10 Dinge, mit denen dein Live-Event cooler wird

Der Re-Start von Events in Präsenz ist da und mit ihm die Chance, deine Live-Events noch attraktiver zu machen. Damit sich viele Teilnehmer anmelden, zufrieden heimkehren und beim nächsten Mal auch wirklich wiederkommen. Neugierig? Hier sind 10 Dinge, die dein Live-Event aufpeppen.

1. Eine einladende Sprache

Was? Das soll ein Tipp für ein Live-Event sein? Oh ja! Vielleicht ist ja die Sprache deiner Einladungen, deiner E-Mailings, Werbeanzeigen oder die deiner Event-Website schon richtig einladend. Oft genug sehe ich jedoch wirklich abschreckende Formulierungen. Bandwurmsätze und aneinander gereihte Substantive im Titel. Es klingt manchmal wie ein korrekt formulierter Titel einer Bachelor-Arbeit oder eines Briefes vom Finanzamt. Prüfe deinen Titel mal kritisch auf diese Fragen:

• Nutzt du die Wörter „wir“und „uns“  häufiger als die Wörter „Ihr“ bzw. „Sie“?
  „Wir freuen uns, dass es uns gelungen ist …“ versus „Freuen Sie sich auf …, denn Sie erfahren … und lernen von ….“
• Gibt es mehr passive als aktive Formulierungen in deinen Texten?
  „Interessenten werden gebeten, sich spätestens bis zum … anzumelden.“ versus „Melden Sie sich am besten gleich an.“
• Ist der Titel einer Session eher fachlich korrekt als neugierig machend?
  „Digitale Event-Technologien vor dem Hintergrund des Teilnehmerengagements zur Aktivierung von Leads für mittelständische Unternehmen und Konzerne“ versus „10 Tipps, wie auch Sie mit Event-IT Leads generieren“.
• Sprichst du die Teilnehmer an, statt über sie zu sprechen?
  „Es bedarf der Neuausrichtung von Veranstaltungen durch Eventplaner und Marketingverantwortliche“ versus „Sie müssen Ihre Events heute anders auf- und umsetzen.“

Probier’s aus. Geh mal kritisch durch deine Einladungstexte und schmeiß knallhart all die passiven Formulierungen und die Bandwurm-Sätze raus. Formuliere so, wie du auch sprichst. (Fast) niemand spricht so geschwollen – warum sollten wir also so schreiben?

2. FOMO – kreiere “Fear of Missing Out” fürs Live-Event

Eine einladende Sprache hast du spätestens jetzt, oder?  Nun geht’s darum, dass du auch etwas bietest. Was genau macht unterscheidet dein Event von den anderen? Warum sollte ich zu dir kommen? Was verpasse ich? Dieser Moment des FOMO, fear of missing out, spielt in den sozialen Medien eine große Rolle. Nutze das für deine Events. Lass die Leute, die nicht dabei waren, das Gefühl haben, echt etwas verpasst zu haben. Am besten jedoch kreierst du dieses Gefühl schon vor deinem Event. Damit sich möglichst viele anmelden. Was das bei dir und deinen Events sein kann, das ist eine wirkliche Knobelaufgabe. Doch genau damit solltest du dich beschäftigen und eben nicht mit dem Formatieren von irgendwelchen Tabellen oder anderen manuellen Arbeiten, die dir heutige Event-IT längst abnehmen kann.

Hier ein paar Anregungen: 

• ein besonderer Speaker, den deine Zielgruppe schon immer mal treffen wollte,
• eine Event-Location, die man normalerweise nicht besucht,
• eine geführte Tour oder ein Rahmenprogramm, das man als Privatperson kaum bucht,
• ein Vortrag, der nicht aufgezeichnet wird. 

Übrigens: Auch beim Impfen war teilweise der FOMO-Effekt in den sozialen Medien sichtbar. 

3. Ein interaktives Eventformat

Und das meine ich wortwörtlich: Probier’s wenigstens mal mit einem interaktiven Eventformat aus. Das hält den organisatorischen Aufwand für dich in Grenzen, reduziert das Risiko für dich als Veranstalter und gibt deinen Teilnehmern die Möglichkeit, sich an solche Formate einmal heranzutasten. 

Gute Startpunkte für ein interaktives Eventformat sind zum Beispiel diese:

• World Café – So funktioniert ein World Café
• Table Sessions – So organisierst du eine Table Session auf deiner Veranstaltung
• Barcamp – Barcamp – so organisierst du erfolgreich dein eigenes
• Fishbowl – Was ist überhaupt eine Fishbowl?

4. Ein Networking-Format

Binde unbedingt eine Networking-Session in dein Live-Event ein. Ob du das in dein  Hauptprogramm für alle Teilnehmer integrierst oder es als einen parallelen Track anbietest, hängt von deiner Zielgruppe, den Räumlichkeiten und deinem Mut ab. Es gibt zahlreiche Veranstalter von Business-Events, die einmal Speed-Dating oder Geh-Spräche ausprobiert haben und dies von da an in jedes Event einbinden. Einfach, weil die Resonanz viel besser ist als gedacht. Ja, auch im B2B-Bereich und auch unter Wissenschaftlern, Ärzten… 

Übrigens: Table Captains sind auch beim Abendprogramm eine tolle Idee für das Ankurbeln des Networkings > Networking auf der herCAREER Night.

5. Eine Networking-Lounge fürs Live-Event

Apropos Networking: Wo können sich die Teilnehmer auf deinem Live-Event treffen, die sich mal austauschen wollen? Gibt es bei dir wirklich Bereiche, in die man sich setzen kann, ohne etwas konsumieren zu müssen? Hast du genügend Stehtische im Foyer aufgestellt? 5 Stehtische für 500 Personen sind übrigens ziemlich knapp kalkuliert und ich hab’s erst vor Kurzem (leider) wieder gesehen. Dabei hilft uns ein Stehtisch beim Netzwerken sehr, denn man kann etwas unterm abstellen, die Kaffeetasse auf dem Tisch abstellen und seine Hände auch mal auflegen. Schon allein das fördert das Networking unheimlich. Glaubst du nicht? Dann überleg mal nochmal kurz, wie oft du an einem Stehtisch schon gehört oder selbst gesagt hast „Ist hier noch frei? Kann ich mich dazustellen?“ In einem freien Raum ohne Stehtische ist mir diese Frage noch nie begegnet. Da kommt nur auf mich zu, wer mich unbedingt sprechen wollte. Zufallsbegegnungen entstehen so kaum.

6. Eine Event-App oder ein Matchmaking-Tool

Eine Möglichkeit, mit der du die eben erwähnten Zufallsbegegnungen auf deinem Live-Event noch steigerst: Event-Apps oder Matchmaking-Tools. Hier sehe ich vor allem 3 Szenarien:

1. Über eine einsehbare, filter- und durchsuchbare Teilnehmerliste können sich Teilnehmer in der App finden und via Chatfunktion „anpingen“. So treffen sich vor allem diejenigen, die sich schon kennen oder die anhand der Beschreibung im Profil oder der angegebenen Institution vermuten, dass das Gegenüber spannend sein könnte.
2. Die App oder das Matchmaking-Tool verbindet basierend auf den eingegebenen Interessen der Teilnehmer die passenden Gesprächspartner und schlägt sie einander vor. 
3. Eine App verbindet die Teilnehmergruppen basierend auf einem Suche-Biete-Prinzip. Diese schlägt also „Jobsuchenden“ passende „Arbeitgeber“ vor – oder wen auch immer du auf deinem Event miteinander vernetzen möchtest. Übrigens ist es besonders hilfreich, wenn du die App so konfigurierst, dass sich die „Jobsuchenden“ untereinander nicht sehen und die „Arbeitgeber“ untereinander auch nicht. Welcher Arbeitgeber will schon einen anderen Arbeitgeber vorgeschlagen bekommen? Aber Achtung, das funktioniert nur bei sehr sauber trennbaren Teilnehmer-Gruppen.

7. Kreiere etwas Gemeinsames

Super beliebt waren bis 2019 die riesigen Buchstaben auf einem Live-Event; meist das Kürzel oder der Hashtag des Events, die als Hintergrund für Selfies und Gruppenfotos genutzt wurden. Du könntest allerdings auch ein gemeinsames Fotomosaik mit all deinen Teilnehmern – oder zumindest vielen – kreieren. Egal was es ist, wichtig ist, dass du das Teilen dieser Bilder so einfach wie möglich machst. Hier kommt wieder FOMO ins Spiel. Gib den Daheimgebliebenen das Gefühl, wirklich etwas verpasst zu haben. Wenn deine Teilnehmer vor Ort die Botschaft für dich mit heraus in die weite Welt senden, umso besser. 

Denk bei der Kreation dieser Aktionen daran, dass man sich gern davor in Pose bringen sollte. Auf neudeutsch: Es muss instagrammable sein. Darum geht’s bei Social Media in sehr vielen Fällen. Nutze das Wissen darum und lass deine Teilnehmer in einem guten Licht erscheinen. Achte also auch auf mögliche störende Hintergründe, auf ausreichendes (Tages-)Licht an diesem Ort und die Chance, dass man ungestört auf dem Bild sein kann. 

Mehr erfährst du u.a. in dem Beitrag Botschaften verbreiten und Interaktionen bieten? Fotobox mieten!

8. Biete inhaltliche Formate für Einsteiger und für Profis an

Aber getrennt. Viele Vorträge richten sich an „alle“ aus deiner Branche oder deine Zielgruppe. Das ist für die Einsteiger schnell überfordernd und für die Profis einschläfernd. Trenne diese beiden Gruppen in einigen Sessions voneinander und kennzeichne die Sessions auch ganz klar und deutlich. Wie du es formulierst, hängt sehr von der Zielgruppe ab. Du kannst auch in Form von Sternchen oder Doktorhüten in der Programmbeschreibung visualisieren, wie viel Vorwissen man für diese Session mitbringen sollte.

9. Viele kurze, knackige Inputs

Manchmal ist weniger mehr. Das gilt auch für die Länge von Vorträgen oder Inputs auf einem Live-Event. Mit kurzen, knackigen Einheiten kannst du viel mehr Themen für deine Teilnehmer anbieten. Außerdem haben viele nach 20 Minuten noch das Gefühl, gern mehr wissen zu wollen. Nach 60 Minuten Frontalvortrag will man oftmals nur noch endlich wieder aufstehen dürfen und sucht eilig das nächste WC. Doch so bleibt der Vortrag kaum in positiver Erinnerung. Es ist wie bei einem guten Essen: Könnte man noch weiter essen, weil es so lecker war, kommt man gern wieder. Ist es so viel, dass man sich schon quält, bleibt das Gericht in deutlich schlechterer Qualität in Erinnerung. 

Du fragst dich, woher du so viele Speaker kriegen sollst? Mit einem Call for Paper und mit einem Format, das viele parallele Kurz-Sessions zulässt: Table Sessions.

Mehr erfährst du auch im Beitrag Call for Papers – so gelingt dir der Beitragsaufruf.

10. Biete ein Kracher-Rahmenprogramm auf dem Live-Event an

Eventplanung ist komplex. Deshalb ist der Griff zu einfachen Rahmen- und Abendprogrammen wirklich mehr als verständlich. Doch in Erinnerung bleiben diese 0815-Dinner und Buffets kaum. Wer will schon wirklich ein gesetztes Dinner nach stundenlangem Sitzen in dunklen Tagungsräumen? Wie viele Menschen kennst du privat, die genau davon schwärmen? Wir sind alle nur Menschen und in unserer Freizeit erleben wir etwas. Aber beruflich doch nicht! Um Gottes willen! Doch – warum denn nicht auch beruflich? Auch Forscher, Ärzte, Lehrer, Programmierer, Steuerberater – sind alle nur Menschen und freuen sich sicherlich auf ihren nächsten Urlaub am Strand, in den Bergen, beim Wandern, beim Fußball spielen und vielem mehr. Deshalb versuch’s doch mal mit einem Rahmen- oder Abendprogramm, das begeistert und dabei keineswegs teuer sein muss. Wie wär’s denn mal mit Grillen? Oder einer Bootstour? Mit einem Lagerfeuer? Oder einer Nachtwanderung? Mit einer Party auf einer Dachterrasse? Dir fällt sicherlich etwas Passendes ein. 

Fazit

Es gibt viele Stellschrauben für coolere Events, die Teilnehmer anlocken und begeistert nach Hause reisen lassen. Probier einfach einmal das ein oder andere aus.

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