Online Terminplaner: So sparst du Zeit bei allen Termin-Abstimmungen

Online Terminplaner reduzieren das Hin und Her bei der Planung von Terminen. Frag einfach nie wieder: „Wann passt es Ihnen?“ Dank eines Online Terminplaners sind deine freien Termine für andere einsehbar. Wollen sie sich mit dir telefonisch, per Videocall oder persönlich treffen, wählen sie einfach einen Termin, der auch ihnen passt. Dank dieser Online Terminplaner sparst du viel Zeit bei Termin-Abstimmungen. Du kannst diese Online Terminplaner auch nutzen, um Probeläufe mit Referenten zu vereinbaren. Oder um Termine mit Freelancern in deinem Team schnell und einfach zu planen. Darüber hinaus sind diese Online Terminplaner gerade für Demotermine o.ä. ein weiterer Schritt in Richtung Marketing Automation – sie konvertieren einfach gut und schnell.

Online Terminplaner haben viele Vorteile

• dein Kunde muss dir keine Terminanfrage mehr per E-Mail senden,
• auch muss er dich nicht mehr nur für einen Termin anrufen oder es gar mehrfach umsonst versuchen,
• du musst nicht extra deinen Terminkalender nach einem freien Termin durchsuchen,
• Ping-Pong-E-Mails mit alternativen Vorschlägen fallen vollkommen weg,
• du kannst dich deinen einkommensproduzierenden Aktivitäten voll und ganz widmen,
• Abstimmungen über Dritte, z.B. Assistenten, entfallen – bestenfalls auf beiden Seiten,
• bist du auf einer Site Inspection oder einer anderen Veranstaltung können deine Kunden trotzdem freie Termine mit dir buchen,
• du kannst Testläufe mit Referenten über solch ein Tool laufen lassen,
• die Termine für das Standpersonal auf einer Messe kannst du darüber ebenfalls koordinieren,
• Bewerbungsgespräche effizienter vereinbaren,
• kannst ganz einfach Online-Kurse oder Beratungssessions darüber verkaufen,
• Beratungstermine mit Weiterbildungsinteressenten oder Studenten darüber abwickeln,
• du signalisierst deinen Kunden, dass deine Ressourcen wertvoll sind,
• dein Gegenüber kann den Termin auch bequem außerhalb deiner Bürozeiten wieder absagen
• und vieles mehr.

Solche online Terminplaner kannst du sowohl für die Organisation deiner Büroarbeit nutzen als auch auf deinen Veranstaltungen. Dabei ist es egal, ob du dort Eventveranstalter oder Aussteller bist. Die Terminkalender der Menschen auf Events sind meistens sehr gut gefüllt. Willst du steuern, mit wem du wann sprichst, setze doch einmal einen der folgenden online Terminplaner auf deinem nächsten Event(besuch) ein.

Hättest du’s gedacht? Bis ein Termin vereinbart sind, braucht es im Schnitt 10 E-Mails á 2 Minuten. Das sind umgerechnet 33 Euro entgangener Umsatz. 

Acuity Scheduling

Dieser online Terminplaner kann eine ganze Menge. Du kannst zum Beispiel das Design individuell anpassen und den Planer direkt in deine Website einbinden. Das Tool informiert dich automatisch, wenn jemand einen Termin mit dir gebucht hat. Außerdem kannst du diese Termine in deinen bereits vorhandenen Kalender automatisch eintragen lassen. Zum Beispiel bei Google, Outlook, iCloud oder Office 365. Acuity Sceduling* ist in der Basisversion kostenfrei und als App verfügbar. Achte beim Set-up darauf, dass du spätestens nach Ablauf der Testphase von 30 Tagen die richtige Version auswählst. Acuity Scheduling gibt’s ab 14 $/Monat.

8 Features und Merkmale von Acuity Scheduling:

• Synchronisiere deine Kalender
  und lasse dir Benachrichtigungen zu neuen Buchungen senden.
• Akzeptiere Online-Zahlungen
  über Integrationen mit Stripe, Square oder PayPal.
• Biete mehr als nur Termine an,
  z. B. Geschenkgutscheine, Paketangebote, Mitgliedschaften oder Gruppenkurse.
• Gewissheit,
  dass Kundendaten privat und gemäß DSGVO-Vorgaben geschützt sind.
• Minimiere No Shows
  dank der personalisierten Erinnerungen für deine Kunden per E-Mail oder SMS.
• Triff deine Kunden auch online
  dank der Videokonferenz-Integrationen, z.B. Zoom, Google Meet, Join.me, GoToMeeting.
• Teile deinen Kalender
  über Facebook, Instagram, E-Mail oder deine Website.
• Pass Acuity Scheduling auf deine CI an.

Appoinda

Von Appoinda erhältst du eine individualisierbare Buchungsseite, kannst Zahlungen akzeptieren und deine Mitarbeiter·innen erhalten einen eigenen Zugang zu ihrem Account. Appoinda kannst du mit Zoom und Google Meet verknüpfen, damit Online-Meetings gleich einen individualisierten Videcall-Code haben. Du kannst diesen Online-Terminplaner für 7 Tage kostenfrei testen. Die Basisversion gibt es für 10 Dollar im Monat und beinhaltet:

• 150 Kund·innen
• 5 Kolleg·innen
• 20 Services
• 4 Termine
• Online-Zahlungen
• Zoom, Google Meet
• Google Kalender Synchronisation

Appointlet

Auch Appointlet stellt sicher, dass deine Termine nicht doppelt gebucht werden und kann sich daher mit deinen Kalendern bei Google oder Office 365 synchronisieren. Außerdem kannst du eine Maximalzahl an Meetings mit dir an einem Tag festlegen und du kannst mit integrierten Formularen mehr über den Anfragenden erfahren. Apropos synchronisieren: Dank Webhooks und Zapier Integration, kannst du auch Daten mit Salesforce, Zoho CRM, GoToMeeting, MailChimp und vielen anderen abgleichen. Wie schon beim online Terminplaner zuvor kannst du die Kalenderansicht und die Bestätigungs-E-Mails dem Look & Feel deiner Events anpassen.

Darüber hinaus kannst du Pausen zwischen den Terminen einrichten und sogar last minute Terminanfragen deaktivieren. Außerdem hilft dir Appointlet, No Shows zu reduzieren und sendet automatisch Bestätigungen und Erinnerungen an deine Kunden. Du kannst eine Zahlungsfunktion einbinden und so Beratungstermine effizient verkaufen ebenso wie Online-Videokonferenz-Tools wie Zoom, WebEx, Google Meet und weitere integrieren. Appointlet ist in deutscher Sprache und für Desktops sowie für alle mobilen Endgeräte verfügbar. Viele der Funktionen von Appointlet* sind in der kostenfreien Basisversion enthalten.

Calendly

Ein Klassiker unter den Online Terminplanern: Calendly. Du kannst das Tool mit deinem vorhandenen Kalender in Google, in Microsoft oder bei Apple verbinden und so nur die Buchungen zulassen, bei denen du verfügbar bist bzw. sein willst. Das funktioniert im „Essentials“-Plan sogar für bis zu 6 unterschiedliche Kalender. D.h. so kombinierst du die privaten udn beruflichen Termine sehr elegant. Darüber hinaus kannst du grundsätzliche Verfügbarkeiten festlegen, z.B. werktags von 8 bis 12 und von 13 bis 17 Uhr. Gruppenmeetings, z.B. für Kundentermine mit mehreren Personen aus eurem Hause, kannst du ebenso terminieren wie Umfragen gestalten, wann der beste Zeitpunkt für alle Beteiligten wäre. Die Meetings können z.B. 15, 30 oder 60 Minuten dauern. Mit den festlegbaren und anpassbaren Meeting-Zeiten kannst du auch unterschiedliche Meeting-Slots vergeben oder verkaufen. Z.B. 15 min für eine kurze Nachfrage oder 60 min für eine ausführliche Demo oder Beratung. Apropos Beratung: Du kannst Zahlungsanbieter integrieren und so tatsächlich Beratungstermine und -calls verkaufen. Den Link von Calendly zu deinem Kalender kannst du überall einfügen, wo du möchtest – in deine Website oder deine E-Mails. Auch Meeting-Polls, zur Abstimmung über den passenden Termin für mehrere Personen bietet Calendly. Zusätzlich erleichtern dir die Workflows von calendly die Vor- und Nachbereitung deiner Termine, z.B. mit Remindern oder durch Feedbackbögen. Außerdem sind die Routing-Formulare sehr hilfreich, wenn du Leads an unterschiedliche Kollegen bzw. Kalender von ihnen weiterleiten willst. Du kannst Calendly mit Videokonferenz-Tools wie WebEx, Zoom, Google Meet, MS Teams, GoToMeeting & GoToConnect oder JoinMe sowie mit dem Schnittstellen-Konfigurator Zapier verbinden. Für Einzeluser gibt’s Calendly als Gratisversion mit eingeschränkten Funktionen.

siehe auch: Calendly – neue Features für den Online-Terminplaner

Calenso

Mit dem online Terminplaner von Calenso kannst du die Termine für die ersten 100 Buchungen kostenfrei verwalten. Auch dieses Tool ist in nur wenigen Minuten eingerichtet, einsatzbereit. Und es beinhaltet neben Termin- auch Kurs- oder Veranstaltungsbuchungen. Daher kannst du hier ebenfalls Kundendaten verwalten. Darüber hinaus kannst du dieses Tool in deine Website, Facebook, Instagram, WordPress & vielem mehr integrieren. Welche Termine möchtest du vereinbaren? Mit Calenso kannst du Einzeltermine, Gruppenbuchungen und sogar Ressourcen wie Räume, Fahrzeuge, Parkplätze etc. verwalten.

Das Tool berechnet die freien Termine durch einen Abgleich von mehreren Kalendern. Besonders praktisch: Du kannst für deine Mitarbeiter mehrere externe oder private Kalender verbinden. Somit müssen deine Kollegen nicht auf ein neues System umstellen, sondern können wie bisher ihre Termine in ihrem Kalender eintragen. Überbuchungen und Überschneidungen von privaten und geschäftlichen Terminen gehören so der Vergangenheit an.

Außerdem erinnert der Online Terminplaner von Calenso deine Kunden an bevorstehende Termine. Weitere intelligente und automatische Funktionen wie Smart Actions oder die Bezahlfunktionen bieten dir eine breite Funktionspalette in fünf Sprachen. Du kannst Calenso mit Videokonferenz-Tools wie Zoom, Microsoft Teams, Cisco WebEx, Google Meet, GoToMeeting sowie Unblu Co-Browsing verbinden. Das Jahresabo für Calenso gibt’s ab 25,- €/Monat. Firmensitz ist des Unternehmens Braincept ist Sempach Station, Schweiz.

Doodle Calender

Möchtest du nur im Einzelfall einen Termin mit mehreren Personen abstimmen, ist das allseits bekannte und beliebte Tool Doodle für dich bestimmt das Richtige.  Darüber hinaus bietet Doodle auch ein Abstimmungstool mit dem Namen Doodle Calender an. Hier kannst du den Namen deines Events an die Doodle-URL anhängen. Oder in der Premiumversion sogar eine eigene URL bestellen und das Design anpassen. Dann kannst du auch wieder die 1:1 Termin-Vereinbarungsfunktion nutzen. Inzwischen gibt’s eine Zoom-Integration für Doodle. Das StarterPaket gibt’s ab 6,95 $/Monat. Natürlich kannst du dieses Tool auch kostenfrei testen. Firmensitz ist Zürich, Schweiz.

Hubspot-Meetings

Mit dem umfangreichen Tool von Hubspot kannst du über die Funktion „Meetings“ Termine online managen. Du kannst deine Verfügbarkeiten festlegen, die Terminlängen bestimmen sowie das Meeting-Formular ein wenig an euer Design anpassen. Bestätigungsmails sowie Erinnerungen an deine Kunden gehören ebenso zum Funktionsumfang der einfachen Version von „Meetings“. Mit dem Paket „Starter Sales Hub“ kannst du bis zu 1.000 Meetings durchführen, inklusive Team-Meeting-Link sowie weiterer Brandingoptionen. Die Funktion in der Gratisversion lohnt sich auf jeden Fall für alle, die Hubspot bereits nutzen.

TidyCal

Bei dem Online-Terminkalender TidyCal kannst du in der Freeversion bereits drei verschiedene Meeting-Typen nutzen, z.B. 15-, 30- und 60-minütige Termine. Diese kannst du in verschiedenen sozialen Medien teilen oder auch in deine Website einbetten. Außerdem kannst du den Kalender mit deinem Google-Kalender, dem Microsoft-Office-Kalender oder auch mit dem Apple-Kalender verbinden. Hier jedoch kannst du in der Gratisversion nur einen Kalender auswählen. Das wäre für mich zu wenig, weil ich verschiedene Termin-Arten in meinem Kalender pflege. D.h. man könnte mich zu Zeiten buchen, zu denen ich bereits andere Termine eingetragen habe. Willst du Zoom-Calls oder PayPal in deinen Online-Terminkalender integrieren, brauchst du bei TidyCal dafür ein Upgrade.

Übrigens gibt’s via Appsumo TidyCal oft im Sonderangebot – so wie vieles bei Appsumo. Schau mal rein.

Timify

Ein weiteres deutschsprachiges Tool für deine Terminvergabe. Auch kostenpflichtige Termine kannst du hier einstellen, denn eine online Zahlungslösung ist ebenfalls integriert. Damit eignet es sich auch explizit für die Buchung von Seminaren, Kursen, Workshops und anderen Events. Daher kannst du auch über deren kostenfreies CRM-Tool Kundendaten hochladen und verwalten. Nutzt du das Tool so intensiv, wird dir auch gleich ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung bereitgestellt.

Timify ermöglicht dir die Planung von unbegrenzt vielen Terminen und Benutzern. Natürlich musst du dafür auch hier zuvor deine Arbeits- und Buchungszeiten definieren. Darüber hinaus kannst du diesen Kalender in deine Website und auf Facebook integrieren. Diese Videokonferenz-Tools kannst du mit Timify verbinden: MeetMe, Zoom, GoToMeeting und MS Teams. So wie schon bei den anderen Tools zuvor sendet dieser online Terminplaner für dich Bestätigungen und Reminder an deine Kunden. Und du kannst Pufferzeiten einstellen, genauso wie die maximale und die minimale Vorlaufzeit einer Terminvereinbarung. Außerdem können deine Kunden selbständig Termine verschieben. Der in der Basisversion kostenfreie online Terminplaner ist ebenfalls für deinen Desktop, Tablet oder dein Smartphone verfügbar. Firmensitz von Timify ist München.

Workhub Scheduling

Mit dem Online-Terminplaner von Workhub Scheduling kannst du vieles von dem umsetzen, was die anderen auch können. Allerdings kannst du hier sogar den Kalender bzw. die Terminanfragen für dein Team managen. Ein echter Zeitgewinn für alle, die mehr als ein 1:1 Termin vereinbaren wollen. 

Mit Workhub Scheduling kannst du 

• andere Kalender synchronisieren – z.B. Google oder Outlook,
• deinen Kalenderlink teilen und auf der Website einbinden – dafür kannst du auch öffentliche Kalender oder Kalendergruppen kreieren,
• deine Verfügbarkeiten grundsätzlich definieren,
• Reminder an die Termine individualisieren,
• Termine verschieben oder absagen (lassen),
• einen Videolink von Teams oder Skype automatisch in jede Termin-Buchung einfügen lassen.

Workhub Scheduling gibt’s auf deren Website via „getbravo.io“ ab 39,- €/Monat oder via AppSumo zu meist unschlagbar günstigen Preisen – derzeit für 19 $ als Einmalzahlung („One time purchase“). 

Fazit

Es gibt viele spannende Lösungen für eine schnelle Terminvereinbarung. So sparst du viel Zeit und kannst nebenbei auch besser die Termindauer planen als auch schon Beratungszeit o.ä. Services verkaufen. 

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