Von anderen lernen finde ich besonders wertvoll. Deshalb sammle ich unter diesem Post für dich Erfahrungsberichte von Eventmanagern, die bereits virtuelle Tagungen, virtuelle Messen, virtuelle Events oder ähnliches durchgeführt haben.
PRO FachHANDEL – als Online Event
Die PRO FachHANDEL ist die Leitmesse des gesamten deutschen Getränke- und Conveniencefachhandels. Nur hier treffen sich alle relevanten Zielgruppen der bedeutenden Warengruppen zu einem persönlichen, qualifizierten Meinungsaustausch – maßgeblich für Entscheider und Interessenvertreter.
Als etablierte wie fundierte Kommunikationsplattform eröffnet die PRO FachHANDEL für Handel und Industrie eine Vielzahl an Chancen, um zu handeln, Erfahrungen und Fragen auszutauschen sowie gemeinsam erfolgreich Strategien zu entwickeln – dieses Jahr fand die Veranstaltung virtuell statt. Die Fachhandelsmesse besuchten in der Vergangenheit im Schnitt 250 Unternehmen und über 700 Besucher. Über 150 Aussteller stellen durchschnittlich aus.
PRO FachHANDEL mit Fairsnext
Mit der Plattform Fairsnext haben wir die virtuelle Messe umgesetzt.
Für das Ticketing und den Onboardingprozess ließen wir eine eigene Website programmieren. Dabei konnten alle unsere Anforderung ideal umgesetzt werden.
Für die Werbung haben wir einen Blumenstrauß aller möglichen Kommunikationswege genutzt. Dazu gehörten z.B. Direktmarketing, XING Events, LinkedIn und Werbung in Fachzeitschriften.
So änderte sich das Vortragsprogramm
Statt klassischer Vorträge bieten wir in erster Linie Tastings an. Diese organisieren wir in Absprache mit den jeweiligen Lieferanten. Dieses Jahr musste man sich dazu verbindlich anmelden, erhielt ein Tastingpaket und wurde vom Brandambassador via Zoom oder Teams begrüßt. Spannend war, dass die Unternehmen dafür interessante Kulissen und Veranstaltungsorte wählten.
So sah die Planung für die virtuelle Messe aus
Wir haben uns sehr kurzfristig für eine virtuelle Umsetzung entschieden. Mit unserem Partner Aldinger+Wolff und deren Plattform Fairsnext hatten wir im Juni erstmalig Kontakt. Die reine Projektphase belief sich auf sportliche zwei Monate.
Die Tickets gab’s für 29 Euro.
Die Resonanz war sehr vielversprechend. Die Zahlen der Offline-Variante konnten getoppt werden. Trotz anfänglicher technischer Schwierigkeiten war es insgesamt ein gelungenes Event.
Wertvolle Learnings
Das gesamte Projektteam arbeitete hervorragend. Die Bedienung und die notwendigen technischen Voraussetzungen würde ich deutlicher an die Besucher kommunizieren. Das hätte die Hotline entlastet. Außerdem gibt es einige Prozesse, die auf der virtuellen Plattform optimiert werden müssen.
Alexander Berger, Vorstand GES eG
Digital.Live-Konferenz Asset Management – ein Hybridevent
Wir haben im August unsere zweitägige Konferenz Asset Management – Strategien für die Wasserversorgung von morgen als Hybrid-Event durchgeführt. Nach mehrmonatiger Pause war dies unsere erste Veranstaltung, die wieder bei uns im DVGW Tagungszentrum vor Publikum stattfand. Unsere Teilnehmer hatten die Wahl, ob sie vor Ort in Bonn dabei sind oder die Veranstaltung live über unsere Online-Plattform verfolgen. Ursprünglich war die Konferenz als Präsenzveranstaltung für März geplant.
Die virtuelle Konferenz fand in diesem Jahr zum zweiten Mal statt und hatte im Vorjahr 70 Teilnehmer.
Digitale Event-Plattform selbst entwickelt
Zusammen mit unserem Partner Streavent haben wir eine digitale Eventplattform entwickelt. Diese bietet den Online-Teilnehmern neben den Vorträgen im Livestream auch ein Frage- und Umfragetool, einen Networkingraum und 1:1 Business Meetings per Text-, Audio- und Videochat.
Außerdem können sich Aussteller mit einem virtuellen Stand präsentieren. Und es gibt einen Downloadbereich für die E-Paper unserer Medienpartner und weitere Unterlagen. Referenten, die nicht vor Ort sein konnten, haben wir über Zoom in die Plattform eingebunden. Als Frage- und Umfragetool haben wir Sli.do genutzt und für das Networking war das Videokonferenz-Tool Big Blue Button im Einsatz.
Alle Tools wurden in die Plattform eingebunden. So brauchten die Teilnehmer keine Anwendung installieren. Sie haben sich lediglich mit ihrem Zugangscode auf der Plattform angemeldet.
So sah das Programm der hybriden Konferenz aus
Inhaltlich enthielt das Programm, wie im Vorjahr, wieder viele Erfahrungsberichte von Versorgungsunternehmen. Wir achten generell darauf, dass die Vorträge in der Regel 30 Minuten nicht überschreiten. So haben wir das Programm für das Hybrid-Event nicht anpassen müssen. Ausreichend Zeit für Pausen hatten wir zudem bereits im Vorfeld eingeplant.
Die Herausforderung der hybriden Variante
Generell standen wir vor der Herausforderung unsere Konferenzinhalte und auch die anderen Bausteine, wie z.B. das Networking in den virtuellen Raum zu übertragen. Dafür haben wir uns verschiedene Tools angeschaut. Schließlich haben wir dafür entschieden eine eigene Plattform zu entwickeln. Diese sollte es möglich machen, ein ähnliches Eventerlebnis zu schaffen, wie bei einer Präsenzveranstaltung. Und sie sollte vor allem auch unseren hohen Ansprüchen hinsichtlich Professionalität entsprechen. All das ist uns gelungen. Diese Plattform haben wir nun für unsere Hybrid- und Online-Events im Einsatz.
Die technische Umsetzung ist bei einem hybriden Event auch immer eine große Herausforderung. Die Vorträge vor Ort mussten abgefilmt werden und live in unsere Plattform übertragen werden. Die Referenten, die nicht vor Ort waren mussten wir wiederum per Zoom zuschalten und auch für die Präsenzteilnehmer auf der Leinwand im Konferenzraum sichtbar machen.
Bei der Konferenz Asset Management wollten wir für die Online-Teilnehmer eine Alternative zur Abendveranstaltung vor Ort schaffen. Hier haben wir im Vorfeld eine Überraschungsbox an die Teilnehmer verschickt, die hochwertige Snacks und ein leckeres Getränk für den Abschluss des ersten Konferenztages beinhaltete. Da wir vor Ort aus Hygienegründen nichts auslegen wollten, haben wir außerdem allen Teilnehmern ein Teilnehmer-Kit mit Block, Stift und weiteren Unterlagen gesendet. Die Online-Teilnehmer habe zudem einen Türanhänger „Bitte nicht stören“ in unserem Corporate Design bekommen.
Übrigens: Wir bieten auch anderen Unternehmen an, unsere Plattform zu nutzen. Hier unterstützen wir auf Wunsch auch bei der technischen Umsetzung oder beim Teilnehmermanagement und beraten außerdem konzeptionell.
Mehr über die Planung und das Marketing
Die Planung startet bei uns in der Regel ungefähr 30 Wochen vor dem angedachten Veranstaltungstermin. Die Vermarktung begann 13 Wochen vor dem Event. Durch die Verschiebung der Veranstaltung war diese aber schon seit Januar im Markt. Mit der Vermarktung für den neuen Termin haben wir 10 Wochen vorher begonnen.
Wie war die Resonanz?
Die Veranstaltung vor Ort war ausgebucht. Aufgrund der Abstandregeln konnten wir zusätzlich zu den Referenten vor Ort leider nur zehn Teilnehmer zulassen. Dazu kamen dann noch weitere 35 Online-Teilnehmer und ein virtueller Aussteller. Damit waren es zwar weniger Teilnehmer als im Vorjahr, aber in Corona- und Ferienzeiten dennoch ein sehr gutes Ergebnis für uns.
Auch das Feedback der Teilnehmer war sehr positiv: „…In der Corona-Zeit ein tolles Instrument um „am Ball“ zu bleiben!“
Wie hoch waren die Ticketpreise?
Der Teilnehmerpreis für die Präsenzteilnehmer betrug für DVGW-Mitglieder 950 € und für Nicht-Mitglieder 1.350 €. Online-Teilnehmer haben jeweils 200 € weniger bezahlt.
Was würdest du beim nächsten Mal anders machen?
Der virtuelle Pausenraum zum Networking wurden von den Teilnehmern noch nicht so gut angenommen. Bei unseren nächsten Veranstaltungen probieren wir deshalb mit Wonder.me ein neues Tool aus.
Außerdem hat unsere Plattform nach den ersten Monaten noch mal ein Facelift bekommen und wir möchten auch den Downloadbereich noch etwas aufwerten, so dass dieser zu einer virtuellen Media Lounge wird.
Stefanie Tieves
Leiterin Marketing
DVGW Kongress GmbH
THINK TANK extended – ein hybrides Event
Wir haben das seit 2013 existierende Format THINK TANK live und digital umgesetzt. Der THINK TANK ist ein Informations- und Wissens-Workshop für Veranstaltungsplaner bislang in einem 1,5h stündigen Frühstücks-Workshop. Diesen haben wir nun in ein halbtägiges Format mit mehreren Inhalten LIVE und DIGITAL durchgeführt. „Früher“ sind wie im Rahmen einer Roadshow durch 3 bis 4 Städte getourt. Jetzt fand es das erste Mal an einem Ort statt – mit der digitalen Option für alle, die nicht reisen können, wollen oder dürfen. Ein Ticket kostete übrigens 29 Euro.
Wie groß war der THINK TANK bislang gewesen?
Um den Workshop-Charakter zu erhalten, habe ich immer auf maximal 35 Teilnehmer geachtet. Im Schnitt waren es 25 bis 30 Teilnehmer pro Standort im Rahmen einer Roadshow.
Mit welchem Tool hast du den THINK TANK realisiert?
Für die Bewerbung haben wir die Portale XING und linkedIN genutzt. Darüber hinaus haben wir Newsletter verschickt und die MICE-Medien informiert.Das Ticketing lief über Eventbrite. Und für die Umsetzung der Veranstaltung haben wir Mentimenter und Powerpoint eingesetzt sowie die Streaming-Technik über Düsseldorf Congress.
War das Vortragsprogramm des THINK TANKs anders als bisher?
Inhaltlich war es so wie bisher, da es beim THINK TANK schon immer um relevante Themen für Veranstaltungsplaner ging. Wobei wir dieses Mal das inhaltliche Programm durch Entertainment, den Düsseldorfer Bürgermeister und eine Talk-Runde zum Abschluss des Tages angereichert haben.
Wenn wir uns die Dauer des Programms anschauen, haben wir diese verlängert. Beim THINK TANK extended haben wir, wie der Name schon sagt, das Programm verlängert und fünf Inhalte in fünf Stundne präsentiert.
Was war die Herausforderung an der hybriden Variante des THINK TANKs?
Die (doppelte) Dramaturgie und die damit verbundenen verschiedenen Bedürfnisse und Ansprachen der zwei Zielgruppen ist in meinen Augen die größte Herausforderung. Des Weiteren ist man bzw. wir schnell dabei, sich zu „verhybridisieren“. Damit meine ich, zu viel zu wollen und alles mögliche mit Interaktion zu verbinden.
In erster Linie ist der THINK TANK ein Wissenstransfer und nicht „the most hybrid event ever“. Das können gern andere von sich behaupten.
Ich mache Veranstaltungen für Veranstaltungsplaner und habe mir damit die kritischste und erfahrenste Zielgruppe ausgesucht. Mit dem THINK TANK extended, so wird aktuell das Feedback zurück gespielt, haben wir das oben aufgeführte zu 85 Prozent geschafft. Das ist auf viel Einsatz, die richtigen Partner in der Umsetzung und auf eine gewisse Bekanntheit des Konzeptes zurückzuführen. Das technische Team von Düsseldorf Congress war in der Planung und technischen Umsetzung eine große Hilfe.
Mit den Vorbereitungen haben wir tatsächlich nur 12 Wochen vorher begonnen.
Wie war die Resonanz auf euer THINK TANK?
Das Ziel war dreistellige Teilnehmerzahlen zu erreichen und den Fokus auf die Qualität zu legen. Das haben wir geschafft. Wir hatten aufgrund der aktuellen Platzbedürfnisse und des Hygiene-Konzeptes einen maximale Teilnehmerzahl von 65 Personen vor Ort. Und die haben wir erreicht. Darüber hinaus folgten dem Stream noch einmal knapp 100 Teilnehmer.
Was würdest du beim nächsten Mal THINK TANK anders machen?
Ein paar dramaturgische Dinge, wie den Start. Da lief es nicht ganz rund, was sicher auch auf die nicht ganz detaillierte Generalprobe zurückzuführen ist. Diese ist unabdingbar!
Ob ich mit dem THINK TANK bei dieser Länge von fünf Stunden bleibe, ist aktuell die Frage, die ich an die Teilnehmer gesendet habe. Das Feedback ist sehr gemischt, da viele den Aufwand hinter einer solchen Produktion kennen. Es sieht so aus, als könnten wir einen bisschen kürzer werden.
Markus Luethge, MAXIMICE
limitless mentoring conference – die Konferenz ohne Keynote
Die „limitless mentoring conference“ fand am 23. Juli 2020 statt.
Das komplette Eventkonzept von den Talks bis hin zum Netzwerken und zur Live-Unterhaltung wurde virtuell umgesetzt. Lediglich für Drinks und Snacks haben wir nicht direkt gesorgt. 🙂 Ausgewählte Diskussionen haben direkt auf der Hauptbühne live in Wien gefilmt. Alle anderen Speaker schalteten wir online aus dem Büro oder eigenem Wohnzimmer zu.
Die ursprüngliche offline Konferenz war für 600 Personen ausgerichtet. Wir wollten das Konzept allerdings entsprechend für online adaptieren und auch zuerst in kleinerem Rahmen testen. Unsere onsite Events haben sich meist auf nationales Publikum beschränkt oder österreichische Nachbarländer. Aber durch das digitale Format konnten wir TeilnehmerInnen aus 46 Ländern gewinnen., darunter Ecuador, Azerbaijan, Singapur, Australien, Israel, US, Irak, Nigeria, Malaysia und viele mehr.
Das war die Plattform für die virtuelle Konferenz:
Das komplette Online-Setup haben wir über Hopin abgewickelt. Darüber hinaus mit sli.do und die Bewerbung für Tickets über unsere eigene Website. Das offline Recording der ausgewählten Talks haben wir mit unserem Techpartner „House of Bandits“ vor Ort in Wien umgesetzt.
Das neue Vortragsprogramm der virtuellen Konferenz
Wir wollten das komplette Konferenzprogramm so relevant wie möglich für alle TeilnehmerInnen gestalten:
- angefangen von 13 unterschiedlichen Tracks (je nach Berufssituation und -gruppe),
- dem Zeitmanagement von 16-20 Uhr (für jene die während der Arbeitszeit zuschauen dürfen und jene die erst nach Feierabend Zeit finden)
- bis hin zu Matchmaking von passenden TeilnehmerInnen die sich kennen lernen sollten.
Das Programm war kompakter und interaktiver. Wir haben TeilnehmerInnen bereits vorab zum Engagement und Fragestellen aufgefordert, um die Inhalte möglichst relevant zu gestalten.
Online-Inhalte sind sehr stark auf Wissensvermittlung ausgelegt. Deshalb haben wir davon abgesehen, Keynotes einzuspielen. So wollten wir den direkten Dialog der Teilnehmerinnen mit Speakern ermöglichen. Interessierte konnten sich im Zuge der Talks direkt mit Kamera zuschalten und den Speakern die Fragen direkt stellen.
Ein besonderes Highlight waren definitiv die interaktiven Live-Performance-Sessions. Wir hatten dabei:
- „Song Division“, die einen eigenen Conference-Song komponiert haben
- und auch „DJ Leo Stussy“, die quasi direkt in unseren Wohnzimmern gespielt hat.
Generell haben wir uns viel Mühe gegeben, damit unser Branding und User-Experience auch bei einem digitalen Event zu spüren sind.
Wie war die Planung, der Marketingvorlauf und die Resonanz?
Die Planung war rund 1,5 Monate mit 1 Monat Marketing-Aufwand.
Bisher haben wir absolut gutes Feedback von allen Seiten bekommen, dazu zählten Komplimente wie: “The whole conference was on a whole different level” oder “It was literally the best online event I have ever been part of!”
Diese positive Resonanz hat uns in unserem Tun natürlich sehr bestärkt und bestätigt.
Übrigens: Das Event war kostenfrei zugänglich, da Zusammenhalt und gegenseitige Unterstützung in dieser Zeit besonders wichtig ist.
Was würdest du bei der nächsten virtuellen Konferenz anders machen?
Ich würde das Netzwerken noch interaktiver gestalten und nach Berufsgruppen pairen um einen besseren Austausch zu gewährleisten.
Tanja Sternbauer, Co-founder, the female factor
Erfahrungsbericht – virtuelle Tagung „Tag der Industriekommunikation“
Im März standen wir vor der Entscheidung, was wir mit unserem Leuchtturm-Event, dem TAG DER INDUSTRIEKOMMUNIKATION, der für den 25. Juni im veranstaltungsforum fürstenfeld (Fürstenfeldbruck, bei München) schon vollkommen fertig durchgeplant war, anstellen. Von Anfang an kam keine Absage in Frage. In enger Abstimmung mit unseren Vorständen haben unsere Geschäftsführerin Ramona Kaden und ich viele Recherche-Gespräche geführt und uns dann zur Transformation in ein digitales Event-Universum entschieden.
Wie groß ist der TIK bislang gewesen?
Der TAG DER INDUSTRIEKOMMUNIKATION gepaart mit dem Networking- und Abend-Event der NACHT DER INDUSTRIEKOMMUNIKATION findet nun bereits im 8. Jahr statt und stellt mit ca. 20 Sponsoren, gut 300 Teilnehmern und 10 Referenten die größte B2B-Marketing Konferenz der DACH-Region dar.
Mit welchem Tool oder Mix aus Tools hast du es umgesetzt?
Da uns die Entscheidungsprozesse der Landesregierung hinsichtlich der Umsetzung von Live-Events zu unsicher war, haben wir uns gänzlich vom Präsenz-Modul in Fürstenfeldbruck verabschiedet und uns dann für eine schlanke digitale Lösung mit zwei Partnern entschieden. Die wob AG aus Viernheim hat mit ihrer Expertise im Bereich digitales Projektmanagement in diesem Bereich unterstützt, flankiert von den Content-Experten von SportBrain aus Gersthofen. Wichtig war mir dabei, dass beide Agenturen den TIK (wie ich schon seit einigen Jahren den Marken-Namen für den TAG DER INDUSTRIEKOMMUNIKATION entwickelt habe) und auch die Wort- und Bildsprache des Bundesverband Industrie Kommunikation e.v. (bvik) kannten.
Zudem klickte es gleich von Beginn zwischen allen ca. 15 Team-Mitgliedern, so dass wir mit dieser kleinen Besetzung aus bvik (6 Personen) + wob + SportBrain es geschafft haben eine analoge Konferenz mit starkem Fokus auf Inhalt und Networking in eine digitale integrative und interaktive Spielwiese so zu verwandeln, dass die Teilnehmer auch weiterhin Teilhaber des Events waren und sind. Die Grundlage unserer Plattform, der TIK DIGITAL HOME ist expo-IP. Die visuelle Umsetzung der virtuellen Ausstellungsflächen und Bühnen sowie die Erstellung des Screenplays war bei der wob angesiedelt mit einer engen Schnittstelle zum Content, den SportBrain in einer Mischung aus green screen Studio und virtuellen Schalten erstellt hat. Eine große Herausforderung war auch die re:mote Situation, in der das gesamte Team arbeiten musste, was aber mit regelmäßigen Videokonferenzen und engen Abstimmungsschleifen, z.B. über Microsoft Teams, sehr gut geklappt hat.
War das Vortragsprogramm des TIK 2020 anders als bisher?
Wir haben uns bewusst dazu entschieden das Vortragsprogramm nicht linear ablaufen zu lassen, sondern auf parallel stattfindende Sessions der Themen-Bereiche IDENTITY – TECHNOLOGY – EMOTION zu setzen. Wir starteten und endeten gemeinsam auf der Main Stage, um das Gemeinschaftserlebnis der Teilnehmer trotz der digitalen Welt zu stärken. Insgesamt dauerte das Programm „nur“ 3 ½ Stunden statt wie sonst 9 Stunden. Die TIK DIGITAL HOME ist allerdings für alle Premium-Ticketinhaber noch bis 01. Juli 23:59 Uhr geöffnet, so dass es natürlich weiterhin möglich ist die Stände der Partner zu besuchen und sich alle Vorträge anzuhören.
Aus dem Konferenzprogramm haben wir auch zwei Module ausgegliedert und schließen mit diesen zwei Masterclasses TECHNOLOGY + EMOTION Mitte September dann unseren TIK DIGITAL 2020 ab. So wurde aus einem Ein-Tages-Event ein 3-monatiges Event-Universum, welches den B2B-Marketing-Experten fit für das B2B-Marketing der Zukunft macht und immer wieder Möglichkeiten des Austauschs generiert.
Wie lange vorher hast du mit der Planung begonnen? Wie groß war der Marketingvorlauf?
Meine Planung startete eigentlich schon im März 2019, da ich schon den TAG DER INDUSTRIEKOMMUNIKATION 2020 hybrid aufstellen wollte. Ich hatte mich dann aufgrund einer zu geringen Personaldecke unserer Geschäftsstelle dagegen entschieden, aber konnte nun das Wissen sehr gut ein Jahr später einsetzen. Die wahrliche Transformation in den TIK DIGITAL 2020 fand aber wirklich erst nach Ostern mit unserem sechsköpfigen Team der bvik-Geschäftsstelle statt. Dabei war mir auch wichtig, dass wir jetzt schon im gesamten Look & Feel des TIK DIGITAL 2020 den TIK 2021 im Kopf haben, so dass wir aufbauend auf dieses Jahr 2021 nahtlos anknüpfen können.
Wie war die Resonanz auf den TIK DIGITAL?
Die Resonanz war ganz überragend. Zum einen muss ich die Bereitschaft der Partner und auch Referenten hervorheben bei dieser digitalen Premiere dabei zu sein. Wir haben kaum Sponsoren verloren und konnten sogar noch Newcomer begrüßen. Der Kick-Off zum TIK DIGITAL 2020 am 25. Juni hatte von 9 bis 14 Uhr (ab 13 Uhr hatten wir eine interaktive Networking Plattform ins Leben gerufen) knapp 300 Besucher, die sich teils in einer Art public viewing zusammen die B2B-Marketing der Zukunft Konferenz angesehen haben oder zuhause ihre haptische Goodie-Bag, die TIK-Box ausgepackt haben und den Vorträgen gefolgt sind. Das Feedback unserer Teilnehmer war zu 99% positiv, so dass schon jetzt feststeht, dass der TIK 2021 eine Symbiose aus TAG DER INDUSTRIEKOMMUNIKATION (inkl. NACHT DER INDUSTRIEKOMMUNIKATION) plus TIK DIGITAL 2021 sein wird.
Wie hoch waren die Ticketpreise für den TIK 2020?
Für mich war es von Anfang an klar, dass wir unsere Ticketpreise (365 Euro für Mitglieder, 565 Euro für Nicht-Mitglieder) beibehalten wollen. Daher haben wir uns auch zur Kreation des Event-Universum entschlossen, um sowohl Partnern als auch Teilnehmern eine XXL Experience für das B2B-Marketing der Zukunft zu garantieren. Das Premium-Ticket beinhaltet alle Leistungen, angefangen von der haptischen und virtuellen TIK-Box, über die Kick-off Konferenz und die Webinare der Partner bis hin zu den Masterclasses von Hübner/Mehner und Julius van de Laar. Da wir uns aufgrund der großen Nachfrage entschlossen haben die Plattform TIK DIGITAL HOME noch bis inkl. 01. Juli 23:59 Uhr geöffnet zu lassen, gibt es derzeit auch die Möglichkeit ein Single-Ticket für 195 Euro zu erwerben. Zudem kann man die Masterclasses auch separat buchen.
Was würdest du beim nächsten TIK anders machen?
Da ich kein Mensch bin, der in der Vergangenheit lebt, würde ich nichts anders machen. Alles, was passiert ist, hat entweder direkt zum Erfolg des TIK als digitales Benchmark beigetragen oder wird in der Zukunft des bvik eine Rolle spielen.
Michaela-Susan Pollok, Senior Managerin Events & Social Media (bvik)
Erfahrungsbericht – virtuelle Messe „ILA Goes Digital“
Was hast du virtualisiert?
Die „ILA Goes Digital, die erste digitale Luft- und Raumfahrtmesse weltweit“.
Wie groß ist dieses Event bislang gewesen?
Die ILA 2018 hatte 180.000 Fach- und Privatbesucher sowie 1.100 Aussteller aus 41 Ländern.
Mit welchem Tool oder Mix aus Tools hast du die virtuelle Messe umgesetzt?
Wir haben als Basis die bestehende ILA Website genutzt, die auf Drupal basiert. Wichtig war uns, den Rahmen nicht zu eng zu ziehen, sondern Raum für Kreativität und Individualität zu bieten. Die Aussteller hatten die Möglichkeit, eine breite Palette an tools und Datenformaten einzubringen.
War das Vortragsprogramm anders als bisher?
Die ILA war schon immer nicht nur eine Ausstellung, sondern sehr content-fokussiert. Die bei der digitalen ILA angebotenen Web-Seminare entsprechen in etwa den Konferenzen, die sonst real auf der ILA stattgefunden hätten. Hier geht es weniger um die Ansprache von Quantität, als vielmehr darum, dass es gelingt, die richtigen und vor allem auch internationale Teilnehmer zu gewinnen. Das Feedback unserer Partner zeigt uns, dass das gut zu gelingen scheint.
Wie lange vorher hast du mit der Planung der virtuellen Messe begonnen?
Das ganze Projekt wurde in nur fünf Wochen aufgesetzt, inklusive Finanzierung, Klärung der rechtlichen Rahmenbedingungen, Rahmengestaltung, Absprache mit den Partnern, Akquisition und Kommunikation. Es gab keine ausgeklügelte Strategie, keinen Masterplan. Es entstand eine unglaubliche Dynamik, die erforderlich war, um das angestrebte Startdatum, den 13. Mai zu realisieren. Das ist bzw. war der Tag, an dem Bundeskanzlerin Merkel die reale ILA eröffnet hätte. Mein Dank gilt hier allen Beteiligten, den ILA-Teams der Messe Berlin und des BDLI, der Agentur Goldland und natürlich unseren Ausstellern.
Wie war die Resonanz?
Zur Halbzeit von ILA Goes Digital präsentieren sich rund 100 Aussteller. Etwa 40 Veranstaltungen wie Web-Seminare, Pitches und Matchmaking Events zählen dazu bislang.
Wir verzeichnen seit dem Start mehr als 13.000 Nutzer, neben Deutschland, aus den USA, Frankreich. Großbritannien, Italien, etc. Wir bekommen sehr positives Feedback. Die digitale ILA bietet allen, die sich ihrer bedienen, ein Testfeld. So gewinnen wir Vorsprung, den wir bei zukünftig stärker hybrid ausgerichteten Messen und Veranstaltungen nutzen können.
Wie hoch waren die Ticketpreise?
Die digitale ILA ermöglicht noch bis zum 31. Juli den direkten, kostenfreien unkomplizierten Zugang in die faszinierende Welt der Luft- und Raumfahrt. Die Teilnahme ist für Aussteller der ILA und Mitglieder des BDLI kostenfrei. Es besteht die Möglichkeit, kostenpflichtige Upgrades dazu zu buchen.
Was würdest du beim nächsten Mal anders machen?
Unser Ziel ist zunächst, das Projekt erfolgreich zu Ende zu bringen. Die Erfahrungen und der Erkenntnisgewinn, die wir sammeln, macht sich jetzt schon bei unserer Arbeit an anderen Projekten bezahlt. Die ILA, die wir von der ältesten Luftfahrtmesse zur führenden Innovationsmesse der Luft- und Raumfahrt entwickelt haben, wird in jedem Fall davon profitieren.
Mirja Schüller, Leiterin Messen und Ausstellungen, Bundesverband der Deutschen Luft- und Raumfahrtindustrie (BDLI)
Erfahrungsbericht – die virtuelle Konferenz „Technik im Krankenhaus“
Was hast du virtualisiert?
Unsere erste virtuelle Veranstaltung war Mitte Mai die „Technik im Krankenhaus“ Konferenz. Eine virtuelle Tagung mit Fachausstellung und einem klaren B2B Fokus.
Wie groß ist dieses Event bislang gewesen?
Die letzten Jahre hatten wir ca. 200 bis 220 Besucher und rund 15 Aussteller und Sponsoren.
Mit welchem Tool oder Mix aus Tools hast du es umgesetzt?
Die virtuelle Tagung wurde von uns komplett mit meetyoo umgesetzt. Die Anmeldung und Registrierung der Teilnehmer erfolgte über unsere Website wie zuvor auch.
War das Vortragsprogramm anders als bisher?
Wir haben die ursprünglich mit 8 Stunden geplante Präsenzveranstaltung eingedampft auf 4,5 Stunden. Und einen Teil des Programms abgesagt, was sich aber im Nachhinein als Fehler herausgestellt hat. Die normalerweise parallel stattfindenden Breakout-Sessions hätten wir dringend benötigt, um den Besuchern mehr Content zu liefern. Das wurde rückblickend kritisiert und von mir persönlich auch als Makel empfunden während der Veranstaltung.
Erstaunlicherweise ist im rein digitalen Format, Content noch viel wichtiger als bei der Präsenzveranstaltung, Denn der Zuschauer besucht virtuell ein Event deutlich fokussierter. Das war unser großes Learning,
Wie lange vorher hast du mit der Planung begonnen? Wie groß war der Marketingvorlauf?
Wir hatten das Event ja bereits fix und fertig vorbereitet. Außerdem hatten wir schon circa 60% der Teilnehmertickets verkauft und das Sponsoring war auch schon abgeschlossen. Dann hat uns Covid-19 und der Shutdown 8 Wochen vor dem Event „erwischt“. Ich habe dann circa 10 Tage Recherchearbeit geleistet und mich dann schließlich für die Plattform meetyoo entschieden. Und meine Kolleginnen haben dann unsere virtuelle Tagung mit meetyoo umgesetzt.
Der größte Aufwand war nicht das Marketing zum Event, sondern die Überzeugung und Schulung der Aussteller und Sponsoren. Das ist eine besonders konservative Zielgruppe – Gebäudetechnik. Deren digitale Affinität ist nicht sehr ausgeprägt, daher war die Challenge doch recht beachtlich.
Alles in allem und rückblickend würde ich sagen, dass man so einen rein virtuellen Kongress, locker in 6 Wochen umsetzen und ausreichend bewerben kann. Wenn bereits das Programm und die Sponsoren an Bord sind. Startest du bei Null, ist die Vorbereitungszeit so lang wie bei einer Präsenzveranstaltung. Bei uns sind das etwa 8 Monate.
Wie war die Resonanz?
Die virtuelle “Technik im Krankenhaus” besuchten an einem halben Tag ca. 300 Teilnehmer. Dafür konnten wir 20 Sponsoren und Aussteller gewinnen, ebenso 10 Referenten. Diese Zahlen sind insofern beachtlich, da wir mehr Teilnehmer und mehr Aussteller als bei einer Präsenzveranstaltung begrüßen durften. Die allgemeine Resonanz war sehr gut. Lediglich ein paar Aussteller und zwei Referenten hatten technische Probleme.
Ich darf ganz allgemein festhalten, dass die ganze Covid-19 Situation deutlich den Finger in die Wunden legt: nämlich den mangelnden Digitalisierungsgrad in vielen Unternehmen und bei den Mitarbeiter.
Wie hoch waren die Ticketpreise?
Wir haben für das virtuelle Event 95 Euro (netto) verlangt. Normalerweise liegt der Preis bei durchschnittlich 350 Euro.
Zum Thema Pricing mache ich gerade eine Untersuchung, um für künftige virtuelle Events eine realistische Einschätzung zu bekommen. Sobald die Umfrage abgeschlossen und ausgewertet ist, verrate ich das auch gern den Lesern dieses Blogs.
Was würdest du beim nächsten Mal anders machen?
Eindeutig noch viel mehr Content, wie oben beschrieben. Ich finde, es muss auf mehreren Stages immer viel los sein. Damit meine ich keine Werbevorträge von Ausstellern. Und auch keine Buzzword-Vorträge, sondern echten guten Content mit fachlichem Mehrwert.
Erstens kann man als Veranstalterin somit auch virtuell hohe Eintrittspreise verlangen und die Besucher verweilen auch deutlich länger.
Zu 100% zufrieden bin ich mit der Wahl der Plattform von meetyoo. Ich habe mir jetzt einiges von der Konkurrenz angesehen: Messen, Konferenzen etc. Vieles wirkt da nicht professionell und eher wie ein selbstgestricktes Vehikel. Ich habe da sehr hohe Ansprüche, denn ich denke, wenn wir schon den virtuellen Weg ins Netz beschreiten, dann muss das auch gescheit laufen. Aber hier bin ich eine Perfektionistin. 😉
Beatrice SchmidtHead of Events bei Weka Industrie Medien
Erfahrungsbericht – virtuelle Industriemesse
Diese war von Anfang an als virtuelle Messe geplant.
Die virtuelle Fachmesse für Wirtschaftsingenieurwesen & Automatisierung: Industry Expo. Bei der IndustryExpo ist der Eintritt kostenfrei.
Inspiriert durch industrielle Industrieveranstaltungen wie die Hannover Messe, SPS – smart production solutions in Nürnberg und Drives & Controls in Birmingham.
Wie groß ist die Industry Expo?
Die IndustryExpo ist seit Januar 2020 live und hat bisher über 170.000 Besucher (Stand 10.06.20) verzeichnet. Ein echtes Best Practise für virtuelle Messen. Zone 1 ist für Besucher geöffnet und hat mehr als 40 Live-Stände. Die Zone 2 ist im Bau und wird 90 Live-Stände haben. Ein virtuelles Auditorium bauen wir zur Zeit und planen ein Seminar-Programm.
Mit welchem Tool habt Ihr die Industry Expo virtualisiert?
Wir nutzen die virtuelle Ausstellungsplattform V-Ex für die Shows und Konferenzen. So erhalten wir ein Live-CMS, CRM, Statistiken, Besucherregistrierung und -verwaltung. Außerdem sind darin enthalten detaillierte Dashboards für Ausstellungsorganisatoren, Aussteller und jeden registrierten Besucher.
Jeder Messestand wird für diese virtuelle Präsentation entweder vollständig in fotorealistischen HD-3D-Modellen mit 360-Grad-Ansichten erstellt oder real gefilmt.
Die V-Ex-Plattform bietet uns eine Messaging-Funktion und wir können verschiedene Optionen integrieren, wie einen Chat, Zoom, Teams, Google usw.
Wie habt ihr das Vortragsprogramm der Industry Expo gestaltet?
Ursprünglich wollten wir eine Live-Stream-Veranstaltung organisieren. Dieser Plan beinhaltete jedoch eine reale Bühne, von der Live-Präsentationen und Podiumsdiskussionen vor einem Live-Publikum gefilmt werden. Das ist im Moment natürlich nicht möglich. Wir werden zu diesem Format zurückkehren sobald wir dürfen. Im Moment verwenden wir nur digitale Aufzeichnung.
Für das Vortragsprogramm verwenden wir aufgezeichnete Präsentationen. Diese können die Zuschauer von einem virtuellen Theater aus ansehen.
Wann habt ihr mit der Planung der Industry Expo begonnen?
Mit der Planung für die Industry Expo Show haben wir schon Anfang 2019 begonnen. Ins Marketing und in den Verkauf der Messestände haben wir etwa 6 Monate investiert. Darauf folgten 3 Monate intensives Programmieren. In dieser Zeit haben wir die Designs fertig gestellt, um die Zone 1 vollständig zu eröffnen.
Wie war die Resonanz auf die Expo?
Die Besucherzahlen vom 10.06.20202:
- Aktive Besuche (Echtzeit): 182
- in den letzten 24 Stunden: 2.247
- Besuche in den letzten 7 Tagen: 13.142
- und Besuche insgesamt: 177.372
Apropos Kosten und Leads:
Es ist Sache der einzelnen Aussteller, die Besucherregistrierung oder Kontaktdaten am Stand anzufordern. Diese Funktionalität kann jeder Aussteller an seinem und an jedem Hotspot automatisch ein- und ausschalten. Bei vielen Ausstellern können sich Messebesucher beispielsweise kostenfrei umschauen. Allerdings müssen sie sich, registrieren, damit sie Dokumente herunterladen oder an Wettbewerben teilnehmen können. Der Besucher tauscht also seine Kontaktdaten gegen eine Gegenleistung aus. Es ist ein neues Modell für Messen, das jedoch nur durch die V-EX-Plattform möglich wurde.
Online-Besucher haben nicht die gleiche Zeit und Mühe investiert wie Onsite-Besucher. Kein frühes Aufstehen, kein Hotel, keine Autofahrt, kein Stau, keine Flüge, keinen Urlaubstage usw. Im Moment zahlen sie auch nicht für die Tickets. Das wird sich allerdings mit der Zeit sicherlich ändern.
Letztendlich werden virtuelle Messen in Zukunft mehr zu bieten haben als Live-Shows. Im Moment ist es aber noch so, dass sich Ticketpreise negativ auf die Besucherzahlen auswirken würden. Gerade im B2B-Bereich.
Was würdet ihr bei der nächsten Industry Expo anders machen?
Das Schöne an der Entwicklung einer virtuellen Messe ist, dass wir immer dazu lernen, neue Ideen entwickeln und umsetzen. Wir müssen nicht das ganze Jahr warten, um etwas Neues auszuprobieren oder Verbesserungen vorzunehmen.
Wir haben eine Liste von Entwicklungszielen, die eine Mischung aus Verbesserungen und neuen Funktionen darstellen, die wir anbieten möchten, sowie eine Liste von Kundenanfragen. Diese werden wir peu á peu umsetzen.
Nigel Borrell und Sara Gordon Direktoren bei Industry UK | Industry Expo über V-Ex Virtual Exhibitions
Erfahrungsbericht – weltweites Hybrid-Event „DisTanz im Mai“
Wir haben ein weltweites Hybrid-Event mit 1500 Personen virtualisiert: „DisTanz im Mai“ mit 30 Partnern der Hamburger Eventbranche und 210 Besuchern.
Außerdem habe ich viele kleinere Events virtualisiert.
Das internationale Event hatte 1.500 Teilnehmer und unser „DisTanz im Mai“ besuchten 210 Teilnehmer.Außerdem waren 30 Sponsoren oder Aussteller dabei und 6 Referenten.
Mit welchem Tool hast du DisTanz umgesetzt?
Diverse. Für Hybrid Events gerne Hopin.to. Mehr dazu erfährst du auch im Blogbeitrag „KahnEvents: OnlinePartyBox und Hopin aus einer Hand„.
War das Vortragsprogramm des DisTanz Events anders als bisher?
Es war kürzer, verteilter und ein ganz anderes Eventformat mit einer Dauer zwischen 1,5 und 2 Stunden.
Wie lange vorher hast du mit der Planung begonnen? Wie groß war der Marketingvorlauf?
Mit beidem haben wir drei Wochen vorher begonnen.
Wie war die Resonanz?
Die war einfach überwältigend. 1.500 virtuelle Besucher in nur 2 Stunden.
Wie hoch waren die Ticketpreise?
Die Tickets waren bei den kleineren Events kostenfrei. Beim hybriden Event „DisTanz im Mai“ haben wir das Bezahlmodell „Pay as you like“ angeboten.
Was würdest du beim nächsten Mal anders machen?
Wir haben gelernt, dass es auf manche Feinheit bei der Technik ankommt. Die Nutzung des Tools für die Gäste bedarf einer genauen Beschreibung im Vorfeld.
Nadja Kahn, Geschäftsführerin KahnEvents GmbH
Erfahrungsbericht – online Messe der Salt Solutions AG
Was hast du virtualisiert?
Wir haben eine eigene virtuelle Messe auf die Beine gestellt – als Kompensation zur abgesagten LogiMAT und zur Hannover Messe Industrie.
Wie groß ist dieses Event bislang gewesen?
Das war bisher eben nicht unser eigenes Event sondern das der jeweiligen Messeveranstalter. Lässt sich hier also gar nicht vergleichen.
Mit welchem Tool oder Mix aus Tools hast du es umgesetzt?
Für die virtuelle Messeumgebung haben wir expo-IP genutzt. Darin eingebunden haben wir das Chattool tawk.to und als Videokonferenz-Tool haben wir Microsoft Teams eingesetzt.
War das Vortragsprogramm anders als bisher?
Ja, das war ein ganz anderes Format. Bisher hatten wir einen klassischen Messestand – nun eine eigene Veranstaltung.
Wie lange vorher hast du mit der Planung begonnen?
Da waren wir von den Ereignissen um uns herum getrieben. Uns blieben nur 6 Wochen von der Idee bis zum Start der Veranstaltung.
Wie war die Resonanz?
Wir hatten an zwei Tagen rund 500 virtuelle Besucher auf unserer Messe.
Wie hoch waren die Ticketpreise?
Da die abgesagten Messetermine für uns Marketingaktivitäten gewesen wären, haben wir alles kostenfrei angeboten.
Was würdest du beim nächsten Mal anders machen?
Wenn es eins gäbe, dann würde ich künftig den Fokus verstärkt auf die Interaktionsmöglichkeiten richten. Das ist vor allem online enorm wichtig.
Sascha Hartmann, Head of Digital Marketing, Salt Solutions AG
Mehr über seine Learnings erfährst du auch im Web-Seminar „Raus aus der Comfort Zone – rein in den virtuellen Raum“ – ab Minute 41:54.
Erfahrungsbericht – MEET GERMANY SUMMIT
Was hast du virtualisiert?
Wir haben unser MEET GERMANY SUMMIT visualisiert. Es besteht aus einem Ausstellungs- und einem Konferenzbereich.
Wie groß ist dieses Event gewesen?
Die digitale Ausgabe des MEET GERMANY SUMMITs hatte über 3.400 Teilnehmer, 87 Aussteller und 55 Referenten.
Mit welchem Tool oder Mix aus Tools hast du es umgesetzt?
Wir haben in der Tat einen Mix aus Tools genutzt:
- expo-IP als Plattform für die virtuelle Messe und das Teilnehmermanagement,
- Confgames als Gamification-Tool auf der Ausstellung,
- aas Streaming lief über NIKKUS Veranstaltungstechnik und
- die Event-App über EventMobi.
Wie lange vorher hast du mit der Planung begonnen?
Acht Wochen vor dem MEET GERMANY SUMMIT haben wir mit der Planung begonnen.
Wie groß war der Marketingvorlauf?
Etwa sechs Wochen im Vorfeld.
Wie war die Resonanz?
Enorm! Wir hatten über 3.400 virtuelle Besucher an nur zwei Tagen zu Gast.
Wie hoch waren die Ticketpreise?
Die Teilnahme für die Fachbesucher war kostenfrei.
Was würdest du beim nächsten Mal anders machen?
Ich hätte gern mehr Zeit für die Planung gehabt bzw. würde beim nächsten Mal längerfristig planen. Außerdem denke ich: „weniger ist mehr“. Das bedeutet, ich würde den Umfang etwas reduzieren, zum Beispiel mit Blick auf die gesamte Konferenz oder auch die Anzahl der virtuellen Messestände.
Tanja Schramm, CEO, MEET GERMANY
PS: Schau mal in die gemeinsame Aufnahme des Jingles „Together we are strong“. Hervorragend. So könntest auch du deine Teilnehmer hinter den Bildschirmen einbinden.
Tanja hat inzwischen auch das hybride Event MEET THE CHANGE umgesetzt. Schau auch mal in die Learnings dieses Events.