Was wäre, wenn … wir Event-Prozesse auf andere Branchen übertragen?

Was wäre, wenn wir Event-Prozesse auf andere Branchen oder Unternehmen übertragen? Stell dir mal vor, Amazon würde sein Business so aufbauen und umsetzen, wie viele von uns (noch immer) ihre Events organisieren und umsetzen. Das würde dann vielleicht so aussehen.

Der Bestellvorgang

Den Artikel unserer Wahl bestellen wir bequem auf der Amazon-Website. Trotzdem müssen wir uns bei jeder Bestellung neu registrieren und auch jedes Mal unsere vollständigen Kontakt- und Zahlungsdaten hinterlassen. Anschließend erhalten wir eine Benachrichtigung über unsere Bestellung, die noch manuell geprüft wird. Schließlich müssen nochmal die Steuersätze oder sonstige Besonderheiten geklärt werden. Z.B. ob wir diesen oder jenen Artikel überhaupt hätten kaufen dürfen. Der Produzent des Artikels will nicht an alle potenziellen Kunden verkaufen und behält sich auch die Prüfung bestimmter Richtlinien und Voraussetzungen vor. Außerdem muss ein Mitarbeiter von Amazon einmal in der separaten Lagerübersicht nachschauen, ob der gewünschte Artikel wirklich verfügbar ist.

Ist das geklärt, klickt er auf einen OK-Button und kann nun die dazugehörende Rechnung ausstellen. Ein paar Felder sind schon vorausgefüllt. Den Rest muss er oder sie manuell hinzufügen; z.B. die Sache mit der Mehrwertsteuer und der korrekten Währung für den Bestellenden. Nach einem weiteren OK klickt er auf „versenden“ und der Kaufende erhält die Bestätigung und die dazu gehörende Rechnung.

Die Rechnung lässt sich bequem mit den üblichen Zahlungsmitteln begleichen. Da jedoch bei diesem Amazon die Buchhaltung nicht mit dem Online-Shop verknüpft ist, muss ein·e weiter·e Mitarbeiter·in den Zahlungseingang auf dem Konto manuell in den Online-Shop eintragen. Nur so wird der Versand der Ware überhaupt erst ausgelöst.

Das ganze ist zeitaufwändiger und daher langsamer als die 24-Stunden-Lieferzeit (oder gar kürzer) von Amazon und braucht auch deutlich mehr Personal als die heute bei Amazon digitalisierten, automatisierten und optimierten Prozesse. Aber es sichert Arbeitsplätze und bewahrt eingespielte Prozesse.

Die Auslieferung

Nach der manuellen Prüfung, ob der gewünschte Artikel auf Lager ist, erhält die Versandabteilung eine E-Mail von der/dem Bestell-Prüfenden, dass eben eine neue Bestellung eingegangen sei. Der manuell eingetippte Text verrät die Versandanschrift und die bestellten Waren.

In der Versandabteilung werden nun verschiedene Spediteur·innen gefragt, ob sie diesen Auftrag ausliefern könnten und zu welchem Preis. Spediteur A hat gerade kein Personal mehr und sagt ab. Bei Spedition B gibt es nächste Woche noch Platz im LKW, der von München nach Berlin hält. Der könnte einen kleinen Umweg über Magdeburg fahren und die Ware ausliefern. Gegen einen Aufpreis für den Umweg versteht sich. Und Spedition C ist sowieso auf dem Weg nach Magdeburg, allerdings erst übernächste Woche. Da diese ohne Umweg fährt, ist ihr Angebot das wirtschaftlichste. Deshalb erhält sie den Zuschlag für den Versand.

Der/die Mitarbeiter·in in der Versandabteilung schickt eine E-Mail an die Serviceabteilung zurück, dass die Ware voraussichtlich in 14 Tagen beim Bestellenden eintreffen wird.

Die Einbindung von Herstellern und Händlern

Wer viele Waren versenden will, braucht viele Hersteller und Händler. Die müssen sowohl auf der Website sichtbar sein als auch einen Platz für die Waren im Lager haben.

Wer auf der „Event-like“ Website von Amazon sich und seine Produkte präsentieren möchte, kann ein Anfrageformular an den Tech-Riesen senden. Daraufhin erhält er oder sie eine sehr umfangreiche pdf, welche die unterschiedlichsten Präsentationsmöglichkeiten erklärt und die Preise dafür zeigt. Wer dabei sein will, schickt nun seinen „Bestellwunsch“ an einen Sales-Mitarbeitenden, der gemäß des Bestellwunsches die benötigten Daten abfragt oder aus den Wünschen ein Individual-Angebot erstellt. Händler und Hersteller senden daraufhin Unmengen von Daten wie Logos, Produktbeschreibungen, Bilder, Videos und Preisangaben an die Mitarbeiter·innen im Sales-Team zurück. Anschließend leitet das Sales-Team die Daten an eine einpflegende Stelle im Hause weiter und wartet auf Rückmeldung, wann dies erledigt sei. Nach erfolgreicher Einspielung aller Daten erhält das Sales-Team den Link zu den eingetragenen Waren und versendet diese an den jeweiligen Händler oder Hersteller – mit der Bitte um Prüfung der Daten und Vorschau-Seiten. Nach ein paar Ping-Pong-E-Mails mit Korrekturwünschen ist es soweit: Der Verkauf der Waren kann beginnen.

Gleichzeitig bauen weitere Mitarbeitende der Hersteller im Lager des Versandhändlers eine Ecke für ihre einzulagernden Produkte auf. Wie diese Ecke eingerichtet werden soll, kann der Hersteller dem Versandhändler mit einer Skizze mitteilen und in mehreren Gesprächen und E-Mails klären.

Fazit – Eventprozesse hinterfragt und überdacht

Zugegeben, das alles ist vielleicht ein wenig übertrieben. Doch so weit weg von der jetzigen Realität im Event-Management ist es gar nicht. Und der springende Punkt dabei? Es geht um die vielen überflüssigen Prozesse. Ums sichtbar machen, wie viel Zeit wir einfach mit Dingen verschwenden, wie wir heute besser und effizienter organisieren könnten. Wie du in der Fantasie-Geschichte sehen konntest: Die Waren und Produkte, die verschickt werden, sind keinen Deut besser oder schlechter. Doch das ganze Drumherum ist so unsagbar ineffizient, dass es langsam, teuer und sehr personalintensiv wird. An Stellen, an denen gar kein Personal gebraucht wird. Bei Tätigkeiten, die für die wenigsten als sinnstiftend betrachtet werden. Hier spricht auch gar kein Mensch mit einer/m Kund·in. Wie auch? Bleibt ja keine Zeit dafür, weil all die anderen Dinge erledigt werden müssen. Für Optimierungen auf der Website und in den Prozessen ist letztendlich auch keine Zeit – denn all die anderen Sachen verbrauchen schon die knappe Zeit.

PS: Wie könnte denn das Event-Management mit dem Mindset von Amazon aussehen? Vielleicht so wie im Blogartikel Was wäre wenn, dein Event-Management automatisiert wäre?