6 Dinge, die dein Event floppen lassen

1) Du startest viel später als du kommuniziert hast

Konkret: "This is Marketing" rief die Teilnehmenden mehrfach dazu auf, möglichst pünktlich zum Einlass zu kommen. Am ersten Tag am besten ab 7:45 Uhr – an einem Samstag. Doch die erste Keynote begann erst um 10:00 Uhr.

Du kannst dir gar nicht vorstellen, wie froh ich war, erst gegen 9:15 Uhr aufgeschlagen zu sein. An einem Samstag! Hätte ich um 7:45 Uhr da sein wollen, hätte ich an dem Tag um 6:00 Uhr aufstehen müssen. Man hätte ich mich geärgert.

Da dachte ich, das Team hätte nun gelernt. Doch weit gefehlt. Auch am zweiten Tag startete das Event 50 (!) Minuten später als in allen Materialien angekündigt. Plus: Es wurde einfach gar nicht kommuniziert, wann es endlich losginge und warum die Verspätung entstand.

So machst du es besser:

Kommuniziere ganz klar, wann der erste Einlass möglich ist und wann genau die Keynote oder die Begrüßung beginnt und halte dich dann auch daran. Willst du noch eins drauf legen, dann bietest du so wie die DKM-Messe ein Frühstücksangebot für "den frühen Vogel" an. Am besten auch kostenfrei für die Teilnehmenden.

2) Dein Personal ist nicht ordentlich gebrieft

Und dabei ist's egal, ob es wirklich dein Kernteam ist oder ob es Personen von dienstleistenden Unternehmen sind. Wer auf deinem Event ist und Services übernimmt, den ordnen Eventgäste zu deinem Event zu – egal ob Garderobe, Technik oder Catering.

Auch hier 2 konkrete Beispiele:

1) Nachdem ich in der ersten Keynote eine große, schwere Tasche mit Werbematerialien erhielt, wollte ich diese nicht einfach wegwerfen oder den ganzen Tag mit mir rumschleppen, sondern in meiner eigenen Tasche aufbewahren. Die hatte ich allerdings schon an der Garderobe abgegeben. Ich also zurück und bat die Person an der Garderobe, mir meine Tasche nochmal zugeben, damit ich etwas verstauen kann. Die Antwort: "Das können Sie aber nicht den ganzen Tag machen. Dafür sind wir eigentlich nicht zuständig." Echt jetzt? Obwohl maximal drei Leute mit mir dort anstanden? Das geht auch anders. Es geht vor allem freundlicher.

2) Im Saal der Mainstage war es ziemlich frisch. Die Klimananlage war aus meiner Sicht zu stark aufgedreht und ich sprach jemanden von der Technikfirma an, ob er weitergeben könne, dass es hier ziemlich zieht. Die Antwort: "Dafür bin ich nicht zuständig." Daraufhin ich: "Ja, aber Sie haben doch bestimmt einen Draht zum Veranstalter und könnten das weitergeben, oder?" Damit war das Gespräch dann beendet, denn die nächste Keynote begann.

So geht es besser:

Wähle deine Partner·innen sorgsam aus und briefe dein Personal umfangreich. Behandle alle so, als gehörten sie zu deinem Kernteam. Ist schwierig - ich weiß, aber es geht. Zum Beispiel bei der OMR hat es hervorragend geklappt.

> Schau mal rein: OMR – ein Must-have-seen für Event- und Marketingprofis

3) Du überziehst die Pausenzeiten regelmäßig

Worin besteht der Sinn, Pausen- und Sessionzeiten zu kommunizieren und sie dann nicht einzuhalten? Vor allem, wenn auch kurzfristig via Whatsapp-Nachricht angekündigt wird, dass es "in 10 Minuten weiterginge", wenn das dann nicht geschieht? So gesehen und erlebt dem auf "This is Marketing"-Event. 

Warum soll ich pünktlich zurück in den Konferenzsaal gehen, wenn ich dann dort noch einmal weitere 10 Minuten nach dem angekündigten Sessionbeginn herumsitze und warte? Ich verstehe es nicht.

So geht es besser:

Halte dich an deine angekündigten Zeiten. Gab es eine Verzögerung gleich zu Beginn, kommuniziere klar und deutlich, wie du mit der Verspätung im weiteren Verlauf umgehst. Nutze dazu die Whatsapp-Gruppe oder deine Event-App. 

4) Du baust das Catering so auf, dass Warteschlangen entstehen müssen

Gerade in Deutschland "drängelt man sich nicht vor". Das führt dazu, dass bei unklar ausgeschilderten Cateringstationen sich die Menschen "ganz brav in eine Reihe stellen". Egal, ob es mehrere Ausgaben gab oder nicht. Und wenn du nur eine Ausgabe hast, ist das bei größeren Events umso fataler.

Auf "This is Marketing" bildete sich schon eine Schlange, wenn nur mal 10 Leute - von 2.500 ! - etwas konsumieren wollten und dann dauerte es auch sehr lange. So etwas ist gerade bei kurzen Pausenzeiten oder großen Menschenmengen echt ärgerlich.

Besser geht es so:

Biete mehrere Stationen an und an einer Station mehrere Ausgaben, z.B. getrennt nach unterschiedlichen Speisenangeboten (vegan, vegetarisch, Fleisch). Trenne außerdem den Bezahlvorgang vom Ausgabevorgang. Am besten machst du es digital möglich, z.B. mit einem Chip wie bei der OMR. Oder du inkludierst das Catering in deinen Eintrittspreis oder lässt es von Ausstellern und Sponsoren finanzieren – wie bei der DKM-Messe.

5) Du bietest keine Sitzplätze fürs Essen an

Nochmal dreht es sich ums Essen. Ja, denn das ist ein menschliches Grundbedürfnis und wenn es hier hakt, dann können wir dem Rest des Events auch nicht mehr so entspannt folgen.

Wer etwas isst oder trinkt, möchte das in Ruhe tun. Das ist übrigens nachweislich gesünder und nicht nur irgendeine Masche von Esoterikern. Wenn es jedoch nur Stehtische gibt oder ein paar Loungemöbel ohne Tische, dann kann man dort nur sehr schlecht und nicht in Ruhe essen. 

Werden diese dann obendrein nicht abgeräumt oder es ist nicht klar ersichtlich, wo und wie man gebrauchtes Geschirr und Besteck wieder loswird, dann sieht es schnell unappetitlich aus. Schade.

So machst du es besser:

Statte dein Event mit richtigen Sitzflächen und Tischen für die Mahlzeiten aus. Sorge außerdem dafür, dass Reste abgeräumt werden – vom Personal oder von den Gästen selbst. Dafür müssen diese dann aber auch gebrieft werden. Egal, an wen du es delegierst. 

6) Dir ist Tracking wichtiger als die Sicherheit der Teilnehmenden

Dieses Gefühl kann leicht entstehen, wenn wie bei dieser Konferenz die Teilnehmenden jeden "Workshop" nur getrackt betreten können und dann auch verlassen müssen, egal ob sie noch drinbleiben wollten oder nicht. Das führt zu unschönen Staus vor den Konferenzräumen und verzögert den Einlass unnötig. Spielt sich das in engen Räumen und auf Treppen ab, entsteht leicht so ein "Loveparade-Gefühl". Viel zu viel Menschen auf viel zu engem Raum. Dürfen dann noch deutlich mehr Teilnehmende in den Raum, wird es für die, die mittendrin sind und nicht mal eben den Raum verlassen könnten, äußerst unangenehm. Der Weg zum Notausgang ist nicht einmal mehr sichtbar. Kein gutes Gefühl.

So geht es besser:

Tracke nur, was du unbedingt (!) brauchst. Wenn es keine Zertifikate gibt, musst du nicht tracken, wer wieder rausgeht. Oder tracke es mit Methoden, die Bewegungen im Raum aufzeichnen, aber scanne nicht jedes einzelne Ticket, wenn das so lange dauert. 

Und überfüllte Räume kannst du vermeiden, indem du die Aufzeichnungen hinterher zur Verfügung stellst – zumindest für alle, die in diesen Raum nicht hereinkamen. Alternativ kannst du auch im Rahmen der Registrierung abfragen, wer woran teilnimmt und basierend darauf den Raum mit der richtigen Größe auswählen – oder ein automatisches Wartelisten-System einsetzen. 

Fazit

Achte auf die kleinen Dinge bei deiner Konferenz, deiner Messe oder deinem Event. Gerade, wenn es um die menschlichen Grundbedürfnisse geht, bringen die wenigsten Menschen Geduld oder Verständnis mit. Egal, ob's deine Schuld ist oder nicht, es fällt auf dich als Veranstalter·in zurück.