Was bringt dir die Automatisierung von Event-Prozessen, besonders im Marketing und der Kommunikation? In der Reihe „autoMICE your event“ zeigen wir – Jan Theofel und ich – ganz konkret viele Möglichkeiten. Mit Tools, Anleitungen und Vorlagen. Das alles kannst du ganz ohne IT-Wissen auch für deine Prozesse anwenden.
Können wir überhaupt Event-Prozesse automatisieren?
Die Eventbranche ist doch ein People-Business, oder? Da können wir doch nicht einfach so Prozesse automatisieren? Wo bleibt da der echte Austausch mit den Referent·innen, den Sponsor·innen oder den Teilnehmer·innen?
An der Stelle will ich unbedingt auf einen großen Unterschied hinweisen. Es geht nicht darum, sämtliche Kommunikation zu automatisieren. Es geht darum, dass du genau die Dinge und Prozesse automatisierst, die keinen Mehrwert bringen. Z.B. diese Ping-Pong-E-Mails mit Speakern rund um organisatorische Details wie die Vereinbarung, Portraitfoto, Sessiontexte, Abstimmung der Technik-Checks etc. Erst dann hast du wieder Zeit, mit den Referent·innen echte Gespräche über ihren Einsatz auf deinem Event zu führen.
Kurzum: Für Kreatives schaffst du dir dank Automatisierung Zeit, die du sonst mit organisatorischem Kleinkram verbringst.
Die Automatisierung von Kommunikation, Marketing, Abwicklung und dem Drumherum schafft dir die nötige Zeit, dich um persönliche Kontakte zu kümmern. Gerade in Zeiten von Personalknappheit und Stress durch viele parallele Events sorgen digitale Event-Prozesse für Entlastung und reduzierte Arbeitszeiten. Zusätzlich stellen automatisierte Standardprozesse sicher, dass alles Wichtige läuft – auch wenn du mit dem Fokus gerade tief in ein Event abgetaucht bist. Und schließlich kannst du sie verwenden, um Dinge zu schaffen, die sonst zeitlich gar nicht möglich wären.
Welche Event-Prozesse du automatisieren kannst
Ein paar Beispiele für Event-Prozesse, die wir dir vorstellen werden:
- Einladungskampagnen per E-Mail mit Erinnerungen, die berücksichtigen, ob jemand schon zugesagt oder abgesagt hat. So versendest du einfach keine weitere Erinnerung mehr, an Leute, die schon dabei sind oder schon abgesagt haben. Das geht ganz einfach mit KlickTipp – siehe auch Werbung, bis Teilnehmer·innen sich anmelden und keine E-Mail mehr.
- Automatische Ansprache von Sponsor·innen oder Aussteller·innen unter Berücksichtigung, ob sie beim letzten Event dabei waren. Dabei wirst du automatisch informiert, ob sie sich das Angebot schon angesehen haben. Du kannst dann darauf wieder automatisch oder persönlich reagieren. Beispielsweise, in dem du einfach zum Hörer greifst, wenn sich ein Interessent dein Sponsoring-Paket anschaut.
- Wie viel Zeit verbringst du eigentlich mit dem Export und Import von Ticket-Rechnungen? Und wie oft suchst du Rechnungen aus Portalen wie Google Ads, LinkedIn, Adobe und vielen anderen Online-Tools zusammen? Es gibt schon heute Tools, die dir dieses manuelle Zusammensuchen abnehmen. So landet alles rechtzeitig in deiner Buchhaltung. Das Aufsetzen kostet dich ein paar Minuten – aber eben nur ein einziges Mal.
- Involviere deine Speaker·innen in dein Social-Media-Marketing – und zwar zeitsparend und automatisiert. Wie? Indem du sie bittest, ihr Profil-Bild in dein Portal hochzuladen. Mit dem richtigen Tool kannst du daraus automatisch „Hear-me-speak-Grafiken“ erzeugen. Diese können sie dann wiederum ganz einfach in Social Media teilen.
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- Konkrete Tool-Tipps für deine digitalen, automatisierten Prozesse
- Schritt-für-Schritt-Anleitungen, die du in den von uns empfohlenen Tools direkt nachvollziehen und leicht in ähnlichen Tools nachbilden kannst
- Vorlagen für die von uns eingesetzten Tools, die du importieren kannst
#autoMICE yor event ist ein Projekt von MICEstens digital und JUST BARCAMPs.
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