Dieser Reisebericht basiert – wieder einmal – auf ganz persönlichen Erfahrungen und soll dir als Eventplaner hilfreiche Tipps und Gedankenanstöße für deine Teilnehmerinformationen geben. Erst recht, wenn du internationales Publikum erwartest. Hier kannst du deinen Teilnehmern wirklich ein paar Sorgen nehmen und dafür sorgen, dass sie den Weg doch zu dir und deinem Event auf sich nehmen.
Das war meine nachhaltige Reise zu Corona-Zeiten
Zugegeben, ich habe in meine Reise zu einem B2B-Event in London ein bisschen komplexer gemacht, als es sein müsste. Denn ich reiste:
- in Corona-Zeiten
- außerhalb der EU
- mit der Bahn durch Deutschland, Belgien, Frankreich und Großbritannien.
„Früher“ wäre so ein Trip überhaupt nicht beeindruckend. Da wäre man halt in den Zug oder in den Flieger gestiegen, hätte seinen Personalausweis vorgezeigt und fertig. Heute gibt es den Brexit und damit gilt seit dem 1. Oktober 2021 nur noch der Reisepass für die Einreise nach Großbritannien. Und heute hat nicht nur jedes Bundesland in Deutschland eigene Corona-Vorschriften, sondern natürlich auch jedes Land. Und diese Vorschriften ändern sich dauernd. In meinem Fall änderten sich die Einreisebestimmungen am Tag der Einreise. Das macht die Reiseplanung zu ausländischen Events besonders herausfordernd. Denn manch eine Webseite oder Infomail enthielt die alten Infos und manch eine die neuen Informationen.
Für meine Reise bedeutete dies, dass ich
- plötzlich einen Reisepass brauchte,
- mit diesem eine „Passenger Locator Form“ für UK ausfüllen musste (max. 48h vor Einreise),
- für das eben genannte Formular einen bereits gebuchten Test-Termin am Zielort brauchte (egal ob vollständig geimpft oder nicht),
- eine weitere „Passenger Locator Form“ für die Durchreise durch Belgien brauchte (auch max. 48h vor Einreise),
- und natürlich noch eine für den Rückweg (und natürlich max. 48h vorm Rückweg),
- sowie eine digitale Einreisemeldung für Deutschland (max. 4 Tage vorm Rückweg) ausfüllen musste.
Fast all diese Dokumente werden tatsächlich und sogar mehrfach während der Reise und beim Umsteigen vom einen auf den anderen Zug kontrolliert. Konkret: Du musst den Termin für den Test in London vorzeigen können, ob du wirklich dahin gehst, kontrolliert dann niemand mehr.
Willst du also Gäste aus dem Ausland anlocken, versetze dich einmal in deren Lage und stell die wichtigsten Informationen auf deiner Event-Website oder vor Ort zusammen.
Learnings für andere Eventplaner
Du kannst die Corona-Regeln nicht ändern, aber du kannst auf deiner Website und in deinen E-Mails wertvolle Hinweise geben.
Wo findet dein Event-Teilnehmer die aktuellen Einreise-Bestimmungen?
Die aktuellen Vorschriften stets auf deiner Website zu veröffentlichen, ist vermutlich überhaupt nicht leistbar. Allerdings kannst du eine gute Direktquelle recherchieren und dorthin verlinken. Ganz wichtig dabei: Für Fragen sollte es unterschiedliche Kontaktmöglichkeiten geben. D.h. die Zielseite sollte E-Mail und Telefon anbieten. Ist das nicht der Fall, ist es keine so gute Zielseite für deine Event-Teilnehmer.
Wo ist das nächste Testzentrum?
Sollte es für ausländische, auswärtige oder überhaupt Event-Gäste vorgeschrieben sein, dass sie am Zielort einen Test machen müssen, brauchen sie eine Information darüber, wann und wo das möglich ist. Denn der Teilnehmer sucht natürlich ein Testzentrum an dem Ankunftsort (Bahnhof, Flughafen etc.) oder in der Nähe deines Tagungsortes.
Wo bedeutet auch, eine konkrete Anschrift. Klingt lächerlich? Ich habe unzählige Webseiten durchsucht, bis ich ein Testzentrum in London gefunden habe, von dem ich die Anschrift und die Öffnungszeiten gleich online ablesen konnte.
Wie sind die Regeln vor Ort?
Gib deinen Eventgästen hilfreiche Tipps zu den Regeln vor Ort mit. Was ist üblich? Was wird ungern gesehen? Und was ist vielleicht gängige Praxis? Nicht jeder hat eine FFP2-Maske zu Hause, manch einer bis heute (!) nicht getragen – auch wenn das für Menschen aus Bayern fast unvorstellbar ist 😉
Wie erreicht man dich bis wann?
Gib eine Hotline und E-Mail-Adresse raus und sag dazu, bis wann du darüber erreichbar bist und wann nicht (mehr). Ich habe dem Veranstalter in der Woche vor dem Event eine E-Mail geschrieben und eine dringende Einreise-Frage gestellt. Die Antwort erhielt ich am zweiten Eventtag. Das war wenig hilfreich. Und ja, auch ich weiß, dass gerade kurz vorm Event viele Fragen reinkommen. Dann schreib doch in diese Infoseite, dass du E-Mails nur bis zum Tag X überhaupt beantworten kannst. Zusätzlich kannst du eine ausführliche FAQ-Seite veröffentlichen.
Akkulader für vor Ort
Je mehr Interaktion über Event-Apps und Co. du gern von deinen Teilnehmern sehen möchtest, umso eher brauchen sie eine Ladestation für ihre mobilen Geräte. Das setzen zwar schon recht viele Veranstalter ein, könnten aber durchaus noch mehr sein.
> Lesetipp: Wenn dir auf der Messe der Akku ausgeht…
Reise-Tipps mit der Bahn für andere Event-Teilnehmer
Willst du ebenfalls mit der Bahn anreisen und bist nicht so geübt mit diesem Verkehrsmittel, habe ich ein paar Tipps für dich parat. Vielleicht banal. Möglicherweise auch nicht. Ohne mein Praxiswissen bei Bahnreisen wäre meine Hinreise schon nach einer Stunde gescheitert und ich hätte auch 8 Stunden lang nichts essen können. Wer oft mit dem Auto fährt, ist vielleicht auf diese „hiccups“ nicht vorbereitet.
Es fängt mit der Buchung an
Ich habe zwar viel Werbung auf der Seite der Bahn gesehen, die eine Reise nach London anpries, buchen konnte ich die Verbindung jedoch nie. Mit ein wenig Geduld zeigte mir die Bahn die passende Verbindung an. Aber auch nicht immer die selben. Von meiner bevorzugten Verbindung habe ich mir dann Screenshots gemacht. Denn: Buchen konnte ich die Reise nicht bis zum Zielort. Theoretisch ist das zwar möglich, aber praktisch hatte die Seite immer gerade dann Störungen, wenn ich sie aufrief. Mehrmals. An unterschiedlichen Tagen. In unterschiedlichen Browsern. Im Inkognitomodus. In der App. Kurzum: Es ging nicht.
Alternativ habe ich mir die Screenshots genommen und die Reise aufgeteilt. Den Teil bis Brüssel buchte ich über bahn.de und ab Brüssel buchte ich direkt auf der Seite des Eurostar. Das wäre auch mein erster Tipp an dich: Buch einfach separat, sollte das Bahnportal nicht die gewünschten Treffer bringen.
Permanent Anschlüsse und Pünktlichkeit prüfen
Mit so einer langen Reise und fest vorab gebuchten Test-Terminen und einem festen Platz im Eurostar willst du natürlich schon in Deutschland alle Anschlüsse bis dahin erreichen. Leichter gesagt als getan. Meine Reise wäre schon auf der Hinreise in Nürnberg zum Scheitern verurteilt gewesen, hätte ich nicht gleich gesehen, dass mein Zug 20 min Verspätung hat und der Zug auf dem Gleis daneben ebenfalls bis Frankfurt fährt. Allerdings nur bis zum Hauptbahnhof. Da ich am Fernbahnhof hätte umsteigen sollen, kam hier gleich die nächste Aufgabe. Wie komm ich schnell dahin? Am Hauptbahnhof in die S-Bahn umsteigen, dauert recht lange. Allerdings mit der Regionalbahn rausfahren und dann vom „Flughafen Regionalbahnhof“ zum „Flughafen Fernbahnhof“ umsteigen ist eben so riskant, denn der Weg zwischen beiden Bahnhöfen ist recht lang. Natürlich gilt das alles nur bei knappen Umsteigezeiten.
Meine Lösung: Der Zug in den ich umsteigen musste und mich nach Brüssel bringen sollte, fuhr auch schon ab FFM Hauptbahnhof ab. Das habe ich dank Recherche im spontan genommenen ICE und dem dortigen WLAN herausgefunden. Schade, dass mir das die Zugbegleiterin nicht sagen konnte. Trotz konkreter Nachfrage und trotz meiner Umsteigebedenken, die sie gar nicht nachvollziehen konnte.
Tipp für dich: Prüfe immerzu die Anschlüsse auch rechts und links neben deinem Gleis und behalte die Pünktlichkeit der Züge stets im Auge. Hol dir die Bahn-App mit der Funktion „Ist mein Zug pünktlich?“ und setz dich mit dem Portal bahn.de auseinander, damit du das schnell findest, was du suchst.
Stets die eigene Verpflegung dabei haben
In einem Land, in dem es „immer alles gibt“, ist das ein seltsam klingender Rat. Dennoch war er für mich wertvoll. Denn meine Reise hätte 8 Stunden lang ohne jegliche Verpflegung stattgefunden, hätte ich nicht selbst etwas dabei gehabt. Manchmal fällt eben in mehreren ICEs die gastronomische Versorgung aus und die Umsteigezeit ist für kurze Stops an Imbissen und Co. einfach zu knapp.
Alles offline parat halten
Neben den unten beschriebenen Dokumenten für deine Reise selbst, empfiehlt es sich auch, wenn du deine Arbeitsmaterialien offline parat hast. Ich selbst arbeite super gern direkt in der Cloud – in WordPress, in Mails oder in Google.docs. Doch all das funktioniert nur mit ausreichend WLAN.
Willst du die Reisezeit effizient nutzen, speicher dir vorab alle wichtigen Dokumente und Aufgaben lokal ab. So bist du arbeitsfähig – ganz egal wie gut das WLAN ist und wie lange die Reise dauert.
Reise-Tipps ins Ausland in Corona-Zeiten
Hier sind ein paar Praxistipps.
Alle Nachweise in der richtigen App und Sprache
Im Inland hast du vielleicht schon unzählige Male deine Corona Warn App, Luca App oder CovPass App vorgezeigt und alles war gut. Die CovPass App ist übrigens die EU-Lösung und sollte daher meiner Meinung nach auch problemlos im Ausland oder eben an der Grenze funktionieren. Theoretisch tut sie das auch. Nur manchmal wird eben der QR-Code gescannt und dann erkennt das Gegenüber, dass dein 3G-Nachweis korrekt ist. Manchmal jedoch steht da nur jemand, der sich den Code anschaut und den deutschen Text nicht lesen kann. Dann solltest du deine App in einer anderen Sprache verfügbar haben. Dazu stellst du lediglich die Sprache deines Smartphones in den Geräteeinstellungen auf Englisch ein. Danach ist die komplette App auf Englisch übersetzt. Die Corona-Warn-App gibt es übrigens auch auf Türkisch, Polnisch, Bulgarisch und Rumänisch. Die CovPass-App ist nur auf Englisch verfügbar. Außerdem kann man sich das landeseigene Pendant zur CovPass- bzw. Corona-Warn-App herunterladen. Wie die App im Zielland heißt und wo es diese zum Herunterladen gibt, erfährst du auf der Website Re-open EU.
Sprache auf dem iPhone ändern:
Einstellungen → Allgemein → Sprache & Region → iPhone-Sprache
Sprache auf Android ändern:
Einstellungen (Zahnrad) → Allgemeine Verwaltung (oder System) → Sprache und Eingabe → Sprache
Der Backup-Plan auf Papier
Echt jetzt? Ausgerechnet von mir erhältst du den Tipp, etwas auszudrucken? Das klingt ironisch, ist aber wahr. Ich empfehle dir, alle wichtigen Dokumente auszudrucken. Schließlich ist nicht klar, ob du jederzeit all deine Geräte so laden kannst, dass sie bis zum entscheidenden Moment durchhalten. Natürlich hilft es, die Geräte sparsam zu nutzen, die Batterie auf Stromspar-Modus zu setzen, Hintergrundaktualisierungen und Datenroaming auszuschalten und vielleicht sogar den Flugmodus zu aktivieren. Je nachdem wie lang deine Reise ist und wann du erwarten kannst, wieder an Strom ranzukommen.
Allerdings: Gerade die 3G-Nachweise, die „Passenger Locator Forms“ und die Reisetickets würde ich in diesen Zeiten als Backup ausdrucken.
Kontaktloses Bezahlen im Öffentlichen Nahverkehr
Was ich vermutlich am meisten geschätzt habe: Die Oyster Card für die U-Bahnen in London. Dank dieser kannst du kontaktlos alle Bahnen benutzen und zahlst einen viel günstigeren Fahrpreis, als würdest du die Zonen einzeln per Ticket buchen. Die Abrechnung ist schlichtweg genauer, weil die Karte genau registriert, wo du einsteigst und wo du wieder aussteigst. Zahlreiche Städte auf der Welt haben mittlerweile solch ein System oder eine eigene App für den ÖPNV. Neben dem kontaktfreien und passgenauen Bezahlen mag ich besonders daran, dass man nie wieder vor einem Automaten zusammen mit anderen verzweifelten Touristen steht, die richtige Ticketkategorie sucht, Bargeld rauskramt und wegen der langen Schlange dann auch noch die nächste U-Bahn verpasst.
Mittlerweile kannst du auch Apple Pay mit deinem Smartphone oder Smartwatch für die Londoner U-Bahn nutzen.
Prüfe also unbedingt, ob die Zielstadt deiner Wahl auch solche komfortablen Lösungen anbietet. Das nimmt gerade nach einer langen Anreise viel Stress raus – erst recht, wenn du in einer anderen Währung zahlen musst.
Fazit
Es gibt noch viel zu tun bis Reisen zu Events komfortabel und nachhaltig sind. Du kannst als Eventplaner deinen Teilnehmern jedoch ein paar wichtige Informationen mit auf den Weg geben. So muss nicht jeder selbst die Infos zusammensuchen und dabei vielleicht wichtige Aspekte übersehen. Und in Corona-Zeiten ist das umso wichtiger.
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