So meisterst du Präsenzevents nach der Pandemie – mit Cvent

Haben sich Präsenzevents wirklich verändert? Ja, ganz eindeutig. Das zeigen auch die Ergebnisse der aktuellen Forrester Studie von Cvent. Inzwischen online versierte Teilnehmer·innen erwarten heute, dass sie digitale Komponenten auch bei Präsenzevents nutzen können. So sind 77 Prozent der Befragten sind der Meinung, dass Teilnehmer jetzt höhere Erwartungen an Präsenzevents und deren digitale Komponenten haben als noch vor der Pandemie. In Kombination mit den überall steigenden Preisen, knapperen Budgets, dem Personalmangel bedeutet dies, dass sich auch deine Präsenzevents ändern müssen – willst du weiterhin mit diesen erfolgreich sein. Was das konkret bedeutet und wie du dies mit der Event-Technologie von Cvent meisterst, erfährst du in diesem Beitrag.

Entwickle eine Strategie für dein Jahres-Eventprogramm

Plane deine Events strategisch und überlege dir für das gesamte Jahr, welches dieser Events in Präsenz, welches online und welches in hybrider Form stattfinden soll. Analysiere dafür jedes deiner Events und die dazugehörenden Ziele und Zielgruppe. Willst du beispielsweise eine Wahrnehmungslücke mit mehr Informationen schließen? Dann eignet sich ein Online- oder Hyrid-Format wegen der enormen Reichweite sehr gut. Möchtest du eher mit Emotionen wecken oder Networking ermöglichen? Dann ist ein durchdachtes Präsenzevent eine hervorragende Wahl.

Bring' deine Präsenzevents in Form

Die Rückkehr zu Präsenzveranstaltungen ist für viele Eventplaner·innen eine Herausforderung. Bei vielen sind die Teilnehmerzahlen zurückgegangen, die Budgets wurden gekürzt, die Planungsteams sind geschrumpft und die Vorlaufzeiten wurden knapper. Bring deshalb jetzt deine Events wieder in Form. Zu Beispiel so:

• Weniger Teilnehmer·innen?
  Überlege, ob du deine Events in kleinere Events aufteilst und dich auf ein Präsenz-Erlebnis konzentrierst. Für Networking untereinander oder für die Kontaktpflege mit deiner Zielgruppe.
• Gekürzte Budgets?
  Prüfe, wo du reduzieren und Inhalte wiederverwenden kannst, um nachhaltiger zu wirtschaften und Geld und Zeit zu sparen.
• Weniger Planungsvorlauf?
  Lege mehr Wert auf Partnerschaften und Lieferantenbeziehungen. Stelle also sicher, dass Verträge und die Art der Zusammenarbeit im Voraus geklärt ist.

Wähle deine Event-Technologie weise

Willst du Prozesse "smooth" gestalten, wähle einen Anbieter, der breit aufgestellt ist. Folgende Fragen helfen dir dabei:

• Bietet die Lösung eine zentrale Datenquelle für ein Jahres-Eventprogramm mit mehreren Events, mehreren Formaten und mehreren Teilnehmer·innen?
• Kannst du damit deine Events in einem Tool erstellen, managen und die Reportings erhalten?
• Beinhaltet die Lösung auch Location-Sourcing, Registrierung und Check-in?
• Kannst du Events aller Arten und Größen damit durchführen?
• Sind Networking und Interaktionsfeatures fest integriert? 
• Kannst du die Lösung an die Software, die schon im Einsatz ist, anbinden? Z.B. deine CRM- und Marketing-Software? 

Definiere dein Event-Design

Diese vier Aspekte sind bei der Gestaltung deines Event-Designs entscheidend:

1. Teilnehmer·innen
   Frage deine Zielgruppe, ob sie sich lieber online oder onsite (mit dir) treffen möchte. Leiten Sie daraus Ihren Event-Mix für das gesamte Jahr ab.
2. Inhalte
   Stimm' die Inhalte auf die Formate ab. Inhalte, die Interaktionen erfordern, brauchen Q&A-Runden, Votings, Quizze und vieles mehr. Wissensvermittlung hingegen eignet sich sehr gut als On-Demand-Format. Wichtig ist dabei eine gute Qualität und dass jede·r in dem eigenen Tempo die Inhalte konsumieren kann. 
3. Live
   Die traditionellen Regeln für Live-Events müssen nicht mehr gelten. Gehe also nicht davon aus, dass jede·r das gleiche lineare Event-Erlebnis haben möchte. Biete On-Demand-Sessions oder personalisierte Streams an. Erstellen Sie Roadmaps und Strategien für die Interaktion und das Engagement verschiedenen Zielgruppen. 
4. Community
   Wenn deine Events nur eine einzige Möglichkeit zur Interaktion bieten oder du immer nur linear planst, wird sich dein Publikum nach digitalen Alternativen und Communitys umschauen, die besser zu ihren Bedürfnissen passen.

Recherchiere und kaufe Locations online ein

Mit dem wachsenden Interesse an Präsenzveranstaltungen steigt auch die Nachfrage nach Locations. Das Problem für die Locations ist jedoch, dass viele von ihnen nicht mehr genügend Personal haben. D.h. sie reagieren zum Teil nur langsam auf Ausschreibungen, mit der Folge, dass es für dich schwierig wird, Angebote zu vergleichen und attraktive Deals auszuhandeln.

Die Lösung? Online Location Sourcing. 

Setze Event-Apps smart ein

Eine Event-App hilft dir, schnell und effizient mit deinem Publikum zu kommunizieren – über Push-Nachrichten oder dynamische Event-Guides. Außerdem kannst du das Networking vereinfachen sowie Interaktionen mit Online- und Onsite-Teilnehmer·innen fördern. Auch deine Aussteller können sich in einer Event-App bestmöglich präsentieren und leicht Kontakte knüpfen sowie Informationsmaterialien zum Download anbieten.

Eine Event-App verbindet bei einem Hybrid-Event beide Zielgruppen auf passende Art und Weise – in Votings, Q&A-Runden oder auch bei Kontakt- und Terminanfragen.

Füge hybride Elemente deinem Präsenzevent hinzu

Du kannst beispielsweise die Inhalte eines Events über ein Webinar vermitteln und genau dieses Publikum später in der gleichen Woche zu einem Abendessen einzuladen. Dort könnt ihr dann gemeinsam die Erkenntnisse diskutieren und du kannst das Networking untereinander fördern.

Oder du stellst die Inhalte deines Präsenzevents im Nachgang in einer Bibliothek mit On-Demand-Sessions zur Verfügung. Das erhöht die Zugänglichkeit, Nachhaltigkeit und Reichweite deines Präsenzevents. Das hilft dir dabei, eine Community aufzubauen und gibt dir die Möglichkeit, Einnahmen durch Sponsorings für diese Sessions zu generieren.

Mach Networking und Matchmaking einfacher

Networking ist DER Grund, warum Menschen zu Präsenzevents kommen. Damit sich auch die richtigen Personen vor Ort zur passenden Zeit treffen, haben sich Vorab-Terminvereinbarungen bewährt. Das kannst du sowohl für das Networking unter den Teilnehmer·innen anbieten als auch für die Kontaktanbahnung deiner Aussteller·innen und Sponsor·innen. 

Können deine Aussteller·innen ihre Besucher·innen mit einem einzigen Scan des Namensschilds sammeln, ist das für sie ein enormer Vorteil bei der effizienten Lead-Generierung. 

Mach dein Event mit digitalen Lösungen nachhaltiger

Digitale Lösungen helfen dir, dein Event nachhaltiger zu gestalten. Hier sind zwei Praxisbeispiele: 

Check-in und Namensschilder
Sorge für mehr Nachhaltigkeit mit kontaktlosem Einchecken und Badge-Druck. Mithilfe eines QR-Codes können deine Teilnehmer·innen einchecken, ohne einen Bildschirm zu berühren, was die Check-in-Zeiten verkürzt. Badges bzw. Namensschilder können vor Ort beim Einchecken gedruckt werden, sodass du dir sämtliche Ausdrucke der No-Shows ersparst.

Event-App
Vermeide Papiermüll und Beschilderung durch eine Event-App. Verwalte deine Event-Agenda digital, füge Karten und herunterladbare Unterlagen ein und aktualisiere last minute Änderungen in Echtzeit in der App.

Fazit

Bring deine Präsenzevents in Form und passe sie auf die veränderten Bedürfnisse deiner Teilnehmer·innen, deiner Sponsor·innen sowie den geänderten Rahmenbedingungen wie gestiegene Kosten oder Personalmangel an. Mit einer so mächtigen Event-Lösung wie der von Cvent kannst du alle Eventformate für jegliche Eventgrößen sehr flexibel umsetzen. Das Beste dabei: Alle Daten kommen und fließen in eine zentrale Quelle. Tool- oder Datenchaos adé. Klingt das spannend? Dann kontaktier doch am besten gleich Markus Laibacher bei Cvent.

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