t3n hat eine Liste der beliebtesten Tools ihrer Community veröffentlicht. Darunter sind vielleicht auch für dich interessante, digitale Tools für dein Projektmanagement. Natürlich kannst du weiterhin die Check- und Projektlisten in Excel erstellen. Oder dir abends deine spontanen Ideen und Fragen auf ein Blatt Papier notieren. Nutzt du diese digitalen Tools für dich, dein Team und deine Eventplanung profitierst du allerdings von vielen Vorteilen:
- alle aus deinem Team können auf die aktuelle Version einer Datei oder Aufgabe zugreifen,
- ihr könnt auch von unterwegs die Aufgaben und Notizen einsehen oder bearbeiten
- du sparst dir den Versand von E-Mails an einen großen CC-Verteiler
- Anhänge bei den E-Mails vergisst du nun garantiert nicht mehr
- du siehst, wie der Bearbeitungsstatus deiner und der anderen Aufgaben ist
- wechselt jemand in deinem oder beim Kundenteam, ist er automatisch auf dem Stand der Dinge
- du siehst TO DOs und Zeitleisten in einem ansprechenden Design (ja, das Auge isst immer mit)
- und vieles mehr
Digitale Tools, die auch du kennen und ausprobieren solltest:
Slack
Ein Kollaborationstool für die Zusammenarbeit in Teams. Sehr hilfreich für Eventmanager, die mit dezentralen Teams oder auch mit Kunden und Dienstleistern zusammen ein Projekt organisieren wollen. Natürlich könntest du auch E-Mails hin und 
her senden. Doch was ist, wenn in der Projektlaufzeit Teammitglieder wechseln? Willst du dann alles noch einmal senden?
Die Channels in Slack kannst du nach deinem Bedarf gestalten und aufteilen. Nach Team, Veranstaltung, Kunde oder anderen für dich wichtigen Themen.
Die Mitglieder deines Teams können den Channels beitreten und sie wieder verlassen – ganz nach Bedarf. Und damit erhalten sie eben nicht mehr Hunderte von E-Mails in Kopie. In den einzelnen Threads solltest du Small Talk und fremde Themen vermeiden. So bleiben diese übersichtlich und klar für alle. Außerdem kannst du nur für dich sichtbare Notizen hinzufügen.
Viele digitale Tools gibt es im Freemium-Modell. So auch Slack. Du kannst es also ruhig einmal ausgiebig kostenfrei testen. Außerdem hilft dir der Slackbot bei deinen ersten Schritten mit Slack. Das Onlinetool kannst du als Browser-Version oder als App nutzen.
Trello
Eine webbasierte Software für Projektmanagement. Digitale Tools wie Trello sind explizit dafür gedacht, dass du in Teams Projekte organisierst. Statt in den Channels von Slack nutzt du die Boards von Trello. In diesen kannst du Listen und Karten anlegen und behältst so den Fortschritt der einzelnen Aufgaben im Blick.
Du kannst Trello- und Slack-Teams miteinander verknüpfen und so innerhalb von Slack an Trello-Projekten arbeiten.
Übrigens: Die Organisatoren des Barcamp Digitalisierung haben in Trello ihren Sessionplan veröffentlicht. Hast du eine webaffine Zielgruppe, könntest du dir auf deinem Event den ein oder anderen Ausdruck des Programmes sparen.
Auch Trello gibt es als Version für deinen Browser oder als App. Ebenfalls ist dieses Onlinetool in der Basisversion kostenfrei und du könntest auf die Businessversion upgraden. Mehr Inspiration für deine Arbeit auf und mit diesem Tool erhältst du dank der englischsprachigen Web-Seminare in oder auf dem englischsprachigen Blog von Trello.
Google Drive
Mit Google Drive kannst du die gängigen Dateiformate webbasiert erstellen. Hier erhältst du 15 GB kostenfreien Speicherplatz für dich und deine Dokumente. Brauchst du mehr, könntest du beispielsweise 100 GB für 1,99 Euro monatlich erwerben.*
Folgende Anwendungen unterstützt Google Drive:
- Docs – Textverarbeitung, ähnelt Word
- Tabellen – Tabellenkalkulation, ähnelt Excel
- Präsentationen – ähnelt PowerPoint
- Formulare – für Umfragen
- Zeichnungen – ein einfaches Layout-Programm
- My Maps – ein Kartenprogramm mit erweiterten Markierungsfunktionen
- Sites – damit kannst du Websites erstellen und hosten lassen
Der große Vorteil von Google Drive liegt in der Kombination mit den vielen anderen Services von Google. Außerdem kannst du jede Datei individuell für andere Personen freigeben. Diese können dein Dokument dann bearbeiten, kommentieren oder nur ansehen.
Wegen des umfangreichen Zugriffs auf Dokumente und Services solltest du dir ein sicheres Passwort zulegen und sicher abspreichern. Dafür eignen sich wiederum andere digitale Tools wie zum Beispiel LastPass. Dort kannst du die unterschiedlichen Passwörter auch ganz leicht verwalten.
Evernote
Wie der Name schon vermuten lässt, geht es hier um Notizen, Aufgaben oder Fundstücke aus dem WWW. Diese kannst du online sammeln, ordnen und leicht wiederfinden. Außerdem kannst du in Evernote chatten und neben Notizen auch Notizbücher sowie Meetingnotizen anlegen. Darüber hinaus kannst du Schlagwörter hinzufügen oder Favoriten festlegen. Besonders hilfreich finde ich den Webclipper für Firefox. Mit diesem werden deine Screenshots aus dem Netz auch noch durchsuchbar.
Die Basisversion dieses digitalen Tools ist kostenfrei. Die Businessversion kannst du kostenfrei testen und die Premium Variante gibt es für 5 Euro monatlich.* Auch Evernote ist für den Desktop und als App erhältlich und synchronisiert deine Daten in beiden Anwendungen.
Spotify
Mit Spotify kannst du Musik, Podcasts und Hörbücher hören oder Videos ansehen. So kannst du dich auch unterwegs weiterbilden oder einfach nur unterhalten lassen. Auch dank Sprachassistent(in) Alexa kannst du mittlerweile deine Musik auf Spotify abspielen. Und so wie du Business-Podcasts oder Videos konsumieren kannst, könntest du dort natürlich auch eigenen Content hochladen. Das haben beispielsweise die Veranstalter der DNX-Konferenz 2018 gemacht und dort auf Wunsch ihrer Teilnehmer kurzerhand den Soundtrack ihres Events hochgeladen.
Auch Spotify gibt es als Freemium-Modell und natürlich auch als App.
Asana
Mit Asana kannst du Projekte und Aufgaben im Team managen. Auch hier weiß jeder, wer bis wann für was verantwortlich ist. Du kannst in deinen Projekten Listen, Boards, Kalender und Zeitleisten einrichten. Die visuellen Projektpläne zeigen dir dabei ganz deutlich, wie der Status Quo einzelner Aufgaben aussieht. Das könntest du natürlich auch in Excel lösen. Nur nicht ganz so elegant. Denke auch immer daran: Wir sind visuell geprägt und merken uns Bilder viel besser als Text. Willst du, dass andere deine Botschaften besser verstehen, nutze die Kraft der Bilder.
Asana bietet seine Leistungen ebenfalls im Freemium-Modell an. Du kannst die Basisversion für 15 Personen aus deinem Team einmal gratis testen.
Du kennst diese App und auch die Browser-Variante sicherlich aus dem privaten Gebrauch. Doch hast du auch schon einmal an Messenger-Marketing gedacht? Unsere E-Mail-Postfächer sind meist ziemlich voll – auch mit Werbung. Ganz anders sieht das mit WhatsApp aus. Und dieses digitale Tool nutzt heutzutage fast jeder. Schau dir diese Form des Marketing und der Kommunikation mit deinen Kunden auf jeden Fall einmal an. Auch wenn es mit Blick auf die DSGVO noch sehr umstritten ist, hier liegt viel Potenzial. Erst kürzlich gab der COO von Whatsapp bekannt, hier ab 2019 auch Werbung zuzulassen. Willst du es professionelle Messenger-Newsletter versenden, schau mal bei WhatsBroadcast rein.
Jira
Ein digitales Tool fürs Projektmanagement vor allem für agile Teams. Jira ist vor allem für Entwicklungen von Software gedacht. Doch auch du kannst damit deine Aufgaben planen, verfolgen und verwalten. Jira könnte wie Trello, Slack oder Asana die berühmte Excel-Tabelle bei fast jedem Eventmanager ersetzen. Vielleicht auch bei dir? In diesem Tool gibt es Boards: Scrum- und Kanbanboards. Außerdem sind bereits Reports inklusive Tortendiagramme und Co. integriert. Die Roadmaps lösen die Gantt-Diagramme ab. Sei ehrlich, die kann gedruckt sowieso niemand lesen. Es sei denn, du hast eine riesige Wand für diesen Ausdruck. Und so wandfüllend sehen sie nicht besonders schön aus.
Digitale Tools wie Jira und Trello kommen übrigens aus einem Hause: Atlassian. Jira gibt es ab 7$ monatlich und pro Benutzer.* Allerdings kannst du es 7 Tage kostenfrei testen. Neben der Variante für den Browser kannst du auch die App nutzen.
In diesem Blogbeitrag erfährst du mehr über agiles Projektmanagement.
Google Analytics
DAS Analysetool – unter den digitalen Tools – für deine Website. Denn hier erfährst du sehr viel über die Besucher deiner Website. Wer sind sie? Und woher kommen sie, also von welchen anderen Websites? Wie lange bleiben sie? Welches sind die beliebtesten Unterseiten? Darüber hinaus erfährst du, wie hoch die Absprungrate ist. Und vieles mehr. Selbst wenn du keine Werbeanzeigen über Google Ads schaltest, schau dir dort den integrierten Keyword Planer an.
Google Analytics hilft dir auch, bessere, d.h. suchmaschinenoptimierte Texte für deine Website zu erstellen. Außerdem hilft dir Google Analytics zu verstehen, woher deine Teilnehmer kommen – d.h. durch welche Marketingaktionen. Wenn du Google Analytics einsetzt, solltest du es in deiner Datenschutzerklärung erwähnen. Außerdem ist es wichtig, dass du die IP-Adresse der Besucher kürzt. So bleiben deine Besucher anonym.
Google Analytics ist kostenfrei und als App erhältlich.
Wunderlist
Mit diesem Tool kannst du Aufgaben anlegen und Projekte organisieren. Außerdem behälst du Fristen sehr einfach im Blick. Ebenso kannst du dort Notizen anlegen wie Rezepte oder Einkaufslisten. Für deine nächste Veranstaltung könntest du beispielsweise die last minute Checkliste dort anlegen. Und diese dann Punkt für Punkt abhaken. Oder du stellst dort die Packliste ein und hakst ab, was du schon für deinen Einsatz vor Ort eingepackt hast. Außerdem kannst du diese Listen mit deinem Team teilen. So kann jeder noch etwas hinzufügen oder abhaken, wenn er erledigt hat. Darüber hinaus kannst du Aufgaben zuweisen und eine Frist festlegen. So ist ganz klar, wer für einen bestimmten Job bis wann verantwortlich ist.
Wie andere digitale Tools kannst du Wunderlist im Browser bedienen oder auf deinem Smartphone. Fällt dir also unterwegs spontan etwas ein, was du auf keinen Fall vergessen möchtest: App öffnen. Notiz eintragen. Fertig. So hast du den Kopf frei für die wichtigeren Dinge oder kannst auch ganz einfach einmal abschalten.
*Preisangaben Stand 04.08.2018