Ehrlich? Eine Einladung inklusive Event-Registrierung ein Jahr im Voraus? Wer plant seine Event-Teilnahmen so lange im Voraus? Und wer hat denn als Eventmanager schon so früh seine Registrierung fertig? Außerdem ist unsere Welt doch schnelllebiger geworden. Als Eventmanager kennst auch du sicherlich den Trend zu immer kurzfristigeren Anmeldungen. Warum in alles in der Welt solltest du dann schon ein Jahr im Voraus das Portal für die Registrierungen öffnen? Erst recht, wenn du ‘nur’ eine Veranstaltung mit 100 Teilnehmern planst. Muss das sein? Nein natürlich nicht! Du musst es nicht. Allerdings gibt es wirklich richtig gute Gründe für so eine vorausschauende Planung.
Der freie Terminkalender deines Teilnehmers
Zuerst einmal: Ich selbst habe vor wenigen Tagen eine Veranstaltung gebucht, die erst in 365 Tagen stattfinden wird. Echt? Ja, echt! Ich habe mich für die Veranstaltung Blog4Business am 3. April 2020 in Dortmund angemeldet. Kostenpflichtig. Warum? Weil ich schon bei den ersten beiden Malen hin wollte. Doch dieses Mal sieht mein Terminkalender im April 2020 noch sehr leer aus.
Berufliche und private Termine, die von jetzt an herein purzeln, bau ich einfach drum herum. Meist kann ich das sogar bei den beruflichen Terminen beeinflussen. Erst recht, wenn ich es jetzt schon weiß. Termine für ‘meine eigenen’ Veranstaltungen kann ich oft mitbestimmen. Oder ich kann bereits heute eine Lösung für einen Vertreter o.ä. finden.
[bctt tweet=“#eventprofs Je eher das Anmeldeportal für dein Event geöffnet ist, desto besser. Teilnehmer haben dann noch freie Terminkalender. “ username=“KatrinTae“]
Frühe Registrierung bedeutet weniger Schmerz beim Bezahlen
Wenn du den Blogbeitrag ‘Vom Schmerz des Bezahlens’ gelesen hast, weisst du’s schon. Je dichter Konsum und Bezahlvorgang zusammenliegen, desto schmerzvoller ist das Geld ausgeben. Zahle ich jedoch den Preis für deine Veranstaltung bereits ein Jahr im Voraus, ist der Schmerz deutlich geringer. Einerseits weil ich im Voraus bezahle und andererseits wegen der großen zeitlichen Differenz.
Rückt dein Event näher, hab ich immer im Hinterkopf: „Ach, ist ja alles längst bezahlt. Jetzt genieße ich mal die Veranstaltung.“
Die beste Verzinsung ever
Apropo Bezahlen. 2019 kostete das Ticket für die Veranstaltung 249,- Euro. Dank eines Super-Special-Angebots konnte ich das Ticket 2020 für nur 99,- Euro kaufen. Natürlich war das Angebot nur am 5. April 2019 gültig und nur für Newsletter-Abonnenten zugänglich.
99,- Euro! Das ist nicht einmal halb so viel wie der Originalpreis. Anders ausgedrückt: Ich erhalte 150% Zinsen. Denn ich könnte die 99,- Euro ja heute auch anders anlegen und von den Zinsen profitieren. Doch wo bekommst du schon noch 150% Zinsen?
Auf deinem Girokonto kannst du in 365 Tagen mit richtig viel Glück heutzutage 1% Zinsen erhalten. Macht 99 Cent für dich. Oder du legst es in Aktien oder Fonds an und erhältst dafür wenn es gut läuft zwischen 5 und 10%, vielleicht sogar 20%. Da musst du aber verdammt viel Glück haben. Aus deinen 99,- Euro wären dann 103,95 Euro, 108,90 Euro oder im besten Fall 118,80 Euro geworden.
Wenn du also argumentierst, dass du als Teilnehmer dem Veranstalter dein Geld doch nicht so früh ‘in den Rachen wirfst’ hast du das mit der Verzinsung völlig außer Acht gelassen.
[bctt tweet=“#eventprofs Wenn deine Teilnehmer argumentieren, dass sie dir als Veranstalter ihr Geld doch nicht so früh ‘in den Rachen werfen’ haben sie das mit der Verzinsung außer Acht gelassen. Oder dein Frühbucherrabatt war zu gering.“ username=“KatrinTae“]
Wunschhotels und günstige Hotels sind verfügbar
Wer sich so früh verbindlich für eine Veranstaltung entscheidet, kann auch frühzeitig seine Übernachtung buchen. Egal, ob ich als Teilnehmer gern ein ganz bestimmtes Hotel buche oder ob ich günstig übernachten möchte. Je eher ich recherchiere, desto mehr Auswahl hab ich noch.
Das hat zwar direkt nichts mit deinem Event zu tun (es sei denn, du vermittelst die Zimmer), aber es macht mich glücklich. Und das färbt auch auf deine Veranstaltung ab. Je angenehmer meine Anreise und meine Übernachtung am Vorabend war, desto wohlwollender beurteile ich deine Veranstaltung. Deine Speaker, dein Programm, dein Catering und vieles mehr. Als Teilnehmer deiner Veranstaltung bin ich entspannter auch viel kommunikativer und networke aktiv. Das ist ja DER Grund, warum ich überhaupt zu deiner Veranstaltung komme. Denn die Inhalte erhalte ich heutzutage auch über viele digitale Alternativen.
[bctt tweet=“#eventprofs Wer sich so früh verbindlich für eine Veranstaltung entscheidet, kann auch frühzeitig seine Übernachtung buchen. Das färbt auch auf die Atmosphäre und das Erleben deines Events ab. ?“ username=“KatrinTae“]
Wenn ich doch stornieren muss
Sollte ich nun doch kurz vor der Veranstaltung nicht zu dir kommen können, muss ich mir etwas einfallen lassen. Wahrscheinlich kann ich solche Super-Deals nicht stornieren.
Doch ehrlich gesagt könnte auch etwas dazwischen kommen, wenn ich erst 3 oder 6 Monate vor dem Event buche. Was dann? Du kannst mir eine Rücktrittsversicherung anbieten. Oder dass ich für dich einen Ersatz-Teilnehmer finde.
Das Risiko des Stornierens muss ich meist sowieso tragen. Egal, ob 1 Jahr im Voraus oder nur 3 Monate. Und meist sind die Stornogründe doch viel kurzfristiger. Zum Beispiel Krankheit. Die kann ich auch 3 Monate vorher nicht erahnen. Deshalb kann ich ruhig dein Ticket ein Jahr im Voraus kaufen.
Eingetragen ist eingetragen
Selbst wenn ich nicht so langfristig planen und buchen kann oder möchte, den Termin trage ich mir auf jeden Fall ein. So kann ich bei weiteren Terminanfragen immer noch entscheiden, ob ich lieber zu deiner Veranstaltung gehe. Oder ob ich die Alternative vorziehe.
Anders ausgedrückt: Nur wenn ich deine Veranstaltung schon lange im Voraus auf dem Schirm habe, kann ich überhaupt abwägen. Sagst du mir erst kurz vor deinem Event Bescheid, habe ich einfach schon jemand Anderem zugesagt.
[bctt tweet=“#eventprofs Nur wenn ich deine Veranstaltung schon lange im Voraus auf dem Schirm habe, kann ich überhaupt abwägen – ob ich zu dir komme oder nicht. ? “ username=“KatrinTae“]
Planbarkeit für dich als Eventmanager
Auch du profitierst davon, wenn ich mich so früh und verbindlich für deine Veranstaltung anmelde. Du kannst viel besser mit den voraussichtlichen Einnahmen kalkulieren. Und du hast frühzeitiger die Zahlen für all deine anderen Services. Wie groß sollten die Räume sein? Wie viel Catering solltest du bestellen? Mit welchen Teilnehmerzahlen und Profilen (!) können deine Aussteller rechnen?
Je eher und je zuverlässiger du die Antworten darauf kennst, desto besser kannst du selbst planen. Auch wenn das mit dem frühen Termin für den Start der Registrierung deine Auftraggeber, deine Kollegen, deine Referenten etc. möglicherweise anders sehen. Leite ihnen doch einfach diesen Artikel weiter.
[bctt tweet=“#eventprofs Je eher und je zuverlässiger du deine Einnahmen und Teilnehmerzahlen kennst, desto besser kannst du selbst planen. ?“ username=“KatrinTae“]
Fazit
Je eher du dein Event veröffentlichst und die Registrierung startest, desto besser. Selbst wenn deine Teilnehmer sehr kurzfristig ihre Anmeldungen senden. Deine Veranstaltung ist immerhin schon im Terminkalender deines (potenziellen) Teilnehmers eingetragen. Allein das sollte dir ein sehr frühes Save-the-Date wert sein. Außerdem erhöhst du die Planbarkeit deiner Veranstaltung auf vielen Fronten. Probier’s aus.