Mit einem großen Budget ein fulminantes Event auf die Beine stellen kann fast jede·r. Aber wie sieht's aus, wenn das Geld mal wieder viel zu knapp ist? Zu knapp für VIPs auf der Bühne, für Showacts, für Lasershows oder ein Feuerwerk? Auch mit wenig Geld kannst du viel bewirken. Hier sind 9 Ideen, die du relativ einfach umsetzen kannst.
1) Personalisierung
Nichts hören wir lieber als unseren eigenen Namen.
Deshalb kannst du schon mit dem korrekten Einfügen des Namens deiner Event-Teilnehmenden viel bewirken. Füge ihn in E-Mailings, auf Tickets, auf Begrüßungsschreiben, in Event-Apps oder im Hotelzimmer so oft ein, wie nur möglich.
Darüber hinaus mögen es Menschen, wenn sie personalisierte, also relevante, Botschaften erhalten.
Sende, wenn du irgendwie kannst, personalisierte E-Mailings heraus – basierend auf dem Event-Verhalten des oder der Empfänger·in im Vorjahr. Wer letztes Jahr an einem Basis-Marketing-Seminar teilgenommen hat, freut sich sicherlich in diesem Jahr über Tipps zu weiteren Marketing-Sessions auf deinem Event. Schau dir an, wie es gute Onlinestores machen. Da bestellst du einmal die Creme ABC oder die Augentropfen XYZ und zack ... beim nächsten Newsletter erhältst du passende Produkte aus der Serie oder für das zu lösende Problem. So kannst du es auch bei deinen Events machen. Niemand will heute einen Gesamtkatalog aller 200 Sessions auf deinem Event mühsam durchforsten, um festzustellen, ob da etwas Interessantes drin ist.
2) Die große Macht der kleine Aufmerksamkeiten
Vielleicht kennst du das grandiose Beispiel aus mittlerweile mehreren Hotels: bemalte Frühstückseier. Das Bemalen von Eiern mit Smilies kostet kein Geld, nur ein wenig Zeit. Doch die Wirkung ist grandios.
Was könntest du mit Smilies oder frohen Botschaften versehen? Einen lustigen Spruch auf dem Eventticket? Oder auf dem Bestätigungsschreiben? Wie wär's mit einer frohen Willkommensbotschaft am Eingang? Eine, die mehr als den 0815-Standardschriftzug "Willkommen zur Tagung XYZ" sagt? Ich bin mir sicher, dass fast zu jeder Branche oder Community passende Sprüche gibt, die ein wenig Humor beweisen und deinen Gästen zeigen, dass du dich in sie hineinversetzt hast.
Auf Marketing-/Grafikdesigner-Events wird z.B. gern mit der Tatsache gespielt, dass sich oft noch redaktionelle Anweisungen oder Serientextfelder in fertigen Print- oder Webmedien befinden. 😉
3) Gib etwas zurück – Loyalty-Programme
Hast du eine der zahlreichen Apps oder 10er Karten, die dich belohnen, wenn du eine gewisse Zahl von Einkäufen getätigt oder Dienstleistungen in Anspruch genommen hast? Egal ob Payback, "die Herzen", ob die Lidl- oder Rewe-App, Bahn-Bonus, ob die Punkte bei dm .. sie alle zielen darauf ab, loyale Kund·innen für ihre Treue zu belohnen.
Solch' ein System könntest du auch einführen und deine Event-Teilnehmenden belohnen, z.B. für
- mehrfache Event-Teilnahmen,
- Besuch von Messeständen,
- Download von Materialien,
- Buchung vor der Frühbucherfrist,
- positive Bewertungen bei Google
- und mehr.
Dafür musst du nicht unbedingt eine eigene App oder Kund·innen-Karte entwickeln. Du kannst auch einfach bei deinem Feedbackbogen anbieten, wer seine E-Mail-Adresse verrät, erhält einen Rabattgutschein für die nächste Event-Buchung. Ganz einfach geht das z.B. mit den Langzeitumfragen von TEDME.
4) Empfehlungsmarketing – belohne die, die für dich werben
Viele Veranstalter·innen setzten auf Teilnehmende, Sponsoren, Aussteller und Referent·innen, die ihr Event weiterempfehlen. Doch nur wenige belohnen die Empfehlenden auch. Oftmals hat nur der Geworbene in Form eines vergünstigten Eintrittspreises etwas davon.
Idealerweise kann deine Event-Management- bzw. Teilnehmer-Management-Software solche Rabatte, die beide Seiten belohnt, schon vergeben und den Einladelink dafür erzeugen. Kann sie es nicht, kannst du selbst einen Rabattcode entwickeln und manuell prüfen, welche Gäste über diesen Code kamen und dann den Werbenden belohnen. Wichtig: Kommuniziere klar im Voraus, wie die Bedingungen lauten, damit man in den Genuss der Belohnung kommt.
5) Belohne Bestandskund·innen
... statt Neukund·innen. Gerade bei Mobilfunkverträgen oder bei Banken und deren Zinsguthaben werden Neukund·innen belohnt, während die Bestandskund·innen die alten, unattraktiven Konditionen behalten. Schlimmer noch. Nach Ablauf von 24 Monaten erhöht sich oftmals der Preis für den Mobilfunk- oder Internettarif. Dabei weiß wirklich fast jede·r, dass die Akquisition von Neukund·innen häufig 7x so teuer ist wie das Halten von Bestandskund·innen.
Bei deinen Events kannst du's besser machen und diejenigen belohnen, die öfter zu dir kommen, statt diejenigen, die noch nie da waren. Achte also bei deiner Preisgestaltung oder beim Vergeben von Add-ons wie besseren Sitzplätzen, Zugang zu Lounges etc. darauf, dass du die bestehenden Beziehungen pflegst und belohnst.
6) Sei großzügig mit Getränken
Essen und Trinken gehören zu den menschlichen Grundbedürfnissen. Und wenn dein Budget nicht ausreicht für eine Rundum-Sorglos-Verpflegung beim Catering, sorge zumindest dafür, dass niemand verdursten muss. Gerade bei Tagungen und Messen gibt es immer noch sehr oft die völlig überzogenen Angebote von Vertragscaterern, die oftmals sogar in der Qualität zu wünschen übrig lassen.
Damit deine Eventgäste sich auf das Geschehen vor Ort konzentrieren können, sollten sie zumindest kostenfreies Wasser in beliebiger Menge konsumieren dürfen. Wetten, dass sich diese Investition auszahlt?
7) Reduziere Wartezeiten an allen Ecken und Enden
Niemand wartet gern.
Reduziere daher alle Wartezeiten rund um dein Event. Egal ob bei der Anmeldebestätigung oder beim automatischem Rechnungsversand, bei der Beantwortung von E-Mails oder beim Warten auf Antworten in sozialen Netzwerken. Und erst recht beim Check-in.
Mehr dazu: So organisierst du Warteschlangen richtig
8) Hol echte Neuheiten auf die Bühne
Du fragst dich, warum immer weniger Menschen zu deinen Events kommen? Gegenfrage: Bietest du jedes Mal einzigartigen Content und Networking-Gelegenheiten?
Wer auf Themen und Referent·innen setzt, die man schon 100x woanders erleben konnte, darf sich nicht wundern, wenn die Anmeldungen fürs eigene Event ausbleiben. Erst recht, wenn der Content bereits kostenfrei auf YouTube vorhanden ist. Warum sollte ich da zu deinem Event kommen? Eben. Setz' daher auf Speaker·innen, die noch nicht überall zu sehen und zu hören waren und suche nach Themen, die neu sind, statt Vorträge immer und immer wieder aufzuwärmen.
9) Besetze Kontaktstellen mit dem passenden Personal
Kennst du das DiSG-Modell? Es unterteilt Personen in Charaktergruppen. Solche, die eher menschen- und solche, die eher sach-/faktenorientiert sind. Und in jene, die eher aktiv und solche, die eher zurückhaltend agieren. Was du für die Kontaktstellen auf deinem Event brauchst, sind menschenorientierte Personen. Kurz gesagt: i- und S-Typen.
Auch wenn in der Backend-Registrierung die sehr genau arbeitenden G-Typen super hilfreich sind, am Counter beispielsweise hilft es nichts, wenn er oder sie genau beweisen kann, dass das Gegenüber sich falsch angemeldet hat. Besser, da steht ein i-Typ, der oder die nach 5 Minuten mit allen anderen per du ist und sich beim SmallTalk richtig wohl fühlt. Oder auch der hilfsbereite S-Typ. Mit denen liegst du goldrichtig.
Mehr dazu: Menschen mit Hilfe von DiSG erkennen
Fazit
Auch mit wenig Budget kannst du deine Event-Teilnehmenden begeistern. Alles was du dafür brauchst, ist der echte Wille, dies zu tun und ein paar kreative Ideen. Probier' diese doch gern einmal aus.
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