Die Arbeit im Allgemeinen und Eventmanagement im Speziellen könnten so schön sein. Wären da nicht die Kunden – mit all ihren nervigen Anfragen. Gut, ein paar davon kannst du mittlerweile mit einem Chatbot abfangen. Doch einige sind wirklich hartnäckig und wollen unbedingt mit dir reden oder mailen. Hier sind 7 Tipps, wie du die Kontaktaufnahme deiner Kunden ziemlich gut ausdünnen kannst.
Achtung: Dieser Artikel kann Spuren von Sarkasmus enthalten.
1) Verstecke deine Kontaktdaten auf deiner Event-Website
Digitale Tools wie online Anmeldeformulare und Co. machen es möglich: Die Kunden können bei dir buchen, brauchen dich vorher jedoch nicht mehr anrufen oder dir mailen. Verstecke deshalb deine Kontaktdaten.
Ins Impressum packst du allerhöchstens die Postanschrift und vielleicht die E-Mail-Adresse deines Webhosters oder deiner Webagentur. Den ersten Teil möglicher Anfragen bist du so schon los.
2) Nutze unpersönliche E-Mail-Adressen und Hotlines
Die Eventbranche ist ein “People’s-Business”? Naja, deshalb müssen wir doch nicht gleich unsere E-Mail-Adressen verraten. Info@, sales@, reservierung@, registrierung@, azubi3@, sponsoring@, presse@, kontakt@ tun’s doch auch. Gleiches gilt für Hotlines und Telefonzentralen, die immer mal wieder jemand anderes besetzt. Behalte deine Durchwahl unbedingt für dich.
So fällt auch weniger auf, wie hoch die Fluktuation in deinem Hause ist. Je größer die Wahrscheinlichkeit, dass der Kunde immer wieder einen anderen Menschen am Ende der Leitung oder am Ende der E-Mail-Adresse hat, desto mehr freut er sich über diesen unpersönlichen Kontakt.
Wenn du noch eins draufsetzen möchtest, gibt es auch keine Fotos deiner Kollegen oder Mitarbeiter auf deiner Event-Website. Vertrauen kannst du doch auch vor Ort aufbauen. Und wer soll denn schon wieder diesen Fotografen dafür bezahlen?
3) Biete deinen Kunden ausschließlich Kontaktformulare an
Am besten fügst du in dieses noch ein paar Auswahlmöglichkeiten für die Anliegen deiner Kunden ein. Die wirklich kritischen Anfragen lässt du aber gleich mal weg.
Damit dein Kunde nicht genau weiß, was er vor 4 Wochen geschrieben hat, schickst du auch keine Kopie seiner E-Mail an sein Postfach. Wenn er nach 2 Monaten Wartezeit noch keine Antwort aus deinem Hause bekommen hat, hat er hoffentlich schon vergessen, was er gefragt hat. Oder die Stornotermine für ihn sind nun glücklicherweise schon rum. Beweisen kann er außerdem nicht mehr, dass er sich ja fristgerecht gemeldet hätte.
4) Verschicke Newsletter mit noreply-Absender-Adressen
Du darfst deinen potenziellen Teilnehmern und Sponsoren deine Nachrichten natürlich senden. Je größer der Verteiler, desto besser. Doch dann kannst du Rückläufer eben nicht mehr pflegen oder beantworten. Über Fragen und Interesse deiner Kunden an deinem Event kannst du dich deshalb nicht freuen. Du hast schließlich anderes zu tun: Dein Event will vorbereitet werden. Das müssen deine Kunden doch verstehen. Wer dennoch eine Frage zu dem Inhalt deines Newsletters hat, wird dich irgendwie herausfinden. Google wird’s schon möglich machen.
5) Verweise auf Kontaktmöglichkeiten, die nicht öffentlich zugänglich sind
Eine gute Idee: Verweise doch auf dein XING-Profil. Das sieht äußerst professionell aus – du bist in den modernen Netzwerken unterwegs. Dass nicht alle deiner Newsletter-Empfänger oder Kunden mit dir auf XING oder LinkedIn vernetzt sind, ist doch nicht dein Problem.
Setze deine Kontaktdaten in diesen Netzwerken am besten auch auf “verborgen”. So bist du vor deinen Kunden ziemlich sicher.
6) Lass die Signatur in deinen E-Mails weg
Signaturen sind nur etwas für Juristen. Alle anderen interessieren sich eh nicht für diesen Abspann.
Auch deine Dienstleister werden es lieben, wenn sie dich mal eben schnell anrufen wollten, um deine letzte E-Mail zu besprechen. Sie könnten dann in den vorhergehenden E-Mails suchen. Doch da hast du glücklicherweise auch keine Signatur gesetzt. Wer von dir eine E-Mail erhält, kann doch auch per E-Mail antworten, oder?
7) Setze beliebige FAQs auf deine Website
Nimm lieber nicht die wahren Fragen deiner Teilnehmer und Sponsoren auf. Am besten kopierst du dir die „Häufigen Fragen“ von einem anderen Veranstalter. So irgendwie ist das ja auch immer das Gleiche.
Außerdem kannst du sagen: Ich hab alles versucht. Wenn die Kunden immer noch Fragen haben, ist das doch nicht meine Schuld.
Wenn du glaubst, ich hätte mir das alles ausgedacht – leider nein. Möchtest du deine Kunden zufriedenstellen oder gar begeistern, sind das absolute NO GOs.
Inspirationen für begeisternde Events: