Nachhaltige Eventplanung – 5 ultimative Tipps für alle Bereiche

Nachhaltige Eventplanung ist glücklicherweise in der Planung von Veranstaltungen angekommen. Dabei dreht es sich immer um die Frage, wie wir unsere Veranstaltungen möglichst ressourcenschonend planen und umsetzen können. Das bedeutet auch: Wir müssen die ökologischen, ökonomischen und sozialen Aspekte von Veranstaltungen nachhaltiger gestalten, statt uns nur auf die CO₂-Reduktion zu konzentrieren.

Wer einen schnellen Einstieg in die nachhaltige Eventplanung sucht, ist mit Checklisten gut beraten. Viele davon findet man im Internet und sie geben einen guten Überblick, worauf es bei nachhaltigen Events ankommt. Wenn es schon so viele Checklisten gibt, brauchen wir dann noch eine weitere? Ja! Denn die Checkliste, die wir, Kerstin Hoffmann-Wagner und ich, zusammengestellt haben, beinhaltet nicht die „üblichen“, häufig schon bekannten Tipps und Tools. Wir haben uns auf zwei wichtige Aspekte konzentriert. Auf Barrierefreiheit als wichtiger Baustein der sozialen Nachhaltigkeit und auf die Nutzung von Tools, die Ihre nachhaltige Eventplanung vereinfachen.

Wir haben uns dafür fünf der wichtigsten Handlungsfelder für Events herausgesucht und 5 ultimative Tipps zusammengestellt.

Die meisten unserer Tipps bedeuten übrigens nicht automatisch Mehrkosten für deine Planung. Denn die Tools sind kostenfrei nutzbar und die Aspekte zur Barrierefreiheit zeigen dir, eine andere Herangehensweise an Themen wie Bestuhlung oder Kommunikation.

1. Nachhaltige Eventplanung – die Location

Tool-Tipp fürs Finden einer nachhaltigen Location

Mit der Wahl der Location und des Ortes bestimmst du, wie weit deine Teilnehmer·innen anreisen müssen. Je zentraler und leichter erreichbar, desto geringer sind die CO₂-Emissionen deines Events. Doch wie findest du nun eine Location, die für die meisten deiner Teilnehmenden einen kurzen Weg – und das möglichst per ÖPNV – bedeuten?

Eine Lösung: Nutze chronotrains.com/de. Dieses Tool zeigt dir, wie groß das Einzugsgebiet vom Ort deiner Wahl ist und unterscheidet in Anreisezeiten bis zu einer, zwei, drei, vier und fünf Stunden mit der Bahn. Klick dich ruhig einmal durch verschiedene Standorte durch. Du wirst schnell sehen, wie groß der Unterschied ist.

Alternativ kannst du einmal Google Maps nutzen und dort ausgehend vom Ort deiner Wahl verschiedene Orte in Deutschland oder Europa anklicken. Wähle auch einmal ein paar kleinere Orte als Ausgangsort und du siehst schnell, wie lange deine Teilnehmenden wirklich bräuchten und ob es überhaupt eine zumutbare Verbindung mit der Bahn oder dem ÖPNV gäbe.

Barrierefreie Location

Die Location ist für Eventverantwortliche oft die wichtigste Ressource, wenn es um Nachhaltigkeit und insbesondere um Barrierefreiheit geht. All das, was in der ausgewählten Location bereits an barrierefreien Komponenten vorhanden ist, kannst du für dein nachhaltiges Event nutzen. Und das ist oft schon eine ganze Menge.

Frage deshalb bei deiner Recherche nach einer Location sowohl die ökologischen als auch die barrierefreien Aspekte ab. D.h. erkundige dich, ob es barrierefreie Zugänge zur Location gibt, zum Beispiel über Rampen oder Aufzüge. Können vor allem Menschen mit Mobilitätseinschränkungen bequem und ohne fremde Hilfe in die Location kommen? Und sich darin bewegen? Übrigens: Nachhaltig zertifizierte Veranstaltungshäuser weisen in der Regel in vielen Bereichen Barrierefreiheit auf.

2. Nachhaltige Eventplanung – die Mobilität

Barrierefreie An- und Abreise

Die Barrierefreiheit spielt im Bereich Mobilität eine wichtige Rolle. Hier entscheidet sich, ob Teilnehmende überhaupt zu deinem Event kommen und teilnehmen können. Bei der Mobilität stehen deshalb die ökologischen Aspekte in unmittelbarer Wechselwirkung zu den sozialen Aspekten, nämlich der Barrierefreiheit. Wenn deine Teilnehmenden durch mangelnde Barrierefreiheit auf dem Bahnhof oder auf dem Weg zu deiner Location Schwierigkeiten haben, überhaupt anreisen zu können, geht der Plan, über die Nutzung der öffentlichen Verkehrsmittel die CO₂-Emissionen deutlich zu senken, nicht wie geplant auf.

Prüfe deshalb im Rahmen einer nachhaltigen Eventplanung bei der Auswahl deiner Location, ob es barrierefreie Bahnhöfe und Haltestellen in unmittelbarer Nähe gibt. Zu den dafür wichtigen Aspekten zählen unter anderem

• Aufzüge zu den Gleisen und allen anderen Ebenen
• sowie eine vorhandene und gut lesbare Ausschilderung zu deiner Location.

Davon profitieren im Übrigen nicht nur Menschen mit Mobilitätseinschränkungen. Allen Menschen mit schwerem Gepäck wie Rollkoffern oder auch Teilnehmenden mit Kinderwagen machst du dadurch die Fortbewegung so bequem möglich.

Tool-Tipp für nachhaltige Mobilität 

Viele von uns wissen gar nicht, wie groß der Unterschied bei den CO₂-Emissionen unterschiedlicher Reisemittel ist. Hättest du beispielsweise gedacht, dass ein E-Auto gegenüber einem Fernlinienbus oder dem ICE immer noch so schlecht abschneidet? 

Mach daher die Auswirkungen einmal auf deiner Event-Website sichtbar und binde einen Emissionsrechner ein. So animierst du deine Teilnehmenden noch lange vor der Anreise über ihr Reisemittel einmal genauer nachzudenken. Biete am besten attraktive Konditionen für die grünen Alternativen an, z.B. das Veranstaltungsticket der Deutschen Bahn oder eine Kooperation mit FlixBus.

3. Nachhaltige Eventplanung – das Catering

Barrierefreies Catering

Gerade im Bereich Catering kannst du mit Blick auf die Barrierefreiheit schon durch kleine Veränderungen eine große Wirkung erzielen. Und das ohne Mehrkosten! Gerade die Pausenzeiten sind im Veranstaltungsprogramm wichtige Phasen für das Netzwerken und die Erholung. Schaffe deshalb für alle Event-Teilnehmer·innen eine möglichst angenehme Essens- und Gesprächsatmosphäre. Dazu gehört auch die Möglichkeit, sich vom Buffet ohne fremde Hilfe Speisen zu entnehmen.

Setze dafür in den Catering-Bereichen auf Mischbestuhlung mit Tischen in Sitzhöhen und Stehtischen. So können alle Teilnehmenden, ganz gleich, ob stehend, im Rollstuhl oder auch kleinen Menschen, in einer angenehmen räumlichen Situation ihre Speisen einnehmen und Gespräche führen zu können. Zudem sorgen Buffet-Tische, die mit einem Rollstuhl unterfahren werden können, für eine selbstständige Entnahme der Speisen vom Buffet für Teilnehmende im Rollstuhl.

Nachhaltiges Catering dank digitaler Lösung

Lebensmittelverschwendung ist sowohl ein Kostentreiber als auch eine Ursache für viel zu hohen Ressourcenverbrauch. Während immer noch mehr als 800 Millionen Menschen - das sind circa 10-mal so viel wie in Deutschland insgesamt leben - auf der Welt hungern, sollten wir mit Lebensmitteln sehr sorgsam umgehen. Dazu kannst auch du im Rahmen deiner Eventplanung beitragen.

Nutze ein digitales Registrierungsformular bzw. Anmeldeprozess und frage ganz genau ab, wer wann kommt. Du musst bei einer mehrtägigen Konferenz ja nicht gleich jede Kaffeepause abfragen. Allerdings kannst du ruhig abfragen, ob deine Teilnehmenden am Tag 1, 2 oder 3 dabei sein werden und wann sie ungefähr anreisen werden - mit Beginn des Tagungsprogramms oder erst zur Abendveranstaltung.

So kannst du die Zahlen für deine Catering-Bestellungen viel granularer bestimmen und musst nicht mehr rätseln, wie viele Personen wann wohl bei deinem Event vor Ort sein werden. Im Zuge dieser Abfrage kannst du natürlich auch gleich Lebensmittel-Unverträglichkeiten oder bevorzugte Ernährungsweisen abfragen.

4. Nachhaltige Eventplanung – die Technik

Barrierefreiheit in Sachen Technik

Auch bei der Veranstaltungstechnik oder beim Einsatz von Online-Tools solltest du deren Einsatz an den Bedarfen der Teilnehmenden ausrichten. Übrigens profitieren auch in diesem Bereich nicht nur Menschen mit Seh- oder Höreinschränkungen von der vorhandenen Barrierefreiheit, sondern alle Teilnehmenden.

Sorge beispielsweise dafür, dass sich alle Menschen im Raum orientieren und das Geschehen auf der Bühne verfolgen können. Das ist jedoch besonders für diejenigen mit Seheinschränkungen wichtig.

Zudem sorgt eine gute und flächendeckende Beschallung, dafür, dass Menschen mit Hörbeeinträchtigungen dem Bühnen- oder Vortragsgeschehen gut folgen können. Das kannst du durch assistive Techniken ergänzen, wie z.B. eine Induktionsanlage.

Nutze Tools und Technik, die schon da sind

Erinnerst du dich an Konzerte, bei denen Leuchtarmbänder an die Besucher·innen verteilt wurden, damit so richtig Stimmung aufkommt? Egal wie nachhaltig diese Leuchtarmbänder produziert wurden, die meisten geben nach ein oder zwei Einsätzen ihren Geist auf oder werden unachtsam weggeworfen. Viel besser sind solche Lösungen, die deine Gäste sowieso schon dabei haben – so wie ihr Smartphone. Auf diesen kannst du sehr einfach verschiedene Apps nutzen und so unterschiedliche Lichtstimmungen bei deinem Event durch deine Gäste erzeugen lassen. Wer gar keine App herunterladen will, schaltet einfach die integrierte Lampe an – auch das geht und ist nachhaltiger als jedes extra produzierte Gadget.

5. Nachhaltige Eventplanung – die Kommunikation

Barrierefreie Kommunikation

Auch bei der Kommunikation kannst du bereits mit einfachen Mitteln Aspekte der Barrierefreiheit berücksichtigen. Diese bedeuten für dich noch nicht einmal Mehrkosten, denn du selbst kannst sie direkt umsetzen:

Achte beim Erstellen von Texten, Präsentationen oder auch Webauftritten auf

• Schriften ohne Verschnörkelung
• in ausreichender Größe und
• ein gutes Kontrastverhältnis bei den verwendeten Farben.

So sind Texte schneller und einfacher wahrnehmbar und lesbar. Übrigens von allen Teilnehmenden und nicht nur von Menschen mit Sehbeeinträchtigung. Weitere hilfreiche Tipps findest du auf der Website von leserlich.info – ein kostenloses Angebot des Deutschen Blinden- und Sehbehindertenverbandes (DBSV).

Außerdem solltest du in deiner Social-Media-Kommunikation barrierefreie Hashtags verwenden, die durch Groß- und Kleinschreibung besser lesbar sind. z.B. #VerleihungNachhaltigkeitsPreis, #SocialMediaKonferenz.

Wenn Kommunikation, dann nachhaltig

Wer auf Print verzichtet, meint meist, dass er oder sie sich automatisch „grün“ verhält. Das ist jedoch ein weit verbreiteter Irrglaube. Denn digitale Tools verbrauchen auch enorme Ressourcen bei der Speicherung, Verarbeitung und Übertragung der Daten. Wer hier regelmäßig ausmistet, leistet einen riesigen Beitrag zur Nachhaltigkeit. Wusstest du, dass 85 Prozent aller Daten in Deutschland reiner Datenmüll sind? D.h. das sind Daten, von denen wir nicht wissen, dass sie existieren oder sie sind doppelt abgelegt oder veraltet. Mit dem Wert von 85 Prozent, wir sind weltweit Spitzenreiter – leider ein wenig rühmlicher Platz.

Abhilfe schaffen Tools wie Files von Google – für Android-Geräte

• SD Maid – für Android-Geräte
• Cleaner One – für iOS
• Smart Cleaner – für iOS
• Dateimanager – für iOS
• GrandPerspective, DaisyDisk, JDiskReport

Sie alle finden große Daten, die du dann leicht löschen kannst.

Fazit

Nachhaltige Eventplanung ist deutlich mehr als CO₂-Reduktion und zugleich spart sie richtig Kosten. Denn wenn du beispielsweise ganz genau abfragst, wie viel Catering du bestellen sollst, werden weniger Lebensmittel verschwendet und zugleich sinkt deine Catering-Rechnung enorm.

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