Wie verkaufst und planst du deine Messestände?
Bei vielen Eventplaner·innen und Sales-Manager·innen sieht das noch so aus: Du hast eine pdf der Messehalle oder der Foyerflächen in deine Eventlocation erhalten und wandelst diese mit Boardmitteln in eine bearbeitbare Variante um. Vielleicht in PowerPoint oder in Canva. Anschließend sendest du den blanko Hallenplan an all deine interessierten Aussteller oder verschickst den Plan einzeln nach jedem Gespräch. Und dann beginnt das Ping-Pong-Spiel per E-Mail, wer nun welchen Stand erhält. Ziemlich zeitaufwändig – für beide Seiten. Wie wäre es, wenn du stattdessen deinen Hallenplan online allen Interessenten zur Verfügung stellen könntest? Und zudem auch noch in Echtzeit Reservierungen, Buchungen und Rechnungen dafür generieren könntest? Grandios, oder? All das können heute smarte Messe-Tools wie zum Beispiel MapYourShow. 👇
Mit dem Booth Sales Modul von MapYourShow verkaufst du deine Messestände und Sponsorings in Echtzeit. So wie wir es alle im Privaten von den großen Onlineshops gewohnt sind – ohne irgendwelches Hin- und Herschicken von Bestelldetails, Fragen oder Dateien.
Das bedeutet für dich:
Deine Aussteller können in Echtzeit einen deiner verfügbaren Messestände reservieren. Den suchen sie basierend auf deinem Hallenplan aus oder passend zu ihrem Budget. Beides ist möglich.
Natürlich kannst du auch Sponsorenpakete auf die gleiche Art und Weise verkaufen. Stell sie einfach mit MapYourShow online zur Verfügung und schon geht's los.
Währenddessen sammelst du ganz bequem alle Details wie Firmenname, Rechnungsanschrift, Ansprechpartner, Logo etc. ein. Vorbei sind die Zeiten von unvollständig ausgefüllten Buchungsformularen. Spar dir das Hinterherrennen nach diesen Dingen und kreiere in dieser Zeit lieber neue Sponsoringpakete mit echtem Mehrwert.
Darüber hinaus kannst du auch gleich die Zahlungen dafür einsammeln. Mehr als 20 Zahlungsanbieter stehen dir mit MapYourShow zur Verfügung.
Und in den Reportings siehst du alle verkauften und reservierten Quadratmeter und Sponsoringpakete. So kannst du viel leichter an andere berichten und auch selbst deine Daten für Verbesserungen analysieren.
Wie viele CAD-Profis habt ihr in eurem Unternehmen? Wenn du bei einem großen Messeveranstalter arbeitest, hast du vielleicht Glück und es gibt dort eine eigene Abteilung, die Hallenpläne erstellt und Messestände zeichnet. Wenn du allerdings bei einem kleineren Unternehmen tätig bist, sieht es schon schlechter aus. Meist müssen da irgendwelche Zeichnungen aus den Locations herhalten. Die werden dann in PowerPoint und Co. übertragen und so "pi mal Daumen" aktualisiert und von Jahr zu Jahr weitergereicht.
Genauer und einfacher geht's mit MapYourShow – ganz ohne CAD-Kenntnisse.
Mit dem Messe "Floor Plan Builder" von MapYourShow erstellst du ganz einfach Hallenpläne für deine nächste Messe. Mit dieser einfach bedienenbaren Software erstellst du deine Hallenpläne und verwaltest sie – von einfachen Layouts bis hin zu komplexen Designs.
Du kannst den Hallenplan-Builder nutzen und Standzuweisungen erstellen und den Stil und das Design des Grundrisses kontrollieren. Außerdem - und das find ich besonders schön - kannst du ganz einfach zwischen der Ansicht für die Aussteller- und die Teilnehmenden wechseln.
Und kennst du das? Die Pläne, die du erhalten hast, stimmen mit der Realität nicht exakt überein? Das wird vor Ort ein Desaster! Mit den eingebauten Genauigkeitstools kannst du sicher sein, dass dein Messeplan immer auf Anhieb richtig ist. Darüber hinaus kannst du mehreren Benutzer·innen erlauben gleichzeitig Änderungen vorzunehmen. So können mehrere Sales-Manager·innen gleichzeitig an einem Plan arbeiten und Messestände verkaufen. Anschließend können sie den Hallenplan in Echtzeit veröffentlichen oder ihn auf einmal aktualisieren.
Im Überblick – das kann der Floor Plan Builder:
- präzise Aufplanung aller Messestände
- benutzerdefinierte Features hinzufügen, z.B. Labels für "verkauft" oder "reserviert" oder "Lounge" ebenso wie Möbel und andere Informationen
- Aktualisierung in Echtzeit
- mehrere User·innen zur gleichen Zeit
- Datenexport nach pdf oder dxf zur Weitergabe an Servicepartner
- vollständig integriert in den Online-Booth-Sales, mit dem du deine Messestände in Echtzeit verkaufen kannst
Das Aussteller-Portal macht es deinen Ausstellern leicht, den Überblick über ihren Online-Eintrag, wichtige Fristen und Werbemöglichkeiten zu behalten.
Mit dem Ausstellerportal von MapYourShow kannst du eine Landingpage mit allen wichtigen Informationen und Formularen für deine Aussteller kreieren. Du kannst auch eigene Widgets hinzufügen und so wichtige Informationen aus euren anderen Datenbanken und Tools integrieren.
Eine Checkliste im Ausstellerportal erinnert deine Aussteller an die wichtigsten Termine und Aufgaben. Diese können sie auch als Erinnerung abonnieren sowie als erledigt markieren.
Über das Ausstellerportal kannst du deinen ausstellenden Unternehmen wichtige Informationen vor, während und nach der Messe oder dem Kongress senden.
Und deine Aussteller können all ihre Daten - inklusive Branding - über das Portal oder die mobile App pflegen.
Lead-Tracking – in diesem Portal sehen deine Aussteller auch, welche Messegäste sie als Favoriten in der Messe-App gespeichert haben.
Darüber hinaus können sie hier all ihre Zahlungen verwalten und steuern und sogar Zusatzpakete bei dir buchen.
Neben der Verwaltung und dem Verkauf von Messeständen kannst du mit der Software von MapYourShow noch zahlreiche weitere Prozesse rund um deine Veranstaltung effizienter und smarter gestalten.
MapYourShow bietet dir unter anderem:
- eine umfangreiche Event-App für deine Teilnehmenden
- Programm-Management für all deine Speaker·innen und Vorträge
- Sitzplatz-Reservierungen für die einzelnen Sessions
- Networking-Features für Teilnehmende und Aussteller
- Integration mit deinem Teilnehmer-Management-Tool
Fazit
Wer heute noch mit PowerPoint oder ähnlichen Tools manuell Messestände verkauft und Hallenpläne erstellt, sollte sich unbedingt mal MapYourShow anschauen. Alternativ kannst du dir auch BoothMozo ansehen. 👇