess noch Änderungen vornehmen zu können.
Bedenke jedoch: Jede Planänderung wird in der nächsten Stufe ungefähr den 10fachen Arbeitsaufwand verursachen - verglichen mit dem Aufwand den es dich gleich zu Beginn kosten würde.
Daher sollte dein Grobkonzept bereits ungefähr 15 Monate vor dem Eventstart feststehen.
Und damit auch für die wichtigsten Dienstleister·innen rund um dein Event. Nur so kannst du die groben Eckpfeiler rechtzeitig planen und dein Budget zuverlässig kalkulieren.
Nun kannst du auch mit der Produktion von Verkaufsunterlagen für Sponsoren und ausstellende Unternehmen ebenso wie für Frühbucher·innen beginnen.
Ein Jahr vor dem Event ist ein guter Zeitpunkt, um mit dem Sales und dem Teilnehmenden-Marketing zu beginnen. Warum?
Hast du ein jährlich wiederkehrendes Event, dann sind jetzt die Emotionen hoch. Dein Event findet gerade statt und wenn du es einigermaßen gut umgesetzt hast, sind Aussteller·innen und Teilnehmer·innen genau JETZT heiß auf die nächste Veranstaltung. Nutze diesen Moment für dich und biete ihnen attraktive Wiederbuchungsoptionen an, z.B. den gleichen Standpreis oder extrem vergünstigte Ticketpreise für Early Birds.
Findet dein Event erstmalig statt, sind 12 Monate auch für die neubuchenden Unternehmen eine gute Idee. Schließlich dauern Entscheidungsprozesse in Unternehmen zum Teil sehr lange. Und bis potenzielle Teilnehmende sich für dein Event entscheiden, musst du sie im Normalfall mehrfach - man sagt im Internet mindestens 7x - kontaktieren. Damit du überhaupt diese Zeit und Geduld aufbringen kannst, musst du mit deinen Sales-Angeboten früh raus.
Auch wenn noch vieles unklar ist, veröffentliche das, was du hast, um den interessierten Unternehmen und Teilnehmenden zu zeigen, in welche Richtung sich das Event entwickelt. Erste Keynote-Speaker·innen, Themenbereiche sowie erste Medienpartner oder Aussteller sollten nun feststehen.
So kannst du auch immer argumentieren "Schau mal, XYZ ist auch schon dabei, buch' doch du auch.".
Jetzt ist außerdem der perfekte Zeitpunkt, um die Masse der Medienpartner einzusammeln und die erste Pressemitteilung zu veröffentlichen. Denn jetzt hast du ja schon konkrete Informationen zu deiner Veranstaltung.
Jetzt heißt es Gas geben. Intensiviere sämtliche Aktivitäten rund um dein Event-Marketing sowie den Verkauf von Sponsoring- und Ausstellerpaketen.
6 Monate vor dem Event ist auch ein guter Zeitpunkt für die nächste Preisstaffel im Verkauf von Tickets.
Aussteller sollten - damit sie von all deinen Werbemaßnahmen rund um das Event optimal profitieren - jetzt ihre Buchung abschließen. Vor allem auch die neuen Aussteller, denn es dauert eine Weile bis sie all deine Vorgaben und Fristen verstanden haben und tatsächlich mit der Planung beginnen.
Damit du dein Teilnehmenden-Marketing ankurbeln kannst, brauchst du jetzt ein deutlich besser gefülltes Programm. D.h. die Person, die in deinem Team fürs Management der Speaker·innen zuständig ist, sollte jetzt auf Hochtouren laufen und Zusagen am laufenden Band produzieren.
Für potenzielle Speaker·innen ist zudem eine Anfrage 6 Monate vorm Event oft noch ausreichend. Richtig gefragte Personen solltet ihr natürlich noch eher kontaktieren. Doch die Vielzahl der Speaker·innen hat 6 Monate vorher oft noch einen freien Slot im Kalender und kann jetzt auch ganz entspannt ihr Foto, den Titel und die Beschreibung für eine Session liefern.
Nun ist ein guter Moment, dein Programm weiter zu befüllen um mit den meisten Dienstleistern die konkreteren Details zu besprechen. Letzteres ist mehr so ein laufender Prozess und beginnt natürlich schon mit der Erstanfrage in der Location, beim Caterer und bei allen anderen Auftragspartnern.
3 Monate vor dem Event könntest du die nächste Preisstaffel für Event-Tickets zünden. Das ist noch einmal ein schöner Anreiz für alle, die bisher noch nicht gebucht haben.
Für Aussteller oder Sponsoren, die noch nicht unterschrieben haben, wird nun langsam die Zeit knapp. Sie profitieren häufig nicht mehr von allen Gegenleistungen, z.B. Logoveröffentlichung im Vorprogramm oder auf Anzeigen oder Nennung in Pressemitteilungen. Daher verhandeln sie ab diesem Moment auch sehr gern über die Paketpreise. Mein Tipp: Vergib keine Rabatte. Aus dieser Abwärtspreisspirale kommst du nicht mehr raus.
Ungefähr jetzt kannst du auch die erste Einladung zur Pressekonferenz versenden. Reminder können dann circa einen Monat vorher folgen.
Nun wird's immer konkreter. Besprich mit allen Dienstleister·innen die immer konkreter werdenden Planungen und gib aktualisierte Zahlen für die erwarteten Teilnehmer·innen durch.
Fülle jetzt alle Lücken: Im Standplan, im Programm, bei den Anmeldungen der Journalist·innen für die Pressekonferenz, bei den Hostessen oder anderen Dienstleister·innen, die du für dein Event benötigst.
Spätestens jetzt solltest du auch an die Produktion der Werbeunterlagen fürs kommende Jahr denken. Also an deine Aussteller-Angebote und an einen Anmeldeprozess für die Frühbuchenden des nächsten Events.
Vorrangig geht es nun darum, das aktuelle Event bestmöglich über die Bühne zu kriegen. Aber du solltest auch schon jetzt das kommende Event bewerben. Und zwar nicht erst beim Verlassen der Location, sondern ganz proaktiv während der Veranstaltung.
Deine Sales-Mitarbeiter·innen können dafür jetzt schon die Aussteller fürs kommende Jahr ansprechen. Entweder sie gehen dafür von Stand zu Stand oder machen die Angebote an einem eigenen "Prebooking-Stand" sichtbar.
Auch deine Teilnehmenden solltest du während der Veranstaltung ansprechen. Am besten während einer wichtigen Session, in der alle Personen in einem Saal anwesend sind. Zeigst du nun eine tolle Präsentation und bietest ein super Special-Angebot (das nur vor Ort gilt), sind dir die ersten Wiederbuchungen sicher. Einfacher geht Rebooking nicht.
Feedback hast du im Idealfall schon vor Ort eingeholt. Frage dennoch in den ein bis zwei Wochen nach deinem Event aktiv nach Feedback – am besten mit Feedbackbögen.
Außerdem ist nun ein guter Moment für den Versand von Bildern oder Bildergalerien und Videoaufzeichnungen. Liefere dies am besten so schnell wie möglich, denn jeder weitere Tag kostet dich bzw. deine Teilnehmenden abnehmende emotionale Bindung an dein Event.
Nun kannst du fürs Folgeevent auch die nächste Preisstaffel zünden und vom "Vor-Ort-Super-Special-Preis" auf einen Early-Bird-Preis wechseln.
Fazit
Mit einer durchdachten Timeline für deine Sales- und Marketingaktivitäten kannst du deutlich mehr Tickets und Stände verkaufen, als wenn du den Terminen hinterherhetzt. Auch deine Speaker·innen und Aussteller können so wesentlich besser dein Event einplanen – terminlich und budgetär.
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