Smarter, schneller, effizienter: Wie KI Event-Technologie verbessert

Seit der KI-Anbieter OpenAI sein Sprachmodell ChatGPT der Öffentlichkeit präsentierte, ist generative Künstliche Intelligenz für jeden zugänglich und nutzbar – ohne Vorwissen und ohne Programmierkenntnisse. Auch für uns Eventplanende.

Diese Möglichkeit markierte einen bedeutenden Wendepunkt im Umgang mit KI und löste eine weltweiten Hype aus, der noch heute anhält. Aus dem abstrakten mathematischen Konzept ist dank ChatGPT ein alltägliches Werkzeug geworden. Zahlreiche weitere generative KI-Tools fluten seitdem den Markt. Doch auch abseits der gehypten Chatbots wird KI in vielen Bereichen intensiv eingesetzt – so wie im Event-Bereich. Hier ist sie bereits zu einem festen Bestandteil der Event-Technologie geworden, der stetig weiterentwickelt wird.

Die Evolution der Event-Technologie

Per Definition umfasst Event-Technologie alle digitalen Tools und Plattformen, mit deren Hilfe sich Veranstaltungen planen, durchführen und analysieren lassen. In den vergangenen Jahren hat sich dieser Bereich stark entwickelt. Neue Technologien wurden eingeführt, mit denen die Event-Planung effizienter wird und sich die Erlebnisse der Teilnehmer deutlich verbessern lassen. Befeuert durch die Digitalisierung sind neue Funktionen und Engagement-Lösungen entstanden: Von der Online- Registrierung und dem Ticketing über Event-Apps für das Smartphone bis hin zu Video- und Networking-Lösungen. Zunehmend werden spezialisierte Mitarbeiter für das Managen der Event- Technologien eingesetzt – die so genannten Event-Technologen. Sie haben es immer öfter mit KI-Tools zu tun. KI-Funktionen sind heute ein wichtiger Bestandteil der Event-Lösungen.

Die Rolle von KI in der Event-Technologie

Bei der Planung und dem Management eines Events wird bereits auf unterschiedliche Weise mit Künstlicher Intelligenz gearbeitet. Intelligente Schreib-Assistenten erleichtern es beispielsweise den Event- und Hospitality-Professionals, im Vorfeld einer Veranstaltung Text-Inhalte aller Art zu erstellen. Für virtuelle Events lässt sich mit Hilfe von KI sogar das Engagement steigern. Und auch bei der Nachbereitung von Events und der daraus resultierenden Optmierung künftiger Veranstaltungen kann KI die Event-Verantwortlichen mit seinen analytischen Fähigkeiten und Voraussagen unterstützen. Schon heute sind zum Beispiel Registrierungs- und Show-Raten mithilfe von KI sehr gut schätzbar. Insbesondere ergeben sich drei große Einsatzgebiete für Künstliche Intelligenz für die Planung und Durchführung von Events:

1. Registrierungs- und Anmeldeprozesse KI-gestützt verbessern

Mithilfe von KI lassen sich Registrierungsprozesse sehr gut automatisieren. Dies beginnt bereits mit den begleitenden Event-Marketing-Maßnahmen. So kann KI eingesetzt werden, um Event- und Session- Beschreibungen für unterschiedliche Zielgruppen-Segmente zu verfassen, begleitende Marketing-E- Mails aufzusetzen und vieles mehr. Dank der enormen analytischen Fähigkeiten von KI können die Teilnahmequoten bereits während der Registrierungsphase sehr gut prognostiziert werden. Dadurch können Ansatzpunkte für weitere Marketinngmaßnahmen gefunden werden, die Event-Planung wird erleichtert und der manuelle, administrative Aufwand reduziert sich.

2. Mit KI Event-Konzepte und Inhalte aller Art erstellen

Mit generativer Künstlicher Intelligenz kannst du sehr gut Inhalte für Veranstaltungs-Websites, Apps und soziale Medien erstellen. Dies können allgemeine Informations-Texte für die Event-Website, aber auch Veranstaltungsbeschreibungen, Hinweise oder Zeitpläne sein.

Besonders super ist, dass du generative KI auch für konzeptionelle und planerische Tätigkeiten sehr gut einsetzen kannst. Mit einem detaillierten Briefing ist beispielsweise ChatGPT in der Lage, ein komplettes Veranstaltungskonzept inklusive Agenda vorzuschlagen.

Außerdem willst du im Rahmen der Vorbereitung eines Events meist auch die Öffentlichkeit über das bevorstehende Ereignis informieren. Ist das eine deiner Aufgaben? Dann kannst du dir von KI-Tools dabei helfen lassen, die passenden Pressemitteilungen zu verfassen. Immer öfter werden deshalb solche Funktionalitäten deshalb in Event-Technologien wie die von Cvent integriert.

3. Teilnehmer-Erlebnisse mit KI analysieren und personalisieren

Eine besondere Stärke von KI im Event-Bereich ist ihre Fähigkeit, die vielfältigen und umfangreichen Daten der Teilnehmenden auszuwerten, die bisher oft ungenutzt bleiben. Mit Künstlicher Intelligenz kannst du diesen Datenschatz aus Zero- und First-Party-Daten heben. KI-Lösungen erkennen Zusammenhänge und ermöglichen es auf diese Weise, künftige Events zu optimieren. Sogar für das bevorstehende oder laufende Event sind die Erlebnisse mit KI personalisierbar.

So kannst du beispielsweise auf Basis der beruflichen Skills und der gezeigten Interessen Segmente der Teilnehmer·innen erstellen und ihnen so individuelle Event-Erfahrungen bieten. Innerhalb einer Event-App können Teilnehmenden sogar Personen oder bestimmte Sessions vorgeschlagen werden, die zu ihren beruflichen Skills und Interessen passen.

KI ist in der Lage, während einer Veranstaltung große Mengen an Daten in Echtzeit zu analysieren. Das ermöglicht dir als Event-Verantwortliche·n Einblicke in das Verhalten und die Präferenzen der Teilnehmer·innen. Und auch die Teilnehmenden profitieren von KI-gestützter Event-Technologie – beispielsweise können sie im Nachgang personalisierte Event-Zusammenfassungen erhalten, wodurch die Veranstaltung länger in positiver Erinnerung bleibt.

Vorteile von KI-Features in der Event-Technologie

Wie die Beispiele zeigen, gibt es durch den verstärkten Einzug von KI in der Event-Technologie zahlreiche Vorteile. Insbesondere sind dies:

• Effizienzsteigerung und Zeitersparnis bei der Event-Planung
• Verbesserung des Teilnehmererlebnisses durch personalisierte Erfahrungen
• Bessere Ergebnisse durch datengetriebene Entscheidungen und Optimierungen

Künstliche Intelligenz automatisiert heute zeitaufwändige Aufgaben wie die Erstellung von Registrierungen oder generiert mit wenigen Befehlen passende Landing Pages. Sie erleichtert dir darüber hinaus die personalisierte Ansprache deiner Zielgruppe und ermöglicht hochrelevante Empfehlungen. Was das Erlebnis für die Teilnehmenden deutlich verbessert.

Du kannst außerdem euer Service-Angebot verbessern, indem du zum Beispiel KI-Bots rund um die Uhr wichtige Fragen zum Event beantworten lässt.

Zukunftsaussichten und Fazit

KI ist schon heute ein wichtiger Bestandteil der Event-Technologie. Denn sie kann den gesamten Veranstaltungsprozess optimieren und die Effizienz steigern – von der Planung bis zur Durchführung. Wir können davon ausgehen, dass sich die KI-gestützte Event-Technologie sowohl weiter etablieren, als auch rasant weiterentwickeln wird.

Ein potenzieller neuer Anwendungsbereich könnte beispielsweise die Gesichtserkennung sein. Im Einlassbereich eingesetzt, würde sie Warteschlangen verhindern und die Sicherheit erhöhen. Während einer Veranstaltung könntest du damit analysieren, ob ein Programmpunkt dein  Publikum langweilt oder sehr gut ankommt.

Es sind jedoch Gedankenspiele, die auch vor dem Hintergrund der Anforderungen zu Datenschutz und Datensicherheit betrachtet werden müssen. Aber auch, wenn manche Einsatzmöglichkeiten für KI im Event-Bereich Gedankenspiele bleiben, feststeht: KI wird die Effizienz der Event-Technologie weiter erhöhen und die Erlebnisse der Teilnehmer·innen weiter verbessern. Das ist eine gute Nachricht für die gesamte Branche.

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