No Shows – 21 Praxistipps, wie du sie reduzierst

No Shows, also Gäste die einfach nicht erscheinen, sind mega ärgerlich. Das kostet Geld und kann zum Teil richtig doof aussehen, wenn du zu viele leere Stühle oder Flächen auf deinem Event hast. Aber wie bringst du die Leute dazu, nicht einfach fernzubleiben? Komplett wird's dir vermutlich nicht gelingen. Aber du kannst es deutlich reduzieren – mit diesen Tipps.

1) Was nichts kostet, ist nichts wert

Packe an deine Eventangebote ein Preisschild, um No Shows zu reduzieren.

Vor allem dann, wenn es Bestandteile eines Gesamt-Events sind, die durchaus bepreist werden können. Darunter fallen vor allem die Abendveranstaltungen vor oder während des Events, die gern aus einem Servicegedanken heraus oder im Rahmen eines Komplettpakets kostenfrei angeboten werden. Mach' das nicht – wenn du kannst. 

Bepreise auch Get-together Veranstaltungen oder Gala-Abende oder ähnliches. Es muss dabei nicht einmal ein hoher Betrag oder kostendeckend sein. Es geht einfach nur darum, dass die sich anmeldenden Personen merken, dass dieses Event einen Wert hat. Dabei darf es ruhig ein wenig wehtun, wenn sie es selbst einfach ausfallen lassen. Wer wirft schon gern 20 Euro weg? Eben!

2) Verknappe dein Kontingent

Wieder geht es darum, den Wert deines Events oder deines Event-Parts zu steigern. Denn was unendlich verfügbar ist, erscheint vielen Menschen wertlos. Knappe Güter hingegen werden als wertvoll wahrgenommen.

Wie du dein Kontingent verknappen kannst, um No Shows zu reduzieren? So zum Beispiel:

• Setze ein festes Kontingent, z.B. 200 Plätze, für das Event fest und zähle mit jedem Ticketverkauf runter. Je näher du dem Ausverkauf kommst, umso beliebter werden die Tickets außerdem.
• Bestimme einen Buchungsschluss, z.B. 10 Tage vor dem Event. So hast du ein "Druckmittel" und einen Kommunikationsanlass für Mailings oder Social-Media-Beiträge.

3. Erinnere mehrmals an das Event

Manche Event-Veranstalter·innen senden mir gar keine Erinnerungen. 😱 Viele andere hingegen, erinnern fleißig und das ist auch gut so.

Wie schnell vergisst man in der Hektik des Alltags, dass man etwas gebucht oder zugesagt hat. Ja, auch bei Präsenzevents kann das vorkommen. Vor allem, wenn man dafür nicht extra ein Hotel oder eine Reise buchen muss. "Ach gott, ich wollt ja morgen zu dem Event gehen. Aber das passt mir jetzt gar nicht mehr in den Kram." Vermeide solche Gedanken bei deinen Teilnehmenden und erinnere sie mehrmals an dein Event. Je nachdem ob es in Präsenz oder online stattfindet, sind die Fristen ein wenig anders. Gute Erfahrungen habe ich mit diesen Erinnerungen gemacht.

Du kannst ganz konkret fragen:

• Planst du, noch zum Event zu kommen?
• Hast du schon deine Unterkunft gebucht?
• Brauchst du Support bei der Anreise oder irgendeiner Art der Event-Vorbereitung?

4. Erweiterte deine Kommunikationskanäle

Setz' nicht nur auf Mailings. Nutze stattdessen verschiedene Kommunikationskanäle, wie z. B. Social Media oder Whatsapp, um die Teilnehmenden regelmäßig zu erreichen und sie an das Event zu erinnern.

5. Binde auch Influencer ein

Arbeite mit Influencern oder Branchenexperten zusammen, um die Glaubwürdigkeit und Attraktivität deines Events zu steigern. Durch ihre Unterstützung kannst du eine größere Reichweite erzielen und das Interesse potenzieller Teilnehmender wecken.

6. Bring dein Event in den Kalender der angemeldeten Personen

Neben der Erinnerung per E-Mail kannst du auch dafür sorgen, dass deine angemeldeten Gäste sich das Event in ihren eigenen Kalender eintragen. Biete diesen Service am besten schon auf der Landingpage für dein Event an. So können es sich auch jene herunterladen oder eintragen, die noch überlegen, ob sie kommen wollen.

Tipp: So kannst du Kalendereinträge für unterschiedliche Dienste erstellen

7. Gestalte deine Event-Einladungen interaktiv

Das kannst du zum Beispiel durch die Einbindung von Umfragen oder Quizfragen umsetzen. Dies erhöht die Beteiligung der Gäste und kann dazu beitragen, ihr Interesse und ihre Verbindlichkeit zu steigern und damit die No-Show-Rate verringern.

Personalisierte Kommunikation: Stelle sicher, dass die Kommunikation mit den Teilnehmenden persönlich und individuell ist. Verwende ihren Namen und gehe auf ihre spezifischen Interessen ein, um eine stärkere Bindung zum Event zu schaffen.

8. Belohne diejenigen, die pünktliche erscheinen

Überlege dir Anreize für Gäste, die pünktlich und tatsächlich zum Event erscheinen, wie z. B. einen Rabatt auf zukünftige Veranstaltungen oder die Teilnahme an einer exklusiven Verlosung. Du kannst auch für diejenigen, die früh beim Check-in weitere Incentives ausloben, z.B. besondere Plätze, Give-Aways, Gutscheine oder exklusives Material.

9. Baue eine Online-Community rund um dein Event auf

Baue eine Community auf, in der sich die Teilnehmenden vorab kennenlernen und austauschen können. Dies kann dazu beitragen, ein Gefühl der Verpflichtung gegenüber der Community zu schaffen und die Wahrscheinlichkeit eines No-Shows verringern.

10. Analysiere deine No-Shows

Schau dir deine Event-Daten genauer an. Lässt sich dort ablesen, wer besonders häufig einfach nicht erscheint? Gibt es Muster? Eine bestimmte Gruppe? Sind es besonders frühe oder kurzfristige Zusagen, die nicht erscheinen? Oder jene, die kostenfrei eingeladen wurden? Kamen sie über eine bestimmte Marketing-Kampagne? Wenn du es herausfinden kannst, trenne dich von dieser Gruppe in deinem Event-Marketing und investiere in diejenigen, die kommen.

11. Prüfe das Verhalten in deinem Mailing-Verteiler

Apropos Daten: Schaust du regelmäßig in die Öffnungs- und Clickraten deiner Mailings? Wenn jemand deine E-Mails eine Weile lang nicht öffnet, solltest du genauer hinsehen und aktiv werden. 

Wie? Zum Beispiel indem du mit deiner Marketing-Software automatische Auslöser für die erneute Kontaktaufnahme einrichtest. Du kannst z.B. Workflows erstellen und fragen, ob die Person noch kommt oder schon ein Hotel gebucht hat. 

12. Erstelle Wartelisten oder überbuche basierend auf der No-Show-Quote

Wenn du weißt, wie hoch die No-Show-Quote für dein Event oder bestimmte Sessions ist, kannst du diese überbuchen. Aber Achtung: Eine Überbuchung kann bei großen Veranstaltungen gefährlich sein.

Sicherer fährst du, indem du für größere Veranstaltungen eine Warteliste anlegst und dann proaktiv mit den Teilnehmenden kommunizierst, um Plätze freizumachen.

13. Wandle "vielleicht"-Antworten in "Absagen" um

Es gibt Eventplaner·innen, die fragen "ja", "nein" oder "vielleicht" bei ihren Einladungen ab. Diese vielleicht-Antworten musst du in eine verbindliche Antwort umwandeln.

Bitte sie, ihre Antwort auf die Frage, ob sie kommen wollen, in ein Nein zu ändern, wenn sie sich weiterhin unsicher sind. Du kannst ihnen mitteilen, dass die Leute auf der Warteliste ihren Platz einnehmen wollen. 

Bei den Formulierungen solcher Aufforderungen, solltest du mit Fingerspitzengefühl vorgehen, damit du niemanden verschreckst.

14. Ermögliche den Check-in vor dem Event

Hast du schon einmal vor Ankunft am Flughafen in deinen konkreten Flug eingecheckt? Ja? Genau das könntest du auch bei deinen Events anbieten. Das lässt sich mit einer mobilen Event-App umsetzen. So erfährst du bereits vor deinem Event, wie hoch die No-Show-Quote vermutlich sein wird.

15. Stimuliere den Handel von Tickets 

Bei Konzerten ist es Gang und Gäbe: Der Tausch oder Verkauf von Tickets kurz vor dem Event. Schließlich kann es passieren, dass Gäste kurzfristig verhindert sind. Mach es jenen Gästen leicht und biete eine Art schwarzes Brett oder Marktplatz an, auf dem deine Eventgäste ihre Tickets sicher weiterverkaufen können.

16. Mach' das Absagen so leicht wie nur irgendwie möglich

Hast du schon mal einen Tisch in einem Restaurant über opentable.com gebucht? Da habe ich kürzlich sogar eine Erinnerung am Tag vorher erhalten und hätte mit einem einzigen Klick (!) stornieren können. Das ist leicht und einfach. Niemand will stundenlang deine Kontaktdaten suchen, um absagen zu können. Außerdem ist die Kombination von der Erinnerung am Tag zuvor mit der leichten Absagemöglichkeit einfach top. Denn wer will schon Absagen 5 Minuten vor Eventstart erhalten?

PS: Bei Online-Events braucht man nicht wirklich einen Absagebutton – find' ich zumindest. Das verursacht mehr Arbeit als es nützt.

17. Biete flexible Ticketoptionen an

Was? Flexible Ticketoptionen? Ja, probier's mal aus – das ist immer noch besser, als jemand, der ohne Bescheid zu sagen einfach nicht erscheint. Du kannst z. B. die Möglichkeit, Tickets zu einem späteren Zeitpunkt zu übertragen oder zu stornieren. Dadurch fühlen sich die Teilnehmenden weniger eingeschränkt und sind eher bereit, sich zu verpflichten.

18. Appelliere an die Vernunft und zeige auf, was No Shows bedeuten

Viele Menschen ahnen gar nicht, welcher Aufwand - logistisch, personell oder mit Blick auf Kosten - bei Events entsteht. Lass sie wissen, was es für dein Event bedeutet, wenn sie nicht kommen. Z.B. dass du einen kleineren Raum hättest mieten können, weniger Personal bestellen bräuchtest und dass die Catering-Bestellung deutlich geringer ausfallen könnte.

Allerdings bin ich ganz ehrlich mit dir: an die Vernunft zu appellieren, ist schon ein wenig wie ein Kampf gegen Windmühlen. Wären wir alle vernünftig, würden wir nicht rauchen, Alkohol trinken, uns mehr bewegen und eine Klimakrise gäbe es auch nicht.

19. Führe Gebühren für die No Shows ein

Was in Restaurants oder bei dienstleistenden Unternehmen, wie z.B. beim Friseur, der Massage, bei Ärzt·innen und Co. schon längst Einzug gehalten hat, kannst auch du machen. Erhebe eine Gebühr fürs Nicht-Erscheinen. Beim Friseur z.B. beträgt diese Gebühr jenen Betrag, den du dort fürs Haare schneiden oder färben etc. gezahlt hättest. Auch Ärzt·innen - mittlerweile auch für Kassenpatient·innen - machen auf eine Gebühr in Höhe von 60 oder mehr Euro aufmerksam, sollte man dort nicht zum Termin erscheinen.

Weist du in deiner Kommunikation, rechtzeitig und umfangreich darauf hin, kann das ein adäquates Mittel sein, mit dem du deine No Shows reduzieren kannst.

20. Biete etwas Besonderes an – FOMO lässt grüßen

Es gibt Events, die will man einfach nicht verpassen. Zum Beispiel, wenn die Location so außergewöhnlich ist, dass man da einmal im Leben gewesen sein will. Oder wenn die Keynote besonders ist. Oder, oder ...

Lass dir etwas einfallen und biete nicht immer alle Aufzeichnungen aller Vorträge hinterher kostenfrei an. 😉

21. Hole Feedback nach dem Event ein

Biete den Teilnehmenden nach dem Event die Möglichkeit, Feedback zu geben. Frage sie ganz direkt, warum sie nicht erschienen sind und welche Verbesserungen sie sich für zukünftige Veranstaltungen wünschen. So kannst du dein Event an die Wünsche der Teilnehmenden anpassen und deine No-Show-Rate verringern.

Fazit

No Shows sind mega ärgerlich. Doch du als Event-Veranstalter·in kannst aktiv den No Shows entgegen wirken, auch wenn du sie vermutlich nicht komplett vermeiden kannst. 

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