9 Tipps für deine Eventplanung – von der IMEX 2022

Vom 31. Mai bis 2. Juni fand sie endlich wieder in Präsenz statt: Die IMEX. Falls du dich fragst, wofür diese Abkürzung steht. Hier kommt die Auflösung: IMEX – incorporating Meetings made in Germany – The Worldwide Exhibition for incentive travel, meetings and events. Oder anders gesagt: Die IMEX ist eine internationale Messe der Meetingbranche, die jedes Jahr im Mai in Frankfurt am Main und im Oktober als IMEX America in Las Vegas stattfindet. Also ein Event von Eventprofs für Eventprofs. Genau deshalb kannst du hier natürlich eine Menge für deine Eventplanung lernen – in den Sessions als auch beim Schlendern über das Event. Diese Learnings hab ich dir von der diesjährigen IMEX mitgebracht.

1) „OOO“ – Online-Events von Oktober bis Ostern

Die Abkürzung OOO steht eigentlich für „Out Of Office“. Doch bei der Wahl des richtigen Eventformates, scheint es bald eine neue „Zauberformel“ zu geben. In Anlehnung an die Nutzung von Winterreifen von Oktober bis Ostern, werden wohl auch Events in dieser Zeit in die online Variante übergehen. So eine der Botschaften aus dem Vortrag von Colja Dams „Future of events: new fundamentals for events and marketing“. Er steht mit dieser Einschätzung nicht allein da; doch gerade diese Formulierung fand ich sehr treffend. Auch ich vermute, so könnte die Zukunft von Events aussehen. Stell dich auf jeden Fall jetzt schon auf einen Online-Part bei Veranstaltungen ab Herbst ein. Ob Corona zurückkommt oder nicht, ist dabei auch „fast egal“. Denn irgendeine Krise oder Katastrophe, die Reisen und Meetings unattraktiv oder unmöglich macht, wird es schon noch geben. Die Frage dabei ist nur, wann und wie stark, aber eben nicht ob.

2) Green Events sind überbewertet!

Oh weh. Zumindest ist das die These oder Meinung von Hannes Schwarm von MR WOLF Consulting aus seinem Talk „Ordnung im Event-Trend-Chaos“. Seine ausführlichere Erläuterung: Wir als Eventbranche werden die Klimakrise nicht aufhalten. Nicht mit ein paar Strohhalmen aus Bambus und ein wenig grünerem Anstrich unseres Events. Das nachhaltigste Event sei immer noch das, was überhaupt nicht stattfindet.

Ich finde, so ganz Unrecht hat er da nicht. Aber ich gebe die Hoffnung nicht auf, dass auch wir als Eventplaner·innen und Organisator·innen etwas bewegen können. Deshalb findest du auch weiterhin auf diesem Blog Tipps für nachhaltige Events.

3) Endlich verständlich – das Metaverse

Ich gebe zu, jetzt endlich habe ich verstanden, was das Metaverse sein kann. Oder ich kann mich gut mit der Erklärung von Hannes Schwarm anfreunden. Ob er damit Recht hat? Ich weiß es nicht. Das hier ist seine Erläuterung zum Metaverse in Kurzform:

Metaverse ist nicht virtual reality. Also eben keine Darstellung des realen Lebens auf 3D-Plattformen, die man mit Avataren erkunden kann. Egal ob im Browser, via Smartphone oder VR-Brille. Metaverse ist viel mehr die mixed reality. Also die Kombination von AR und VR. Spannend wird das erst, wenn Apple – wie man munkelt in Kürze – eine Brille herausbringt, die dieses Erlebnis cool macht. D.h. es muss eine Brille geben, die du aufsetzen kannst und durch die du die reale Welt noch sehen kannst. Über die Brille werden lediglich Zusatzinfos eingeblendet. Sie überblenden aber nicht das reale Erleben. Damit, so seine weitere These, werden künftig auch sämtliche Bildschirme wie die von Computern, Laptops, Tablets, Smartphones etc. überflüssig. Denn „alles“ ließe sich über die Glasses steuern.

> mehr über die Entwicklungen von Apple rund um AR & VR und die Glasses

Dieser Metaverse-Erklärung kann ich folgen und sehe tatsächlich auch Potenzial für Events.

In der anderen Erklärung des Metaverse, in der man durch virtuelle Welten läuft, eine VR-Brille trägt und dann einem eingebetteten YouTube-Video folgt, sehe ich wenig Sinn. Hierfür gibt es einige wenige gute Use-Cases. Das für mich schlüssigste kommt von cueconcept und wird z.B. schon seit Jahren von Siemens erfolgreich genutzt und permanent weiterentwickelt.

Eine sehr „krasse“ Variante des Metaverse, das Hyperverse, kannst du dir mal in diesem Video ansehen. Ach ja, ich find' das nicht erstrebenswert. Aber es zeigt, wohin die Reise gehen könnte.

4) Mach dein Event instagrammable – wie die IMEX

Vielleicht kennst du schon den Blogartikel ist dein Event instagrammable? In dem stell' ich dir genauer vor, warum es so wichtig ist, dass dein Event Momente oder Szenen bietet, die deine Teilnehmer gern fotografieren und dann freiwillig auf Social Media teilen. Je nach Zielgruppe variiert natürlich der genutzte Kanal. Da Instagram noch immer der Bilder-Kanal und auch Kurzvideo-Kanal ist, passt dieser Name am besten zu diesem Effekt. Die IMEX hat dafür gesorgt, dass es Momente oder Hintergründe gab, die die Teilnehmer gern teilten. Dafür gab’s extra eine Fotowall mit dem “It’s good to be back”-Slogan und eine 360ties-Station; gesponsert von Memo Media. Hab ich da mitgemacht? Na klar! Und vor allem das Video oder die gif-Datei habe ich fleißig auf Instagram und LinkedIn geteilt.

5) Digitale Visitenkarten rocken!

YEAH, ich hab sie live ausprobiert und es funktioniert. Über socialiy hatte ich eine digitale Visitenkarte erstellt und diese sowohl auf dem Sperrbildschirm meines Smartphones gespeichert als auch auf das Badge der IMEX den Code eingefügt. Wenn ich schon als Teilnehmer mein Namensschild selbst ausdrucke, dann kann ich es auch um für mich sinnvolle Informationen erweitern.

Wie ich das konkret gemacht hab? Die pdf von der IMEX in Canva hochgeladen, QR-Code von socialiy hinzugefügt. Fertig. Dein nächstes Event schickt dir kein Badge zum Selbstausdruck? Dann nimm doch den QR-Code und drucke ihn einmal auf Visitenkarten-Größe aus. Meist gibt’s ja Bagdehüllen und dann steckst du den da rein oder klebst ihn mit einem Schnipsel Klebeband auf die Rückseite deines regulären Badges.

IMEX Badge mit digitaler Visitenkarte

digitale Visitenkarten - beliebte Apps

digitale Visitenkarten dank socialiy

6) Der Selfie-Hack für alle mit kurzen Armen

Kennst du das? Du willst ein Selfie von dir und einem Event-Teilnehmer machen und du kommst ohne Verrenkungen kaum an den Fotoauslöser auf deinem Smartphone? Und ein Selfiestick ist dir zu umständlich? Dann lass dir doch von deiner Sprachsteuerung, also z.B. von Siri, beim Selfie helfen. Und so geht’s:

• Öffne auf dem iPhone die Einstellungen
• Wähle Bedienungshilfen und dann Sprachsteuerung
• Aktiviere die Sprachsteuerung
• Wähle nun Befehle anpassen und dann “Eigene”
• Erstelle einen neuen Befehl erstellen und vergib einen Namen, z.B. “Cheese”.
• Klicke auf Aktion und dann Eigene Geste ausführen
• Tippe nun mit dem Finger auf die Stelle auf dem Bildschirm, auf der sich der Auslöser für die Kamera befinden würde
• Sichere die Aktion
• Öffne nun die Kamera oder sag “Siri, mach ein Foto”.
• Sag nun deinen neuen Sprachbefehl, also z.B. “Cheese”.

War dir zu kompliziert? Es gibt hunderte von Erklärvideos auf YouTube. Zum Beispiel dieses hier:

7) Data-driven Events und Small Data

“Nutze die Daten, die du hast und warte nicht auf Big Data” riet Colja Dams in seinem bereits o.g. Vortrag. Und dem kann ich nur zustimmen. Denn mal ehrlich: Nutzt du die Eventdaten, die du bereits hast? Was machst du damit? Für den oder die Chef·in aufbereiten, um ein Event-Erfolgs-Reporting zu zeigen? Oder schaust du tiefer rein? Verknüpfst du Daten, die du hast mit deinem CRM oder deinem Newsletter- bzw. Marketing-Automation-Tool? Gibt’s bei euch schon Schnittstellen zwischen diesen Tools?

Und viel wichtiger: Legst du vorab fest, welche deine KPIs sind und verfolgst du diese dann konsequent?

Starte damit und nutze die Power von Small Data.

Und damit bist du dann auch schon den “Data-driven Events” ein Stückchen näher. “Das” so Hannes Schwarm “wird in Zukunft wirklich wichtig werden.” Laut seiner Einschätzung ist das der einzige Trend von denen, die er vorgestellt hat, die im Moment wirkliches Potenzial haben.

8) Die Hopp on, hopp off Sessions auf der IMEX

Auf der IMEX gab es mehrere Orte, an denen Session stattfanden. Zum Beispiel an den Ständen der Aussteller·innen oder eben auch in drei Vortragsräumen. Die waren aber keine klassischen Räume, die eine Tür zum Öffnen und Schließen und klassische Reihenbestuhlung haben. Nein, das waren offen gestaltete Flächen mitten in der Messehalle. Bestückt mit kreativen Sitzgelegenheiten und ansprechend gestaltet. Damit alle Teilnehmer·innen dennoch den Speakern gut folgen konnten, gab’s für jede·n Kopfhörer zum Mithören. Das hatte enorme Vorteile:

• jede·r konnte mal in Sessions reinschnuppern, ohne andere zu stören – z.B. durch die Tür, die permanent schließt,
• Neuankömmlinge konnten sehen, wer schon der Session folgt und so Bekannte schnell entdecken,
• wer eine Session verlassen wollte, musste nicht erst 20 andere Leute bitten aufzustehen, damit man sich durch die klassischen Stuhlreihen schlängeln kann.

9) So peppst du Podiumsdiskussionen auf

Ein·e gute·r Moderator·in holt schon mega viel aus einer Podiumsdiskussion heraus. Manchmal aber, musst du das selbst übernehmen oder der bzw. dem Moderator·in ein paar Ideen mit auf den Weg geben. Hier sind ein paar Quick-Wins für dich:

• Mach doch eine Fishbowl draus und biete deinen Moderator·innen-Platz jemandem aus deinem Publikum an. So kommen auch unerwartete Fragen und Kommentare in die Runde.
• Stelle “Ein-Wort-Fragen”, die deine Bühnengäste vorab nicht kennen.
  Du kannst sie nach einem Wort auf eine konkrete Frage bitten oder beispielsweise drei Antwortmöglichkeiten wie “ja”, “nein” oder “vielleicht” vorgeben. Die dir dann am interessantesten erscheinende Antwort pickst du heraus und bittest den- oder diejenige um eine kurze Erklärung dazu.
• Mach die Runde divers. Denk an Menschen unterschiedlichster Altersgruppen, Geschlechter, Karrierestufen, Herkünfte, Einstellungen etc. Und vermeide die typische Runde von “weißen, alten Männern”.

Fazit

Die IMEX bot einiges an Wissenswertem für Events und Messen jeglicher Art – ebenso für die “kleinen” Hacks im Businessalltag. Probier sie doch mal aus und stell dich auf jeden Fall auf die Rückkehr von Online-Events oder zumindest Online-Parts bei Live-Events ein.

> die offiziellen Bilder von der IMEX 2022

Termin 2023

Merk dir doch schon mal den Termin für 2023 vor. Voraussichtlich findet die IMEX 2023 von Dienstag, 23. Mai bis Donnerstag, 25. Mai 2023, statt.

Das könnte dich auch interessieren: