Barcamps sind eine super Sache. Ich besuche gern und regelmäßig welche – sowohl in Präsenz als auch online. Dieser Blogbeitrag basiert auf dem Besuch des Content Strategy Camps in Dieburg. Und weil ich immer wieder sehr begeistert von diesem Eventformat bin, möchte ich dir heute ein paar Tipps für die Organisation (d)eines Barcamps geben. Zu einem Barcamp gehört alles, was eine klassische Veranstaltung auch braucht: Räume, Technik, Catering, Beschilderung, Ablaufplan, Orgateam, Teilnehmer und so weiter und so fort. Doch im Gegensatz zu einer klassischen Konferenz ist ein Barcamp viel lockerer. Auch Unkonferenz genannt, lebt es vom Mitmachen deiner Teilnehmer. Sie werden zu Teilgebern, indem sie Sessions anbieten. Doch der Reihe nach – so organisierst du erfolgreich dein eigenes Barcamp.
Die Location fürs Barcamp
Ein Barcamp, also eine Unkonferenz, darf an einem ungewöhnlichen Ort stattfinden. Das kann eine sonst leerstehende Location sein oder wie beim Content Strategy Camp eine Universität in einer Kleinstadt. Die Räume dürfen ruhig etwas weiter auseinander liegen. Hochglanz und Bequemlichkeit spielen bei einem Barcamp eine untergeordnete Rolle. Die Teilnehmer sind da weniger kritisch oder anspruchsvoll. Ganz nach dem Motto: Content & Networking first.
Das Programm auf dem Barcamp
Das Barcamp lebt vom Input deiner Teilnehmer. Daher werden sie auch Teilgeber genannt. Das bedeutet, sie bestimmen die Themen der einzelnen Sessions. Du hast zu Beginn eines Barcamps also kein fertiges Programm. Du hast ein Programmgerüst. Das legt das Thema, den Beginn des Camps und die Pausenzeiten fest. Mehr jedoch nicht. Plane daher zu Beginn deines Barcamps eine Planungssession in einem größeren Raum ein. Ein Moderator koordiniert die Vorstellungsrunde der Sessiongeber und ihrer Themen. Begrenze die Redezeit jedes Einzelnen auf eine Minute. Sonst dauert dieser Part einfach zu lange. Per Handzeichen stimmen deine Teilnehmer ab, ob sie das vorgeschlagene Thema interessiert oder nicht. Demzufolge kommt’s in die Programmplanung oder eben auch nicht. Hilfreich ist’s wenn die Sessiongeber ihr Thema auf einem Moderationszettel notieren. So kannst du es auf eine vorbereitete Pinnwand anbringen.
Und hier ein Tipp für die digitale und superschnelle Umwandlung des Programms: Nutze Google docs. Dort kannst du noch während das Programm live auf der Pinnwand entsteht, die Sessions eintippen (lassen). So sehen alle Teilnehmer jederzeit, welche Session wann und wo stattfindet. Du erinnerst dich, es gibt ja kein vorabgedrucktes Programm. Ein wichtiger Service also. Sollte sich etwas beim Programmablauf oder den Räumen ändern, weiß jeder sofort Bescheid. Es hilft natürlich, wenn du noch einen oder mehrere Bildschirme aufstellst und die Sessionplanung dort zeigst. Außerdem kannst du die ursprüngliche Papier-Sessionplanung an einem zentralen Ort, z.B. beim Check-In aufstellen.
Alternativ kannst du das Programm für das Barcamp auch im Vorfeld durch die Teilnehmenden erstellen lassen. So hat es beispielsweise das Regionalbüro Esslingen umgesetzt und dafür das Tool Padlet genutzt.
Du kannst dir den Sessionplan des Barcamps 2023 des Regionalbüros auch direkt ansehen.
Außerdem findest du im Blogbeitrag Die 17 besten Online Whiteboards im Überblick mehr Infos zum Whiteboard von Padlet.
Die Referenten
Deine Referenten kommen aus dem Publikum. Der ein oder andere weiß schon vorher, dass er eine Session anbieten möchte. Das ist auch völlig OK. Du kannst übrigens auch schon Sessionideen und -wünsche im Vorfeld sammeln. Das machen beispielsweise die Organisatoren des Barcamp Digitalisierung in Augsburg (#digicamp18) auch per Google Docs vorab. Ebenso OK ist es, wenn sich spontan jemand findet, der eine Session moderieren oder einen Vortrag halten möchte. Ich war beim Content Strategy Camp in einer Session mit dem Thema „Content Audit“. Dort hat die Sessionleiterin wirklich mehr Fragen gestellt und zur Diskussion aufgerufen als einen fertigen Vortrag gehalten. Und das ist super so! Genau deshalb fahre ich ja auch zu solchen Veranstaltungen. Weil ich mich einbringen möchte.
Ermuntere deine Teilgeber also zu interaktiven Sessions. Wir müssen nicht immer den perfekten und fertigen Inhalt präsentiert bekommen. Mitdenken und diskutieren ist manchmal viel spannender. Zum Beispiel habe ich letztes Jahr einmal an einer Session zum Thema „Arbeitszeiten in der Meetingbranche“ teilgenommen. Solche Themen bieten sich wirklich an. Hier gibt’s einfach keine wissenschaftliche Lösung für diese Frage. Die Realität ist nun einmal anders als es Gesetzestexte oder Gewerkschaften vorsehen.
Ansonsten haben Sessiongeber ähnliche Aufgaben wie auf klassischen Veranstaltungen: Ins Thema einführen und auch auf den pünktlichen Beginn und das Ende achten.
Das Catering
Darf einfacher sein als bei klassischen Konferenzen. Buffet und Selbstbedienung sind völlig in Ordnung. Du kannst auch Food-Sponsorings organisieren. Beispielsweise hat mymuesli eine ganze Zeit lang diverse Barcamps gesponsert. Der Start-Up-Spirit und der Spirit von Barcamps passen einfach sehr gut zusammen. Wie immer gilt auch hier: Essen und Trinken sind menschliche Grundbedürfnisse. Ausreichen muss dein Catering also immer noch.
Catering auf einem Barcamp | © PR Fundsachen
Die Pausen
Gerade beim Barcamp wird Networking groß geschrieben. Gönne den Teilnehmern daher großzügige Pausen. Zum Wechseln der Räume und vor allem in der Mittagszeit. Aktive Barcamper finden auch während der Pausen sehr viel Gesprächsstoff. Gerade sie benötigen keine Dauerbeschallung von Experten.
Der Check-in
Es zieht sich durch. Barcamps sind einfach lockerer. Deshalb kann beim Check-in ruhig mal jeder Teilnehmer sein Namensschild selbst schreiben. Du kannst Felder für Hashtags vorhalten. Oder du verteilst bunte Klebepunkte für verschiedene Kategorien. Beispielsweise für „Einsteiger“ und „Fortgeschrittene“ oder für bestimmte Themenbereiche. Außerdem merkt jeder Teilnehmer spätestens beim Check-In: Hier duzt man sich und das ist auch gut so.
Die Technik
Deine Sessiongeber wollen meist auch ein paar Folien oder Websiten zeigen können. Andere bevorzugen Flipcharts, Pinnwände oder Whiteboards. Du brauchst also klassische Konferenztechnik. Da die Sessions meist in kleineren Gruppen durchgeführt werden, brauchst du fast keine Tontechnik. Außer bei der Planungssession zu Beginn und bei der Verabschiedung. Klar, denn das findet in einem größeren Raum vor größerem Publikum statt.
Mindestens genauso wichtig wie Technik für die Sessiongeber, ist Strom für die Teilnehmer. Gerade auf Barcamp wird getwittert und auf Instagram geteilt, was das Zeug hält. Deshalb brauchen deine Teilnehmer ständig Strom. Du kannst Akkuladestationen anbieten oder ganz einfach Mehrfachsteckdosen auf den Tischen platzieren. Sei als Redner oder Organisator auch nicht irritiert, wenn viele „dauernd“ auf ihr Smartphone blicken. Sie tippen während sie Inhalte konsumieren. Das kommt auch der Reichweite deines Barcamps zugute.
Die Live-Berichterstattung vom Barcamp
Ich habe es schon erwähnt. Barcamper twittern was das Zeug hält. Instagram gewinnt dabei an Bedeutung. Facebook und andere Kanäle haben gerade beim Live-Reporting von Events kaum eine Relevanz. Als Organisator kannst du die Twitter-Lust deiner Teilnehmer sogar noch beflügeln.
- Stelle so schnell wie möglich teilbaren Content, also auch Fotos zur Verfügung. So wie hier die Flickr-Fotos von PR Fundsachen.
- Lobe doch den „Influencer des Tages“ aus. Gerade bei kleineren Veranstaltungen ist das toll und steigert deine Reichweite enorm. Über einen kleinen Preis freut sich der Gewinner bestimmt auch.
- Apropo gewinnen. Belohne die, die bis zum Schluss bleiben. Zum Beispiel mit Büchern, die zum Thema deines Barcamps passen. Ich habe das Buch „Analysiere das Web“ auf dem Content Strategy Camp gewonnen. Meist hast du eh gute Kontakte zu Experten oder Medienpartnern in deiner Branche. Nutze das und frage nach Belegexemplaren. Die meisten senden dir sehr gern eins zu, wenn sie im Gegenzug irgendwie verkaufsfördernd erwähnt werden.
Möchtest du nur einen kleinen Teil deines Events interaktiver gestalten, versuch es doch einmal mit einer Table Session.
Ein tolles Erklärvideo haben auch die Macher vom Blog „Tourismuszukunft“ produziert. Schau mal rein:
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