Event-Apps sind oft für Teilnehmende gedacht und gebaut. Meist zeigen sie außerdem die ausstellenden Unternehmen und Werbung an, doch dann hört’s oftmals auf. Allerdings und das weißt du selbst vermutlich sehr genau - hat ein Event noch viel mehr Beteiligte, die ebenfalls rund um das Event informiert sein wollen und müssen. Zum Beispiel sind da die Referent·innen mit der Orga rund um ihre Vorträge, Catering-Voucher, Hotelinfos, Reisekostenabrechungen und mehr. Oder die Aussteller, die Strom und Wasser oder Hostessen buchen wollen. All das gibt’s in Event-Apps für gewöhnlich nicht. Doch! In der Event-App von CVS – einem renommierten Event-Tech-Anbieter mit Sitz in Deutschland.
Schau dir die CVS://App mal genauer an. Es lohnt sich. Versprochen.
CVS://App – das kann die Event-App von CVS
Die Event-App von CVS denkt an alle:
- an Teilnehmende,
- an dein Orga-Team,
- an ausstellende Unternehmen
- sowie an Mitwirkende, z.B. Speaker oder Präsident·innen.
Eine Event-App für deine Teilnehmenden
Event-Apps zeigen das Programm und oftmals auch das eigene Programm über eine Merkliste an. Doch die Event-App von CVS kann mehr. Denn hier erhalten deine Teilnehmenden außerdem:
- ihre eigene digitale Visitenkarte, die sie leicht mit anderen austauschen können,
- ihr eigenes Zertifikat als Nachweis für die Teilnahme an der Weiterbildung, z.B. für die CME-Punkte
- sowie das eigene E-Ticket – Papierschlacht adé.
Übrigens: In der CVS://App kannst du sogar beliebig viele, eigene Visitenkarten anlegen.
So einfach geht der Visitenkartentausch 👇
Eine Event-App für dein Orga-Team
Wie organisierst du deine Events? Vor allem den Part für vor Ort? Viele Eventplaner·innen nutzen dafür ellenlange xls-Tabellen. Sind sie gut gemacht, kann man sie nach allem möglichen filtern und auf übersichtlichen A4-Seiten ausdrucken. Doch aktuell sind sie nie und nach dem Event gibt’s super viele manuelle Notizen auf diesen nach einem intensiven Einsatz nicht mehr ansehnlichen Zetteln.
Besser: Nimm die Event-App von CVS für die Organisation – auch vor Ort.
Für einen reibungslosen Ablauf deiner Veranstaltung gibt es mobil in der CVS://App einen zentralen Bereich, in dem deine Mitarbeitenden alle Aufgaben übersichtlich auf einen Blick sehen. Und die nützlichen Filter für eigene oder Team-Aufgaben verschaffen dir und deinen Kolleg·innen schnell einen Überblick über alle offenen TO-DOs. Und natürlich auch über das, was ihr schon geschafft habt. 😉
Eine Event-App für die ausstellenden Unternehmen
Deine Sponsoren und ausstellenden Unternehmen müssen sich die Informationen zu den Bestellungen von Wasser, Strom, Mobiliar, Catering, Standausweise und Co. über ein monströses pdf-Dokument zusammensuchen? Wie wäre es, wenn sie das ebenfalls in deiner Event-App einsehen und je nach Digitalisierungsgrad deiner Dienstleister:innen die Leistung dort sogar direkt bestellen könnten?
Die CVS:App macht’s möglich. So erhalten deine ausstellenden Unternehmen in der CVS://App alle wichtigen Informationen zu Auf- und Abbauzeiten, Deckenabhängungen, Standreinigung, Strom- und Wasser und vielem mehr. Und mit einem Klick sehen sie, wer ihre Ansprechpartner·innen für ihre Bestellungen oder Fragen sind und können direkt Kontakt aufnehmen.
PLUS: Leads einsammeln leicht gemacht
Wusstest du, dass die Mehrheit der auf Messen und Events getätigten Gespräche und Kontaktanbahnungen gar nicht oder erst viel zu spät dokumentiert und nachverfolgt werden?
Zusätzlich können deine ausstellenden Unternehmen mit dem integrierten CVS://Leadsystem schnell und einfach die Kontaktdaten ihrer Leads erfassen. So haben sie mehr Zeit für ihre Gespräche und können sich auf das Wesentliche konzentrieren.
entsprechende Visitenkarte auswählen
Barcode für die entsprechende Visitenkarte wird bereitgestellt
Durch das Scannen des Barcodes erhalten Ausstellende alle Kontaktdaten der ausgewählten Visitenkarte
Es öffnet sich ein frei definierbarer Fragebogen in dem weitere Daten erfasst werden können
Bestätigungsnachricht
Eine Event-App für deine Speaker
Speaker·innen sind zwar für ein Event ein enormer Erfolgsfaktor, doch noch immer werden sie von Event-Teams manuell gemanagt. Viel zu oft fallen daher einzelne Personen oder Informationen durch’s Raster. Moderator·innen oder Ehrengäste ohne Namensschild, VIP-Speaker ohne Vortragsvereinbarung, Abstract-Präsentierende ohne Reisekostenvereinbarung und so weiter und so fort … die Liste der Hürden und Stolpersteine ist lang.
Besser: Informiere alle Mitwirkenden über eine zentrale Event-App.
Dank der CVS://App sehen deine Mitwirkenden alle ihre Einsätze auf einen Blick. Alles, was wichtig ist, ist nur einen Klick entfernt. Zum Beispiel: Informationen zur Medienannahme und den personalisierten Zugang zur Referentenlounge.
Zudem erhalten sie sämtliche Dokumente und Infos individualisiert: ihr eigenes, individualisiertes Speaker-Programm, die eigenen digitalen Essensgutscheine, die eigene Hotelinformationen und personalisierte Dokumente wie zum Beispiel die korrekte Einbindung von Reisekosten-Vereinbarungen, übernommene Hotelnächte bis zur korrekten Vorlage für ihre Reisekostenabrechnung. Alles in einer auf ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Event-App vereint.
Was die Event-App von CVS von anderen unterscheidet
Eine ganze Menge:
1. Personalisierte Informationen statt Informationsflut
Klassische Event-Apps bieten bislang wenig persönliche Mehrwerte für ihre Nutzenden. Bislang erhalten alle Teilnehmenden dieselben, für sie mehr oder weniger relevanten Informationen und müssen sich diese häufig über eine mehr oder weniger durchdachte und aufwändige Navigation erst mühevoll in Eigenregie erschließen.
Detailinformationen werden häufig in Form von Links auf Webseiten oder PDF-Dokumenten dargestellt, welche nicht übersichtlich und ebenso nicht optimiert auf die Lesbarkeit auf Mobilgeräten sind. Ganz anders in der CVS://App. Hier sind mobile Lesbarkeit und individualisierte Informationen das A und O.
2. Community-Building statt Wegwerf-App
Klassische Event-Apps haben eine Lebensdauer von einem Jahr oder weniger. Sie sind häufig "Wegwerfartikel", mit einer Nutzungszeit nur kurz vor und während der Veranstaltung: Nach der Veranstaltung wird die App von den meisten Beteiligten gelöscht oder ignoriert. Das Potenzial der vielen Event-Teilnehmenden wird von vielen Veranstaltenden überhaupt nicht ausgeschöpft.
Deshalb verfolgt die CVS://App den Community-Building-Gedanken, u.a. durch weitere Information zum Thema der Veranstaltung, Angeboten für weiterführende Veranstaltungen, ein Veranstaltungsadressbuch mit allen neu gewonnenen Kontakten und vielem mehr. In Verbindung mit dem passenden Content kannst du als Veranstalter·in deine Community mit der CVS://App über das ganze Jahr bespielen.
PLUS: Nur so kann sich der Event-App-Einsatz lohnen.
3. Benutzerfreundliche Navigation
Viele Event-Apps sind nicht benutzerfreundlich – und da kann ich aus Erfahrung sprechen. Die Navigation ist oft aufwändig, unübersichtlich und wenig intuitiv für ihre Benutzer. Wer sich mal durch die CVS://App klickt, merkt gleich, dass hier jemand aus Sicht der Teilnehmenden gedacht und entwickelt hat.
4. Wenige Klicks statt Mehraufwand für die App
Wer eine Event-App an den Start bringen will, muss oft mit einem immensen Mehraufwand rechnen. Zum Beispiel für die Koordination und Führung eines separaten Dienstleisters, zusätzliche Overhead-Kosten, Projektaufwand für Auswahl und Installation der App sowie Aufwand für Pflege der Inhalte, um diese aktuell zu halten. Die CVS://App hingegen setzt auf die im CVS hinterlegten Daten auf. D.h. dort hast du ja schon hinterlegt, welche Session, welcher Vortrag, welcher Speaker wann wo sein wird.
Nutzt du für dein Eventmanagement noch kein CVS, musst du diese Informationen natürlich zuerst in die Software bringen, z.B. über eine Schnittstelle.
5. Zielgruppengenaue Ansprache statt Gießkannenprinzip
Die Möglichkeit zur zielgruppenspezifischen Ansprache und Schaffung eines persönlichen Mehrwerts für alle Beteiligten nutzen nur wenige Eventplaner·innen. Mit der CVS://App hingegen kannst du deine Zielgruppen treffsicher ansprechen – egal ob Teilnehmende, Mitwirkende, Aussteller·innen oder dein eigenes Team.
Setup der CVS://App
Nutzt du das CVS-System für die Organisation deines Events, sind alle Daten bereits in der Plattform und du brauchst es nur noch in die App “rüberspielen”. Das ist in wenigen Sekunden erledigt, bzw. immer synchronisiert.
D.h. du musst nicht mehr “aushandeln” wie die App aussieht oder gestaltet ist, Änderungen sind sofort verfügbar. Das bedeutet auch, dass deine Teilnehmenden nichts mehr aktualisieren müssen. Es passiert einfach automatisch im Hintergrund.
Und bist du oder sind sie mal offline, könnt ihr die App weiternutzen und sobald ihr wieder online seid, ist alles automatisch aktualisiert.
Die CVS://App setzt auf den persönlichen Daten der Beteiligten und auf dem Veranstaltungsprogramm auf. Jede und jeder Nutzer·in der App erhält zum Beispiel per E-Mail einen QR-Code, den er oder sie mit der App scannt. Dadurch werden die persönlichen Daten aus dem Teilnehmenden-Management gekoppelt. Alle Inhalte können dann genau auf die Zielgruppe und die jeweiligen Nutzenden persönlich angepasst werden. So entsteht für alle an einer Veranstaltung Beteiligten ein personalisiertes Erlebnis.
Für wen eignet sich die Event-App von CVS besonders?
Die CVS://App eignet sich besonders für Veranstalter und Event-Agenturen, die
- ihre Zielgruppen treffsicher und direkt ansprechen wollen
- Mitwirkende einfach vernetzen möchten
- wollen, dass sich der Einsatz ihrer Event-App organisatorisch und finanziell lohnt.
Datenschutz bei CVS
CVS betreibt eigene Server in einem Rechenzentrum in Bremen (Deutschland) und legt großen Wert auf die datenschutzkonforme Speicherung aller ihnen anvertrauten Daten gemäß DSGVO.
Fazit
Die Event-App von CVS ist eine, die endlich an alle Zielgruppen deines Events denkt. An dich als Organisator:in, an deine Teilnehmenden, an die ausstellenden Unternehmen als auch an die Speaker:innen. Alle erhalten die Informationen, die sie brauchen. Individualisiert und personalisiert. Vorbei sind die Zeiten von Informationsflut und überladenen Apps. Probier’s gleich mal aus und kontaktiere Sven Heuer oder Henning Oetjen.
Kontakt & Links
Sven Heuer
Geschäftsführung & Entwicklung
👉 persönlicher Terminkalender
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Henning Oetjen
Vertrieb
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