Wie du bestimmt längst weißt, musst du dem Gesundheitsamt die Kontaktverfolgung ermöglichen, sollte es auf deinem Event zu einem Infektionsfall kommen. Das kannst du natürlich mit Excel und ausgedruckten Zetteln machen. Besser, auch hygienischer und DSGVO-konform, ist es jedoch, wenn du dafür geeignete Tools und Apps nutzt. Mehr oder weniger kann das jede digitale Teilnehmermangement-Software. Dabei kann manch eine mehr, manch keine weniger. Was die Anbieter im Detail und darüber hinaus noch alles leisten, erfährst du in meinem ebook So findest du die perfekte Software für dein Eventmanagement. Den für die Kontaktverfolgung spannenden Teil habe ich hier für dich zusammengestellt und dafür all die genannten Anbieter befragt. Los geht’s.
So sehen die Fragen an die Anbieter aus:
- Wie granular kann ich Kontakte für die Kontaktverfolgung erfassen?
Beispielsweise pro Event, pro Raum oder pro Workshop - Ist ein kontaktloser Check-In möglich? Gibt es dafür sogar Miet-Hardware? Oder kann der kontaktlose Check-In mittels Smartphone und QR-Code erfolgen?
- Gibt es ein Zeitslot-Management, d.h. erhalte ich als Teilnehmer eine persönliche Check-In Uhrzeit? Oder gibt es eine andere Lösung, die das Tool dafür vorsieht?
- Ist die Lösung DSGVO-konform?
- Wo steht der Server, auf dem die Daten gespeichert werden?
1CRM
Kontaktverfolgung und Kontakte erfassen: Pro Event und Session kannst du diese erfassen. Dabei kann eine Session ein beliebiges Format haben, z.B. Workshop, Vortrag, Diskussion, etc.. Da die Session in der Regel in einem Raum stattfindet, kannst du somit auch einen Raum berücksichtigen. Außerdem kannst du den Kontakten beim Anlegen weitere Kriterien zuweisen. Zum Beispiel: Bestandskunde, Kategorie, Typ, Funktion, etc. oder einfach individuelle Kriterien hinzufügen.
kontaktloser Check-In: Du kannst mit einem QR-Codescanner auf einem mobilen Device Informationen aus dem CRM abrufen und anzeigen. Das Mobilgerät des Teilnehmers muss mit dem Internet verbunden sein und Zugriff auf das CRM haben. So funktioniert der kontaktlose Check-In mit 1CRM:
- QR-Code wird digital an den Teilnehmer im Rahmen seiner Registrierung per E-Mail oder mit der Rechnung übermittelt.
- Der Teilnehmer zeigt den QR-Code bei dem Event vor.
- Dieser QR-Code öffnet die Buchung des jeweiligen Teilnehmers im CRM.
- Wichtige Informationen wie Namen und offene Rechnung werden angezeigt.
- Du kannst die Anwesenheit des Teilnehmers speichern.
- Falls der QR-Code bereits gescannt wurde, wirst du von 1CRM visuell darauf hingewiesen.
Zeitslot-Management: Das erfolgt über die Sessions. So kannst du jede Veranstaltung in beliebig viele Zeitslots bzw. Sessions gliedern. Diesen Slots kannst du auch Referenten zuordnen und darüber verwalten. Der digitale Check-In für dein gesamtes Event funktioniert bereits digital, jedoch noch nicht für die einzelnen Session beziehungsweise Zeitslots.
DSGVO-konform: Ja. Die Cloud-Lösung wird in einem deutschen Rechenzentrum mit entsprechenden TÜV und ISO-Zertifizierungen bereitgestellt. Die Software beinhaltet natürlich die erforderlichen Funktionen einer DSGVO-konformen Software.
Serverstandort: Stuttgart
Sonstiges: Mit 1CRM erhältst du ein komplett nahtlos integriertes CRM. Darüber kannst du auch die Rechnungen und das Marketing für deine Events personalisiert abbilden. Somit bietet dir 1CRM eine all-in-one Lösung, welche über die Standardfunktionen von Teilnehmermanagement weit hinausgeht. Umfassende Optionen für das Verwalten von Sponsoren mit Freikarten-Kontigenten oder Austellungsflächen, Aufgabenmanagement, Abrechnung der Trainer oder Referenten, sowie ein integriertes Reporting runden das Ganze ab.
Website: 1crm-system.de
AirLST guest solutions
Kontaktverfolgung und Kontakte erfassen: Im AirLST Tool für dein Teilnehmermanagement erfasst du sämtliche Teilnehmer deiner Veranstaltung. Setzt sich das Event aus verschiedenen Teil-Events, Räumen, Workshops oder auch Angeboten für VIPs zusammen, kannst du diesen Teilbereichen eigene Teilnehmerkreise zuordnen. Schon bei der Registrierung identifizierst du so Kontaktgruppen. Mit einer durchdachten Raumplanung und Check-in-Points kannst du folglich die Wege und Kontakte deiner Teilnehmer sehr differenziert erfassen.
kontaktloser Check-In: Ja, ein Kontaktloser Check-In ist möglich. Im Vorfeld der Veranstaltungen sendest du deinen Teilnehmern ein QR-Code-Ticket per E-Mail. Und vor Ort nutzen deine Einlasskräfte die AirLST Check-In App und bestätigen die Ankunft deiner Event-Gäste schnell und kontaktlos. Wenn du möchtest, stellt dir AirLST iOS-Geräte mit vorinstallierter Check-In App zur Verfügung. Du bzw. deine Teilnehmer können die App auch auf eigenen iPhones oder iPads nutzen.
Zeitslot-Management: Ja, das ist machbar. Im Backend legst du fest, welcher Gast welchem Check-In-Fenster zugeordnet wird. Alternativ kann dein Teilnehmer im Registrierungsprozess sein Check-in-Fenster selbst wählen. Für alle Zeitslots kannst du Kontingente hinterlegen. So verteilen sich deine Gäste über den gesamten Check-in Zeitraum. Der individuelle Zeitslot steht dann auch noch eimal auf der Registrierungsbestätigung und auf dem Ticket.
DSGVO-konform: Ja, AirLST arbeitet DSGVO-konform. Alle Daten werden der Datenschutzgrundverordnung gemäß verschlüsselt, geschützt und auf Servern in Deutschland gespeichert. Ihr Datenschutzbeauftragter sorgt zudem dafür, dass sie immer auf dem neuesten Stand sind.
Serverstandort: Deutschland
Sonstiges: AirLST setzt auf eine enge Zusammenarbeit mit dir als Veranstalter, damit du in der aktuellen Situation wieder handlungsfähig wirst und deine Planungssicherheit erhöhen kannst. Dafür überdenken sie für dich bewährte Prozesse und ermöglichen neue Infrastrukturen. Die Software von AirLST wird stetig weiterentwickelt. In den letzten Monaten hat AirLST eine Plattformlösung für hybride und virtuelle Events entwickelt. Live-Streams, virtuelle Meeting Rooms und Whiteboards ermöglichen agile Workflows, Vernetzung, Austausch und Erlebnis – wenn physische Treffen nicht oder nur eingeschränkt möglich sind.
Website: airlst.com
ALOOM Teilnehmermanagement [Teil der Event Inc Group]
Kontaktverfolgung und Kontakte erfassen: Mit ALOOM – seit Nov. 2022 Teil der Event Inc Group – kannst du Kontakte pro Event, pro Raum und pro Workshop erfassen. Außerdem kannst du beliebige Felder je Teilnehmer editieren und bist so in der Erfassung der Kontakte und Variationen völlig frei.
kontaktloser Check-In: Ja, das System bietet eine Web-App, mit der du QR-Codes beim Check-In scannen kannst. Darüber hinaus kannst du sogar die Anwesenheitsdauer speichern. Dazu scannst du einfach die Teilnehmer beim Ein- und Auslass vor den jeweiligen Räumen oder der gesamten Location.
Zeitslot-Management: Mit ALOOM kannst du Zeitslots anlegen und kontingentieren. So ermöglichst du, dass bei der Registrierung Zeitslots buchbar sind. Alternativ kannst du über eine Zeitabfrage den genauen Zeitpunkt der An- bzw. Abreise deiner Teilnehmer abfragen.
DSGVO-konform: Ja.
Serverstandort: Deutschland
Sonstiges: ALOOM kann neben der reinen Zeiterfassung noch wesentlich mehr, es könnten rein theoretisch auch Bestellungen über das Tool abgegeben werden, wenn das Tool entsprechend konfiguriert ist.
Website: aloom.de/teilnehmermanagement
Converia
Kontaktverfolgung und Kontakte erfassen: Das kannst du überall und jederzeit umsetzen – an jedem Tag, vor jedem Raum oder vor jeder Session. Deine Teilnehmer müssen lediglich einen Barcode scannen. Die eingecheckten Personen kannst du anschließend in der jeweiligen Teilnehmerliste einsehen.
kontaktloser Check-In: Ja, das ist möglich. Deine Teilnehmer checken selbstständig ein, indem sie den QR-Code auf ihrem Ticket einscannen. Die Software lässt sich zudem so konfigurieren, dass sich daran gleich der automatische Druck des Namenschilds anschließt. So kann jeder sein Badge kontaktlos entgegennehmen. Barcode-Scanner kannst du bei Converia anmieten.
Zeitslot-Management: Ein Zeitslot-Management ist nicht enthalten. Converia empfiehlt dir, mehrere Check-In-Stationen parallel zu nutzen. So vermeidest du um langes Warten und einen großen Andrang.
DSGVO-konform: Ja, dazu gehört u.a., dass Converia Personendaten prinzipiell datenschutzkonform verarbeitet und alle Daten vor der Übertragung verschlüsselt.
Serverstandort: Deutschland
Website: converia.de
Connfair
Kontaktverfolgung und Kontakte erfassen: Ja, das kannst du mit Connfair umsetzen. Veranstaltungen unter Corona-Auflagen sicher und effizient durchführen, kann Connfair besonders gut. Mit dem Tool kannst du die Auslastung in deiner Location steuern, Kontakte verfolgen und fürs Gesundheitsamt verfügbar machen. Dabei kannst du die Besucher deines Gesamt-Events ebenso tracken wie die einzelner Teilbereiche, z.B. der Breakout-Räume.
kontaktloser Check-In: Ja, das ist möglich. Hier gibt es zwei Apps. Die Admin-App und die Counter-App. Beide helfen dir beim kontaktlosen Check-In der Besucher und bei der Überwachung der Auslastung deiner Eventräume bzw. -Location.
Zeitslot-Management: Mit der Timeslots-Funktion können deine Besucher aussuchen, für welchen Zeitraum sie sich anmelden oder Tickets kaufen möchten. Das ist vor allem für hygienekonforme Events interessant, bei denen du Warteschlangen entzerren willst.
DSGVO-konform: Ja.
Serverstandort: Deutschland
Website: connfair.com
Connfair kann noch vieles mehr; z.B. Corona-Status-Tracking und umfangreiche Registrierung, schau mal rein: Connfair – smartes Teilnehmermanagement für coronakonforme Events.
Corona-Warn-App
Mehr als ein Jahr nach Pandemie-Beginn und mehr als 3 Monate nach der Ankündigung, die Corona-Warn-App soll künftig die Kontaktverfolgung bei Events ermöglichen (Stand 27.01.2021), ist es nun (April 2021) soweit:
Die Möglichkeit eines Check-ins für Events und Orte per QR-Code. Mit dem Check-in ermöglicht die Corona-Warn-App die Nachverfolgung von Infektionsketten. Event-Veranstalter oder Ladenbetreiber, können über die App einen QR-Code erstellen. Durch Scannen des QR-Codes können sich deine Teilnehmer bei Ankunft einchecken und so ihre Anwesenheit ohne Angabe von Kontaktdaten registrieren. Auf Wunsch legt die App außerdem einen entsprechenden Tagebuch-Eintrag an. Meldet eine eingecheckte Person später über die App einen positiven Corona-Test, können alle Event-Teilnehmer gewarnt werden, die zur selben Zeit eingecheckt waren.
CVS
Kontaktverfolgung und Kontakte erfassen: Kannst du mit der Standard-Lösung von CVS umsetzen. Darin sind z.B. Freifelder für die abweichenden Kontaktdaten, Scanner etc. von Haus aus integriert. Die Kontakterfassung läuft über ihr Zertifizierungssystem. Damit kannst du genau herausfinden, welcher Teilnehmer wann wo war. Das „Wo“ ist durch das mobile System frei definierbar. D.h. du könntest auch die Cafeteria oder den WC-Bereich scannen.
Hardware zur Miete oder zum Kauf: Ja, sie haben eigene professionelle Scanner auf Mietbasis oder Kauf. Ihre Empfehlung: Mit einem Handy kann man nicht auf >50 cm Entfernung einen Barcode auf einem Badge scannen und das im 3 Sekunden Takt. Für kleine Workshops kannst du QR-Scanner auf Smartphones nuzten. Für große Veranstaltungen nicht wirklich. Sie können entweder mit mobilen Scannern arbeiten oder auch noch „kontaktloser“ mit Säulen. Diese stellst du dann vor den zu „überwachenden“ Bereichen auf.
Zeitslot-Management: Sie haben ihre Scanner aber so programmiert, dass sie auf ein Check-In komplett verzichten können. Der Teilnehmer erhält ein paar Tage vorher seine Unterlagen per E-Mail. Mit diesen Codes kann er auch direkt gleich in die Sitzung gehen, dort wird ohnehin gescannt. Das Vorgehen besitzt zwar ein gewissen Missbrauchspotential, aber das erledigt sich schnell. Jeder Teilnehmer erhält ja ein persönliches Zertifikat.
Übrigens: Das mit den CheckIn-Zeiten ist so eine Sache. Wenn die Veranstaltung den ganzen Tag verteilt ist, mag das funktionieren, aber wenn es morgens um 08:00 Uhr losgeht kannst du keine sinnvollen Check-In Zeiten mehr machen.
DSGVO-konform: Ja. Bei CVS ist alles in deren Hand oder es ist auf den Rechnern des Kunden installiert. Keine Cloud-Lösungen bei Amazon und Co. Alle Verbindungen sind verschlüsselt. Auch Richtung Kunden sichert CVS alles über Cryptoroutinen ab und das bereits seit 1998.
Serverstandort: Bremen, eigene Server im Rechenzentrum in Bremen
Website: www.hart-soft.de
doo
Smart Event Automation Software
Kontaktverfolgung und Kontakte erfassen: Für jeden Teil deines Events, z.B. Workshops, Vorträge, kannst du Ticket- und Produktkategorien erstellen. Mittels Check-In und Check-Out vor Ort weißt Du immer genau, wer sich wann wie lange in welchem Bereich aufgehalten hat.
kontaktloser Check-In: Dafür hast du unterschiedliche Möglichkeiten sowohl für den kontaktlosen Zugang und ebenso für den Druck von Badges, z.B.:
- Scan des QR-Codes vom Smartphone oder vom ausgedruckten Ticket
- Das persönliche Namensschild kannst du vorab per Post verschicken und dein Teilnehmer kann es selbst ausgedrucken und vor Ort kontaktlos einchecken.
Die Hardware für den kontaktlosen Check-In kannst du auch über doo erhalten.
Zeitslot-Management: Auch das ist mit doo möglich. Beispielsweise so:
- Dein Teilnehmer wählt bei der Registrierung seinen gewünschten Zeitslot aus. doo generiert für jeden einen Zugangscode, der mit Zeitangabe auf dem Ticket steht. Pro Zeitslot kannst du als Veranstalter ein maximales Kontingent festlegen. Ist der gewünschte Termin bereits ausgebucht, kann sich dein Teilnehmer auf eine Warteliste eintragen.
- Die Teilnehmer melden sich für das Event an, erhalten aber erst nach deiner manuellen Freigabe eine finale Bestätigung – inklusive der von dir zugeteilten Zeitslots.
- Die zugeteilten Zeitslots kannst du außerdem automatisch in den persönlichen Teilnehmer-Bereich einer Event-App integrieren. Hier kannst du beispielsweise auch einen entsprechenden Countdown zum Termin einbauen. Der Einlass läuft dann also via QR-Code-Ticket aus der Event-App.
DSGVO-konform: Selbstverständlich ja. doo setzt beim Thema Datenschutz und Sicherheit hohe Standards. Aus diesem Grund setzen auch Kunden wie die KFW Bankengruppe oder die Süddeutsche Zeitung auf doo.
Serverstandort: Deutschland
Sonstiges: Frage Dich: Was benötigst du für dein Teilnehmermanagement wirklich? Welche Ziele möchtest Du erreichen?
doo ist eine modulare Lösung mit Baukastensystem. Das heißt, sie schneiden die Standard-Software genau auf deine Anforderungen zu. Stell es dir einfach wie ein individuelles “Lego-Konstrukt” aus unterschiedlichen vorgefertigten Bauteilen vor.
Website: doo.net
e-guest
Kontaktverfolgung und Kontakte erfassen: Pro Event bzw. pro QR-Code. D.h. du kannst es auch granularer realisieren.
kontaktloser Check-In: Ja, via Smartphone und QR-Code.
Zeitslot-Management: Nein.
DSGVO-konform: Ja
Serverstandort: Deutschland
Website: e-guest.de
Das Tool ist für Veranstalter wie für Teilnehmer kostenfrei. Schau dir ruhig auch den Blogbeitrag „Kontaktlos Teilnehmer einchecken mit e-guest“ an.
EM.EX
Kontaktverfolgung und Kontakte erfassen: Das geht sehr granular. Überall dort, wo du Teilnehmerbarcodes per Barcode-Scan mit dem Smartphone erfasst, ist nachweisbar, dass der jeweilige Teilnehmer dort war. Das kannst du beim Haupt-Check-In ebenso umsetzen wie vor Räumen, auf Messeständen oder in Cateringbereichen.
kontaktloser Check-In: Ja. Ein kontaktloser Check-In ist bei EM.EX schon seit Jahren Standard. Der Teilnehmer erhält nach der Onlineanmeldung Zugang zu seinem E-Ticket. Dieses kannst du vor Ort mittels Smartphone scannen. Aus dem E-Ticket kannst du auch kontaktlos ein Namensschild herstellen. Die Teilnehmer gehen dafür mit ihrem Barcode zu einem Self-Print-Terminal und im Moment des Scans wird ein personifiziertes Namensschild gedruckt. Hardware wie Smartphones, Drucker, Scanner, Laptops und Touchscreens kannst du bei EMENDO aus deren Eigenbestand anmieten.
Zeitslot-Management: Ja, das ist möglich, ebenso wie die automatische Vergabe von Sitzplatznummern. Ebenfalls kann EM.EX Nachrücker aus einer Warteliste automatisiert ermöglichen.
DSGVO-konform: Ja.
Serverstandort: Köln
Sonstiges: Eine professionelle Teilnehmermanagement-Lösung wird künftig noch mehr zum Schlüsselelement in Genehmigungsverfahren. Das Handling endet dabei nicht bei den Teilnehmern im eigentlichen Sinne. Auch Referenten und Ausstellerstandpersonal musst du erfassen und in die Kontaktverfolgung einbeziehen. Das geht z.B. mit dem EM.EX Ausstellerportal. Kontakte deiner Dienstleister kannst du mit EM.EXstaff nachverfolgen und ebenfalls die Personen vom Auf- und Abbau lückenlos erfassen, in Auf- und Abbauslots einteilen und kontrollieren.
Website: emendo-events.de
eveeno
Kontaktverfolgung und Kontakte erfassen: Beliebig konfigurierbar, je nach Art des Events. Du kannst grundsätzlich jede Auswahl, die der Teilnehmer gebucht hat einstellen und sagen „Check-in nur für diese Resource“. Typisch wäre pro Event oder Ticketkategorie, es ist allerdings auch z.B. pro Workshop, Vortrag etc möglich.
kontaktloser Check-In:
- Kontaktlos per QR-Handscanner. Miethardware können sie vermitteln. Das lohnt sich für dich als Veranstalter kaum, denn es gibt ab 40,- Euro gute Handscanner bei Amazon. Daher geben sie dir gerne konkrete Bestellempfehlungen.
- Via Smartphone scannen geht mit eveeno ebenfalls.
- Ohne Hardware oder falls jemand sein Ticket nicht dabei hat kannst du mit derselben App auch per Knopfdruck einchecken. Dafür muss dein Teilnehmer sein Ticket einfach nur vorweisen.
Zeitslot-Management:
Es wäre leicht machbar. Beispiel: Du könntest je Check-In Platz 100 Personen vorsehen. Deine Teilnehmer buchen im Viertelstunden-Takt ihre Wunschzeit, solange Platz ist. Die persönliche Einlasszeit steht dann auch auf dem Ticket. Und so könnte das könnte aussehen:
DSGVO-konform: Ja, da sie viele Kunden aus dem öffentlichen und aus sicherheitsrelevanten Bereichen haben. U.a.: Komplettverzicht auf Cookies, nur ein einziger Subauftragnehmer aus Deutschland, kein Drittland.
Serverstandort: EU (Strassburg) unter DSGVO sowie deutschen Datenschutz-Gesetzen
Sonstiges: Tickets entwerten kann zwar jeder Anbieter. Allerdings ist das noch keine effektive Kontakt-Nachverfolgung. Viele Hygienekonzepte verlangen mehr. Erst mit minutengenauen Anwesenheitsprotokollen lässt sich perfekt eingrenzen, wer zu den Kontaktpersonen zählt. D.h. nur minimal viele Leute müssen in Quarantäne, das spart in der Folge viel Ärger und Kosten.
Deshalb haben sie ihr System um Checkin/out mit minutengenauem Log erweitert – und die Einträge werden nach 4 Wochen automatisch gelöscht, wie in Corona-Verordnungen gefordert.
Website: eveeno.com
Eventfrog
Kontaktverfolgung und Kontakte erfassen: Ja.
kontaktloser Check-In: Ja.
Die App «Entry» macht dein Smartphone zum kostenlosen Ticketscanner. Spare Kosten für andere Geräte und behalte deinen Event jederzeit im Griff.
- Kurze Wartezeiten für deine Besucher.
- Gleichzeitiger Einlass an mehreren Eingängen
- Übersichtliche Echtzeit-Statistiken
- Datensynchronisierung zum Schutz vor Ticketbetrug
Außerdem kannst du mit der Entry-App auch Covid-Zertifikate scannen.
DSGVO-konform: ja, laut eigenen Angaben
Website: eventfrog.de
Mehr über die Ticketing-Lösung und Event-Plattform erfährst du auch im Artikel
EventManager Online
Kontaktverfolgung und Kontakte erfassen: Pro Event.
kontaktloser Check-In: Ja, via Smartphone und Scanner am PC. Hardware zur Miete gibt’s auf Anfrage.
Zeitslot-Management: Nein.
DSGVO-konform: Ja
Serverstandort: Frankfurt am Main
Website: EventManager-Online.com
iventic
Kontaktverfolgung und Kontakte erfassen: In iventic kannst du sowohl Kontakte importieren als auch Neu-Anmeldungen deiner Teilnehmer ermöglichen. Dabei kannst du den Teilnehmern unterschiedliche Gruppe zuweisen. Für ein Event kannst du weitere Unter-Events mit Überbuchungsschutz, z.B. Workshops, Sessions, etc., anlegen. Darüber hinaus kannst du beliebige Kontaktpunkte definieren. Diesen Punkten kannst du Teilnehmer zuweisen und sie später dort einchecken (lassen). So kannst du nachvollziehen, welcher Teilnehmer wann wo war und mit welchen anderen Teilnehmern Kontakt hatte. Im „Seating-Modul“ von iventic kannst du Sitzplätze für Teilnehmer definieren und zuweisen.
kontaktloser Check-In: Ja, automatisch oder manuell kannst du mit iventic scanbare Tickets erstellen und diese deinen Teilnehmern senden. Beim Check-In mit dem iventic-Check-In-Modul können sie dann kontaktlos gescannt werden. Mit dem Modul kannst du außerdem automatisch Sitzplatzkarten oder Namensschilder ausdrucken.
Zeitslot-Management: Ja, neben der Teilnahme am Gesamt-Event kannst du weitere Ereignisse definieren. Diese können dann deine Teilnehmer bei der Anmeldung auf deiner Webseite an- bzw. abwählen. Auch hier kannst du wieder Kapazitäten hinterlegen und so Überbuchungen vermeiden. Auf diese Art und Weise kannst du beliebige Zeitslots anlegen und Teilnehmer hierzu separat einchecken.
DSGVO-konform: Ja, Betrieb eigener Server in Deutschland unter höchsten Standards für Datenschutz und Datensicherheit. Viele Unterlagen und Hilfe zur Einhaltung der DSGVO erhältst du als iventic-Kunde durch deren eigene Datenschutz-Berater.
Serverstandort: Deutschland
Sonstiges: iventic bietet eine sehr universelle Plattform zur Organisation von Events. Inklusive Handling von Teilnehmern. Außerdem kannst du mit iventic deine eigener Event-Plattformen für Online- und Hybrid-Events gestalten und umsetzen. Mit den meisten Funktionen und dem höchsten Grad an Anpassbarkeit kannst du alle Event-Typen umsetzen und umfangreiche Events auch online veranstalten. Bei iventic erhältst du günstige Flatrate-Mietpreise und eine persönliche Beratung durch deren erfahrene Event-Manager.
Weitere Infos über die Teilnehmer-Management-Lösung und die Event-Plattform von iventic:
- Corona-konformes Teilnehmer-Management mit iventic
- Event Management Software & Event-Plattform: iventic
Website: iventic.com
Luca-App
Ganz sicher hast du von dieser App bereits über die Medien viel gehört. Sie ist keine klassische Event-App oder Teilnehmer-Management-Lösung wie die meisten hier, kann dir dennoch helfen, die Kontakte auf deinen Events nachverfolgbar zu machen.
Kontaktverfolgung und Kontakte erfassen: Überall dort, wo du einen QR-Code anbringst. D.h. du kannst für deine Workshops oder Breakout-Sessions unterschiedliche Codes generieren. Nachdem du dich als Veranstalter bei luca Locations registriert hast, kannst du all deine Standorte (Räume) anlegen und die jeweiligen Ansprechpartner für die einzelnen Standorte festlegen.
kontaktloser Check-In: Ja. Jeder Teilnehmer scannt den von dir ausgelegten oder aufgehängten QR-Code.
Zeitslot-Management:
DSGVO-konform: Ja. Höchste Datenschutz- und Datensicherheitsstandards. Die generierten Daten werden dezentral verschlüsselt und teilen sich auf Gastgeber, Gast und Gesundheitsamt auf. Müssen die Daten durch ein Gesundheitsamt entschlüsselt werden, muss diese Entschlüsselung mindestens einmal freigegeben werden – entweder durch die Gäste, oder durch die Gastgeber. Veranstalter oder Luca selbst hat keinen Zugriff auf die Daten.
Serverstandort: Deutschland. Die verschlüsselten Daten werden in Deutschland bei einem nach ISO-27001 zertifizierten Anbieter gespeichert.
Sonstiges: Deine Teilnehmer können in der Luca-App auch ihre Testergebnisse sowie den Impfnachweis hinterlegen. Für Teilnehmer ohne luca-App kannst du die Webversion nutzen. Positive Testergebnisse werden sofort an die Gesundheitsbehörde weitergeleitet.
Website: luca-app.de
miovent
Kontaktverfolgung und Kontakte erfassen: Pro Event, pro Tickettyp und pro Workshop.
kontaktloser Check-In: Ja, das ist möglich. Einfach per Smartphone und QR Code scannen. Hardware Verleih ist ebenso möglich.
Zeitslot-Management: Für jeden Tickettyp kannst du die Einlasszeit genau definieren. So kannst du für jeden Zeitslot eine Anzahl an Tickets anbieten, die dann deine Teilnehmer buchen können. Die miovent-App prüft darauf hin, ob die Einlasszeit zum gebuchten Ticketpasst.
DSGVO-konform: Ja.
Serverstandort: Hannover
Sonstiges: Neben der Erfassung von An- und Abmeldungen zu einer Veranstaltung, die für den Besucher kostenfrei ist, kannst du mit miovent auch kostenpflichtige Tickets anbieten. Von ihnen erhältst du sowohl die reine Software als SaaS-Lösung sowie die volle Unterstützung im Vorfeld oder auch für einen Einsatz vor Ort.
Website: miovent.de
moreEvent
Kontaktverfolgung und Kontakte erfassen: Pro Event erfassbar. Bestimmst du in einem Event einzelne Teilnehmergruppen, kannst du Kontakte und Angaben nochmals separat in der jeweiligen Gruppe im Event erfassen.
kontaktloser Check-In: Ja, ist kontaktlos möglich. Der Check-In erfolgt über eine App auf dem Smartphone. Dein Teilnehmer erhält einen QR-Code, der vor Ort gescannt wird. Sollte kein Smartphone vorhanden sein, stellt meetingmasters die Hardware zur Verfügung. Ebenfalls bieten sie dir qualifiziertes Personal für den Check-In.
Zeitslot-Management: Die Check-In Uhrzeit könntest du im Registrierungsprozess abfragen und ein Kontingent auf die Uhrzeiten hinterlegen.
DSGVO-konform: Ja. Ist ihnen sehr wichtig. Dafür haben sie eine eigene Datenschutzbeauftragte.
Serverstandort: Frankfurt am Main, ISO 27001 zertifiziertes Rechenzentrum
Sonstiges: Das Tool entwickelt sich ständig weiter und verfügt regelmäßig über neue Funktionen. Außerdem stellt meetingmasters individuelle Abrechnungsservices, mit denen du Veranstaltungstickets verkaufen kannst.
Website: meetingmasters.de
Recover
Kontaktverfolgung und Kontakte erfassen: Pro QR-Code erfassbar.
kontaktloser Check-In: Ja, das ist kontaktlos möglich. Gäste und Besucher checken per QR-Code ein und übermitteln dabei verschlüsselt ihre Kontaktdaten. Das dauert nur wenige Sekunden, ist einfach, hygienisch und vor allem eines: sicher. Du benötigst keine ausgedruckten Listen, brauchst keine Stifte desinfizieren, keine sichere Aufbewahrung der Listen organisieren und schützt die Kontaktdaten deiner Teilnehmer vor neugierigen Blicken. Und deine Teilnehmer? Die brauchen nichts außer ein Handy mit Kamera.
DSGVO-konform: Ja. Daten der Teilnehmer werden verschlüsselt.
Website: recoverapp.de
Scan2Lead
Kontaktverfolgung und Kontakte erfassen: Das kannst du mit Scan2Lead pro Event, pro Raum oder pro Workshop erledigen. Darüber hinaus kannst du jeden Kontakt weiter qualifizieren. So kannst du pro Scan in den Notizen den Besuch eines Workshops, eines Raumes, einer Tischnummer und vieles andere mehr angelegen.
kontaktloser Check-In: Dafür bietet dir Scan2Lead Miet-Hardware, z.B. Scanner, iPads, genauso wie den Scan übers Smartphone an. Außerdem kannst du Scans über Barcode-Badges genauso wie Smartphone-Scans von Visitenkarten durchführen. Und jedes Mal ist der Vorgang komplett kontaktlos machbar.
Zeitslot-Management: Ja, dafür hast du mehrere Möglichkeiten. Zum einen wird die Zeit erfasst, in der der Datensatz gescannt wird. Und da du die Datensätze zusätzlich qualifizieren kannst, kannst du hierzu weitere Informationen vermerken. Wenn also eine Person, die erst beispielsweise beim Eintritt auf einem Stand erfasst wird, einen Vortrag dort besucht und dort akkreditiert wird, kann das als zusätzliche Info vermerkt werden.
DSGVO-konform: Ja. Scan 2Lead legt größten Wert auf Datenschutz und Datensicherheit. Das zählt zu ihrer Vorstellung von Premium-Datenqualität.
Serverstandort: Die Daten werden komplett innerhalb der EU gehostet.
Sonstiges: Scan2Lead ist eine Lösung, die seit vielen Jahren erfolgreich am Markt ist. Mit allen Scan2Lead Lead-Tracking-Produkten erfasst du Kontakte am Messestand auf Knopfdruck digital. Entweder durch das Scannen eines Barcode-Badges oder einer Visitenkarte. Du kannst die so erfassten Daten mit zusätzlichen Informationen ergänzen und über dein persönliches Online-Portal abrufen und exportieren. 2020 hat Scan2Lead auf der Basis dieses Know-hows zusätzlich das so genannte FairTracing Verfahren entwickelt. Es kann den Weg des Besuchers auf deiner Messe anhand der dort besuchten Touchpoints sehr präzise nachzuvollziehen. Nach der Einlasskontrolle und der ersten Registrierung errechnet die Scan2Lead App mit jedem Scan-Vorgang wahrscheinliche Zeitfenster, welche die Wege und die möglichen Kontaktpersonen von Besuchern präzise rekonstruieren und eingrenzen. So kannst du im Ernstfall der anfragende Gesundheitsbehörde die Daten sicher, digital verschlüsselt und mit der gebotenen Geschwindigkeit übertragen.
Website: scan2lead.com
U2D Ventari
… mit AddOn Modul U2D Ventari Event-App
Kontaktverfolgung und Kontakte erfassen: Kontakte kannst du an unterschiedlichen Stellen hinterlegen:
- als Kontakt in den Stammdaten, d.h. eventunabhängige Administration eines Datensatzes
- sowie als Teilnehmer einer/mehrerer Veranstaltung(en)
Der Kontakt kann dann in einer Veranstaltung unterschiedlichen Anlässen zugeordnet werden, z.B. Teilnehmer einer
- (Teil-) Veranstaltung, z.B. Workshop oder Session
- Programmpunkts, z.B. Transfers, Essen, Probe
Die Zuordnungen kannst du selbst konfigurieren.
kontaktloser Check-In: Ja, ein kontaktloser Check-In ist möglich. Die dafür notwendige Hardware kannst du bei U2D anmieten. Als Technologie wird typischerweise der QR Code, d.h. Barcode oder RFID, verwendet.
Die Lösung sieht standardmäßig den Einsatz eines QR Codes vor:
- als Print@Home Ticket (PDF-Seriendruck)
- und/oder als Feature in der eigenen U2D Ventari Event-App und/oder
- als „Wallet“ Funktion für Smartphones
Zeitslot-Management: Ist in U2D Ventari individuell konfigurierbar. Restriktionen werden entweder konfiguriert oder per speziellem Customizing bereitgestellt, z.B.:
- Kontingente für Check-In Urzeit relevant?
- Wie ist der Geschäftsprozess, wenn die persönliche Check-In Uhrzeit überschritten wird?
- Zusammengehörige Regionen mit gleichem Check-In Slot?
- Weitere Restriktionen bei der Akkreditierung zu berücksichtigen?
DSGVO-konform: Ja
Serverstandort: Nürnberg
Sonstiges: Mit U2D Ventari® kannst du Veranstaltungen unterschiedlicher Formate umsetzen: Präsenzveranstaltungen, Hybride Events, Virtuelle Events.
Website: www.u2d.de
Vivenio
Kontaktverfolgung und Kontakte erfassen: Die Kontakte kannst du für die einzelnen Workshops oder das ganze Event erfassen.
kontaktloser Check-In: Die Check-In App läuft auf allen gängigen Smartphones und nutzt die Kamera als QR Code Scanner. Damit ist ein kontaktloser Check-In möglich. Miethardware brauchst du mit vivenio nicht, denn die Software läuft auf allen gängigen Smartphones. Als Alternative bietet dir vivenio auch eine Lösung mit Laptop und externen Handscanner. Die Handscanner kannst du dann bei vivenio mieten.
Zeitslot-Management: Nein.
DSGVO-konform: Ja
Serverstandort: Deutschland
Website: vivenio Check-In Software
mehr über diesen Anbieter erfährst du auch im Blogbeitrag „vivenio – Full-Service für virtuelle Messen und Konferenzen„.
XING EventManager [bis März 2023 am Markt]
…mit der kostenfreien Einlassmanagement-App EasyEntry
Kontaktverfolgung und Kontakte erfassen: Der Einlass und die Erfassung der Teilnehmerdaten ist ganz individuell konfigurierbar. Für jedes Event, jeden Raum und jeden Workshop kannst du im XING EventManager Kategorien festgelegen. Sobald die Teilnehmer vor Ort für die jeweilige Kategorie oder den entsprechenden Workshop eingecheckt sind, lässt sich unkompliziert und sehr granular verfolgen, wer und wie viele Personen sich aktuell wo befinden. Mit der XING Events Einlass-Lösung hast du so den Überblick über alle Besucherzahlen. Und das auch noch in Echtzeit und mobil. Diese Infos rufst du jederzeit in der kostenlosen App EasyEntry ab. Die gibt’s für iOS und Android, läuft aber auch über einen Browser auf deinem PC. Alle Teilnehmerdaten kannst du außerdem ganz einfach exportieren.
kontaktloser Check-In: Mit EasyEntry ist ein einfacher und kontaktloser Check-In per QR-Code möglich. Du kannst die App von beliebig vielen Personen nutzen lassen, bspw. Einlasspersonal, Hostessen oder Hosts. Diese scannen die Codes und Tickets damit. Darüber hinaus kannst du auch komplett „personallos“ den Check-In über QR-Code Scanner und Badge-Drucker durchführen. Diese Hardware kannst du bei XING Events anmieten.
Zeitslot-Management: Ja, auch das ist möglich. Im XING EventManager kannst du, wie oben beschrieben, für die Registrierung und Anmeldung ganz individuell auch Kategorien für verschiedene Zeitspannen erstellen. Obergrenzen und Wartelisten sind ebenfalls möglich. Teilnehmer entscheiden sich dann für den für sie passenden Slot, der auf deren (digitalem) Ticket vermerkt wird und können vor Ort zu dieser Zeit einchecken.
DSGVO-konform: Ja, Teilnehmer- und Kundendaten sind bei XING Events jederzeit sicher und geschützt. Das Unternehmen behandelt sie mit höchster Sorgfalt und Verantwortung und immer datenschutzkonform. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist dafür maßgeblich. Doch Datenschutz und Datensicherheit haben nicht erst seit der Datenschutz-Grundverordnung höchste Priorität bei XING Events. Nutzer- und Kundendaten speichert und verarbeitet das Unternehmen stets gemäß der aktuellen Rechtslage.
Serverstandort: Seine Services hostest XING Events ausschließlich in der der EU.
Sonstiges: Die Bausteine der intelligente Event-Plattform von XING Events lassen sich – wie der Name schon sagt – ganz individuell kombinieren. Gerade professionelles und digitales Teilnehmermanagement sowie eine Möglichkeit zum kontaktlosen Check-In sind bei einem Re-Start der Eventbranche im Moment unerlässlich. Beides greift bei XING Events ideal ineinander. Als einziger Anbieter, der Eventmanagement und Business-Netzwerk vereint, bietet XING Events daneben zielgruppengenaue Vermarktungsmöglichkeiten für dein Event.
Website: xing-events.com
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