Wie war das nochmal mit diesen innovativen und interaktiven Veranstaltungsformaten? Und wie unterscheidet sich ein Kongress von einer inszenierten Arbeitstagung oder einem klassischen Lern-Event? Welche Themen eignen sich da? Was erwarten deine Teilnehmer? Wie setzen sie sich bei dem jeweiligen Event zusammen? Welche Ziele könntest du als Veranstalter verfolgen? Und wie sicherst und misst du deinen Erfolg bei den unterschiedlichen Events? Das sind nur einige wenige Fragen, die dir das folgende Ideenbuch und Nachschlagewerk* für Veranstaltungsformate praxisnah und zugleich umfassend beantwortet. Ein echter Buchtipp für moderne Veranstaltungsformate. Doch der Reihe nach.
Info-, Lern- und Change-Events im Überblick
Das Werk der Autoren Dr. Herman Will, Susanne Polewsky und Professor Ulrich Wünsch ist ein echter und umfassender Ratgeber für Eventmanager.
Bereits 2009 erschienen, ist dieses Buch für mich immer noch aktuell, nützlich und praxisnah. Das Wissen der 472 Buchseiten kann ich in diesem Blogartikel nicht vollständig wiedergeben. Will ich auch gar nicht.
Vielmehr empfehle ich dir diesen Klassiker. Für deinen Schreibtisch. Vor allem wenn du interne oder externe Auftraggeber überzeugen möchtest, ein oder zwei neue Veranstaltungsformate auszuprobieren.
Ein Blick in den Inhalt
Das Buch gliedert sich in die folgenden sieben Teile:
- Recherchen: Was Auftraggeber, Stakeholder und Teilnehmer wollen
- Eckdaten: Veranstaltungsparameter und Philosophien
- Veranstaltungsformate: Typen und Konzepte
- Veranstaltungs-Handwerk: Inszenierung
- Planen und Nägel mit Köpfen machen
- Nachhaltigkeit: Umwelt und Evaluation
- Ideen-Pool: Mitdenker, Bücher, Bilder
Jeder Teil ist in weitere Kapitel untergliedert, die sich konkret mit einzelnen Veranstaltungsformaten und -fragen widmen. Zum Beispiel:
- Inhalte und Themen klären
- Teilnehmerbedürfnis nach Zugehörigkeit
- Parameter: Essen, Trinken, Wohlbefinden
- Open Space – der Großgruppenklassiker
- Stellenwert von Partizipation
- Event-Grundformate im Vergleich
- BarCamp – die Anti-Konferenz
- Kongresstraining für Referenten und Moderatoren
- Pre-Event: Teilnehmer vorglühen
- Körper und Geist bewegen
- Checklisten: An 1000 Dinge denken
- Wenn die Technik verrückt spielt
- Sicherheit bei Alarm und Notfall
- Evaluation: Mehr Frust als Lust?
- und vieles, vieles mehr
7 Learnings und hilfreiche Tools für deine Veranstaltungen
Und hier sind 7 meiner unzähligen Learnings aus dem Buch über innovative und interaktive Veranstaltungsformate.
1) Die Checkliste zur Auftragsklärung und Zielarbeit
Oft organisieren wir Veranstaltungen, weil es von uns so erwartet wird. Der Vorgesetzte oder der Auftraggeber kommt mit einem neuen Projekt um die Ecke und schwups, planen wir los. Ohne nach den Zielen zu fragen. Wer dennoch fragt, erntet häufig verwunderte Blicke. Deshalb finde ich die hier integrierte Checkliste zur Auftragsklärung und Zielarbeit hilfreich. Die einzelnen Fragen werden erst ausführlich vorgestellt. Anschließend kannst du sie in der Checkliste nacheinander abhaken.
Zum Beispiel:
- Wie sieht das Worst-Case-Szenario oder auch das Negativziel aus? Also, was soll auf keinen Fall eintreten?
- Welchen Stellenwert hat das Event?
- Passt es zu deiner Organisationskultur? Oder eben zu der deines Auftraggebers?
Weitere hilfreiche Fragen findest du in dem Buch.
2) Was Teilnehmer wirklich wollen
Klar, der Klassiker ist Networking. Doch das ist viel zu kurz gedacht. Die Autoren dieses Buches zeigen dir gleich viel mehr Bedürfnisse deiner Teilnehmer auf. Zu den klassischen Bedürfnissen zählen das Bedürfnis nach Kompetenzerleben, nach Autonomie und nach Zugehörigkeit. Außerdem fordern Teilnehmer guten Inhalt, spannende Verpackung sowie (Lust-)Gewinn und Nutzen. Darüber hinaus haben sie Erwartungen an den Veranstaltungsrahmen. Das ist deutlich mehr als gutes Essen und nette Gespräche, oder?
Und was bedeutet das konkret? Zwei Beispiele:
Das Bedürfnis nach Autonomie zeigt sich darin, dass Teilnehmer mitgestalten und Einfluss nehmen wollen. Und deshalb sind interaktive und partizipative Veranstaltungsformate wie BarCamp & Co. so gefragt.
Und das Bedürfnis nach Zugehörigkeit erklärt die Beliebtheit von Networking. Deine Teilnehmer wollen von anderen akzeptiert und anerkannt werden. Mit anderen Worten: Sehen und gesehen werden. Allein dafür fahren allerdings die wenigsten zu deiner Veranstaltung. Doch ohne Networking könnten sie das vermittelte Wissen auch einfach online konsumieren. Biete daher viel Gelegenheit zum Kennenlernen. Baue eine echte Community rund um dein Event auf. An 365 Tagen.
3) Vielfalt statt Einfalt
Das gilt sowohl für die Veranstaltungsformate als auch für die Teilnehmer selbst. Je diverser dein Publikum, desto spannender wird der Austausch für alle. Unterschiedliche Sichtweisen und Erfahrungen bereichern einfach. Nutze daher die Checkliste “Wer könnte, müsste, sollte dabei sein?” Entscheider werden oft eingeladen. Denkst du allerdings auch an Unterstützer, Umsetzer, Gegner oder Betroffene? Weitere Ideen, du ahnst es schon, gibt’s im Buch.
4) Wer Neues will, tagt nicht in ausgelutschten Räumen
Und daher haben dir die Autoren dieses Buches gleich einige kreative Locations vorgeschlagen. Von Schiffen als Tagungsort hast du sicherlich schon gehört. Wie sieht’s jedoch mit einer Fahrt ins Blaue, einer Arbeitswanderung oder einem Kongress im Schlafwagen aus? Auch hier haben sie wieder eine praktische Checkliste für deine Räumlichkeiten zusammengestellt.
5) Nicht nur trockene Bröselkekse
Essen und Trinken gehören zu unseren Grundbedürfnissen. Dein Eventmanagement kann noch so gut sein. Läuft hier etwas schief, überschattet dieser Ausfall die gesamte Veranstaltung. Ganz egal, wie viele Gedanken du dir über innovative Veranstaltungsformate gemacht hast. Und neben der gesunden und regionalen Auswahl bei deinem Catering findest du noch eine Reihe von Pausen-Tipps in diesem Kapitel. So empfehlen dir die Buchautoren ebenfalls Pausen von mindestens 30 Minuten Länge und Obst statt trockener Bröselkekse in der Pause.
6) Partizipation dank zeitgemäßer Veranstaltungsformate
Partizi … what? Beteiligung oder auch Mitmischen können, kann Energie in dein Event bringen. Dieses Prinzip finden wir auch in anderen Lebensbereichen, zum Beispiel bei der Stadtplanung in Form von Bürgerbeteiligung. Ko-Kreation erhöht dabei die Qualität und die Akzeptanz von geplanten Projekten. Genau das kannst du auch bei deinen Veranstaltungen erreichen. Allerdings ist Partizipation gar nicht von allen gewünscht. Manch Teilnehmer lauscht lieber still den Worten des Referenten, statt selbst aktiv zu werden. Und auch Auftraggeber oder Führungskräfte wollen nicht immer, dass alle Teilnehmer aktiv den Inhalt mitgestalten. Wer dennoch eine Veranstaltung organisieren will, die anders als üblich ist, der findet in diesem Buch zahlreiche praktische Vorschläge und Beispiele. Sowohl für den klassischen Kongress als auch für Details wie z. B. der Eventdokumentation mithilfe von Graphic Recording.
7) Veranstaltungen mit Liebe fürs Detail
Veranstaltungsformate wie Fish-Bowl & Co. sind dir zu kompliziert? Das Buch hat auch darauf eine Antwort parat. Versuch es doch einfach einmal mit kleinen Schritten. Im Kapitel “ABC der Mikro-Inszenierung” findest du zahlreiche kleine Ideen, die dein Event lebendiger machen. Meine Lieblingsidee lautet: Regenschirm für zwei. Wechseln deine Teilnehmer während der Veranstaltung die Räume und müssen sie dabei durchs Freie laufen, bekommen immer zwei Personen einen Schirm. Networking garantiert – ganz ohne irgendeines dieser neuen Veranstaltungsformate. Und meine persönliche Erweiterung dieser Idee: Wer durch die sommerliche Hitze dieses Jahres laufen musste, hätte sich vielleicht auch über solch einen Schirm gefreut. 😉
Fazit
Das Buch Info-, Lern- und Change-Events* eignet sich für alle, die mehr als Mainstream organisieren wollen. Auf 472 Seiten findest du sehr viele Anregungen für zeitgemäße Veranstaltungsformate im Großen wie im Kleinen. Diese musst du gar nicht alle auf einmal lesen. Stell das Buch in dein Regal und schau immer wieder rein, wenn du Konzepte für deine Veranstaltungen entwickelst.
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